ECRSの原則とは～業務改善・生産性改善のための基礎知識～

日本企業は、外国企業に比べて生産性が低いと指摘されています。生産性とは、簡単にいうと「いかに少ない時間、少ないコストで、より多くの価値の高い商品、サービスを生み出すか」です。そして、生産性改善の基本は「自社でコントロールしやすい社内の課題から取り組む」です。

社内の生産性改善、業務効率改善に活用できるフレームワークが「ECRSの原則」です。「どうしたら生産性を改善できるのか？」と悩んだときはECRSの原則に沿って検討すると、業務改善に着手しやすくなります。「ECRSの原則とは」と「活用する際の注意点」などについて説明します。

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【目次】

生産性改善がもとめられる理由
- 収益性の改善
- 社員の健康を守る
- 人材育成の時間の確保
生産性改善のECRSの原則とは
ECRSの原則活用の注意点
- リーダーシップが必要
- PDCAサイクルが必要
会社の魅力を高めたいときはECRSの原則を

生産性改善がもとめられる理由

企業は常に生産性改善をやり続けなければなりません。生産性改善がもとめられる理由について説明します。

収益性の改善

会社は持続的な成長が必要です。成長するには投資（資金）が必要です。資金を増やすには利益を増やすのが必要です。収益性の改善がもとめられるのです。収益性を改善するには、いかに少ないコストで大きな売り上げを上げるかを追求する必要があります。生産性の改善が、収益性の改善につながるのです。

社員の健康を守る

社員が働きすぎで、過労死や休職するような会社は問題です。社員がそれだけ働かないと、期待する利益が得られないのは生産性が悪い問題が考えられます。働きすぎによる社員の健康問題について、国も問題視しています。有給休暇取得の義務化、働き方改革、健康経営など、国は社員の健康に、労働時間を短くしようと動いています。つまり、企業は社員の労働時間を短縮しても、利益を拡大する取り組みがもとめられるのです。

人材育成の時間の確保

生産性が悪いと、薄利多売の経営になりがちです。少ない利益を量でカバーしているので、仕事を止めると大きな影響があります。固定費が大きい会社の場合は、赤字に陥るかもしれません。「仕事を止められない⇒人材育成の時間が無い⇒人材が成長しない⇒会社も成長しない」の悪循環に陥る可能性がでてきます。社員の人材育成に力を入れるには、生産性を改善し、人材育成の時間の確保がもとめられます。

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生産性改善のECRSの原則とは

生産性改善のフレームワークとして「ECRSの原則」というものがあります。ECRSとはEliminate、Combine、Rearrange、Simplifyの頭文字をとったもので、生産性改善はE⇒C⇒R⇒Sの順番で行うと良いとするものです。ECRSそれぞれの内容について説明します。

Eliminate（無くせないか？）

現在行っている業務の中で、「あまり意味が無い作業」を洗い出し、排除できないか検討します。昔は必要だった業務も、時代の流れの中で効果がなくなっている業務があるかもしれません。新型コロナの影響により「出社する」という行為自体も見直されています。出社や出張を無くせれば、交通費や時間の削減につながります。

【具体例】
・無駄な会議を無くす
・無駄な出張を無くす

Combine（一緒にできないか？）

現在行っている業務の中で、「二度手間になっている作業」を洗い出し、一緒にできないか検討します。大企業の場合、稟議を通すのに「何人ものハンコが必要」というケースがあり、時間がかかると問題があります。権限委譲などで、チェック回数を削減できると、それだけ時間が短縮できます。会議のやり方、書類の種類なども一緒にできないか見直しができるでしょう。

【具体例】
・重複していた書類を一つにする
・2つの生産ラインを一つにする

Rearrange（変えられないか？）

IT技術などテクノロジーが進化して、業務効率の改善が進んでいます。現在行っている業務の中で、新しい技術に変えられるものがないか検討します。紙で処理していたものを、パソコン上のデータで処理すると、業務が大幅に改善します。手書きの手紙を電子メールに変えるようなものです。新型コロナの影響でテレワークが広がる中、「はんこを押す」という業務が、「電子印鑑」に変わるかもしれません。

新技術に変えるという方法もありますが、「順番を変える」という方法もあります。別々に行っていた作業を、ある作業のついでに行うとその分時間を短縮できます。

【具体例】
・出張をオンライン会議に変える
・書類を電子データによる処理に変える

Simplify（簡単にできないか？）

現在行っている業務の中で、作業をもっと簡単にできないか検討します。機械系のものであれば、強度を保ったままネジを削減できないか検討します。組み立て作業が簡単になれば、それだけ業務効率が高くなります。

製造以外の事務系でも同様です。新型コロナの影響で雇用調整助成金の拡充がされましたが、業務が複雑すぎて作業が全然進まないようです。申請書類の簡素化ができたら、業務効率が大幅に改善するでしょう。

【具体例】
・複数の操作をワンボタンで済むようにする
・稟議書類のフォーマットを簡素化する

ECRSの原則活用の注意点

ECRSの原則は、特に新しいフレームワークではありません。そして、内容的にも特に驚くような方法でもありません。生産性改善に最も必要なのは、生産性改善をやりきる強い意志です。ECRSの原則活用の注意点を説明します。

リーダーシップが必要

生産性改善の問題点は、一旦生産性が悪化する点です。一見、生産性改善という余計な業務が増えます。基本的に今までの慣れたやり方を続ける方が楽なので、抵抗も生まれます。不要となる仕事を担当している人からの抵抗もあるでしょう。生産性改善を進めるには、このようなデメリットを理解したうえで実施する強いリーダーシップがもとめられます。

また、生産性改善の時間をつくらなければなりません。生産改善の時間をつくれるのはリーダーだけです。社員に生産性改善に協力してもらえるようなリーダーシップを発揮する必要があります。