組織をワンチームに変える報連相
「組織をワンチームに」
「組織に一体感を」
「チームワークを強化しよう」
幾度となく言われてきたことだと思います。
何回呼び掛けても、なかなか改善されない永遠のテーマとなっています。
確かに改善は難しいかもしれません。
しかし、改善しようとする行動は必要です。
PDCAサイクルを回し続けることにより、改善方向に進んでいる状態は作れるでしょう。
今回は、組織をワンチームにするために、どうして報連相が大切なのか説明します。
組織をワンチームにしなければならない理由
どうして、組織をワンチームにしなければならないのか？
結論から言うと、「生産性を高めるため」です。
どうして、生産性が上がるのか？
それは、さまざまな課題に対応する施策となるからです。
さまざまな課題に対応するため
組織をワンチームにしなければならない理由を考えるとき。
逆を考えてみると良いでしょう。
組織ワンチームで無かったら・・・・
・みんなが自分勝手に行動する
・チームメンバーがころころ変わる
・他の人が何をやっているかわからない
・誰かがやるだろうと、誰も問題に手を出さない
こうなってしまうと、一緒に仕事ができないですね。
生産性を高めるため
組織をワンチームにする理由は、生産性を高めるためです。
ビジネスをする以上、生産性を高め続けることがもとめられます。
生産性を高めることによって、収益性がよくなります。
収益性がよくなるから、人件費や研究費などに投資を増やせます。
投資が増えることによって、さらに良い商品、サービスを開発することができます。
会社を成長させる、良い循環を生み出すために、ワンチーム化が必要なのです。
組織には報連相が必須
組織をワンチームにするために必要なこと。
2つ挙げるとすると、「魅力的な共通目的」と「コミュニケーション」です。
今回は、コミュニケーション、報連相について説明します。
報連相とは
報連相とは、報告、連絡、相談をまとめて表現した言葉です。
多くの方が知ってるのではなないでしょうか？
知っている人は多いですが、常に課題として挙げられているテーマとなります。
明確に区分できないケースもありますが、簡単に分けてみると次のようになります。
報告とは、下の役職から、上の役職の方へ行う情報伝達です。
連絡とは、情報共有ために行う情報伝達です。
相談とは、特に問題を解決するための情報伝達です。
報連相が無かったら
報連相の大切さを考える場合も、もしも報連相が無かったら・・・と考えるとわかりやすいです。
もし、品質問題の報告が無かったら・・・
気づかず不良品を作り続けるでしょう。
もし、会議の時間の連絡が無かったら・・・
誰も会議に参加しないでしょう。
もし、分からないことがあっても相談しなければ・・・
わからないまま時間だけが過ぎていくでしょう。
思うように仕事が進まず、生産性が低い状態になります。
報連相の質を高めるポイント
報連相は、仕事の生産性を高めるために必須です。
それは多くの方が分かっています。
しかし、課題であり続けています。
報連相の課題解消のためのポイントについて説明します。
報連相しやすい環境を整える
職場の報連相をスムーズにするには、報連相しやすい環境を整える必要があります。
「社員が報連相しない」と、不満を聞くことがあります。
たしかに、その社員の問題かもしれません。
しかし、上司や職場の雰囲気に問題がある可能性も考えなくてはいけません。
・パワハラする上司がいる
・報告しても、否定ばかりされる
・相談しても、自分で考えろと言われる
・人間関係が悪い
このような問題がある場合、社員のコミュニケーション能力の責任にはできません。
まずは、コミュニケーションしやすい環境か、確認する必要があります。
最近、よく耳にする、心理的安全性の確保が大切です。
整理してから伝える習慣をつける
報連相がうまくいかない理由として、伝える側の責任ももちろんあります。
何か伝えようとして、漏れが発生してしまう。
何か伝えようとして、「何を伝えたいのかわからない」と言われてしまう。
このような問題を防ぐために、ぜひメモを活用し、伝える前に整理してください。
1.伝えるべき項目をリストアップする
2.各項目の結論を書く
3.それぞれの理由を書く
4.伝える
できるだけ簡潔に伝えることによって、伝えられる側にとって理解しやすくなります。
報連相が活発な組織をつくろう
報連相が大切。
会社に入ったら、必ず言われる言葉だと思います。
ずっと言われ続けながら、常に課題として残り続けています。
それは、本人のコミュニケーションスキルの問題かもしれません。
しかし、報連相しずらい職場環境の影響の方が大きいと考えられます。
なぜなら、個人時レベルでは報連相が大切と、みんなわかっているのにできないからです。
もし、職場に報連相の課題があると感じたら、職場環境に問題が無いかチェックしてみてください。
もし、職場環境に問題があると感じたら、話しやすい職場環境づくりを目指してください。
