仕事を「見える化」する方法と効果-まず目的を明確にする!

コーチング・コミュニケーション研修

企業は、国の取り組みである「働き方改革の導入」により、従業員の労働時間を減らす方向へとシフトしています。一方、企業間競争が激しくなるにつれて「仕事が増える」という状況が続いています。そのような状況が続くと、従業員である社員は目の前の仕事に手いっぱいになり、次第に仕事が非効率になってきます。

仕事を効率的に行うには、業務改善が必要です。業務改善を行う際、効果的な方法として「見える化」があげられます。「見える化」は、最初に着手するのに大変有効的な業務改善の手法です。

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【目次】

 

 

仕事が非効率と感じたら「見える化」しよう

コーチング・コミュニケーション

会社の従業員たちは、人手不足の影響で仕事量が増えているにも関わらず、仕事にスピードが求められる環境の中、仕事に追われ始めると目の前のことで手いっぱいになり、視野が狭くなりがちです。そして、気づいたときには事業戦略の見直しや人材育成など、企業活性化のために大事なことが手遅れになってしまう可能性があります。

このような状況は「意思決定におけるグレシャムの法則」と呼ばれています。仕事で手が回らないと感じているときこそ、手遅れにならないよう早め早めに対処することが大切です。

対処方法として、「見える化」について説明します。

 

 

見える化とは

「見える化」とは、仕事の状況などを、「誰が見ても分かる形に表現しなおすこと」をいいます。仕事の現状を「見える化」することにより、「できていること」と「できていないこと」が明確になります。

そして、「見える化」といっても、さまざまな種類が存在します。

・理想の状態を「見える化」する
・現在の状態を「見える化」する
・業界内での位置づけを「見える化」する
・個人やチームレベルの仕事の状況を「見える化」する

決算書類なども、会社の状況を「見える化」するツールの一つです。このコラムでは、とくに個人やチームレベルの仕事の状況を「見える化」することについて、説明していきます。

 

 

見える化の効果

「見える化」によって得られる効果には、次のようなものがあります。

・理想の状態と現状のギャップが明確になる
・課題とやるべきことが明確になる
・やらなくてよいことも明確になる
・改善案が見つかる
・問題が発生している場所が明確になる

以上のような効果により、業務改善に着手することができるようになります。

 

 

 

見える化を実践する

コーチング・コミュニケーション

「見える化」を進める方法について説明します。しかし、「見える化」に絶対的なルールが存在するわけではありません。当コラムの本文を参考に、自社に適した方法で取り組んでください。

ここではトヨタ方式の「見える化」を紹介します。

 

 

見える化の進め方

トヨタ方式の「見える化」の進め方は次の通りです。

1.理想の状態を明確にします
2.理想の状態に対する現状を明確にします
3.理想と現状のギャップから、ギャップを埋めるための行動を明確にします
4.行動の進捗を確認するための指標を決めます
5.指標が常に目で見て確認できる工夫をします
6.PDCAが回せる仕組みをつくります

とくに重要なことは2つです。

まず、理想の状態を明確にするところから始めることです。現状からスタートすると、「現状のできること」「できないこと」に意識が向いてしまい、理想の状態のレベルを低く抑えてしまう可能性があるからです。

次に、社員がPDCAの回せる仕組みを作ることです。「見える化」しても、1度で改善されるわけではありません。改善され続ける仕組みをつくることで、業務に追われて視野が狭くなる状況に、再び陥ることを防ぐことが可能となります。

 

 

SMARTの法則を活用する

上述したように、「見える化」する上で重要なことは、まず理想の状態を明確にすることです。そして、理想の状態を明確化にする際、SMARTの法則を活用します。
SMARTの法則とは次の5つの単語の頭文字をとったものです。

Specific:「具体的になっているか?」
Measurable:「計測可能なように数字で表現しているか?」
Achievable:「達成可能なレベルになっているか?」
Relevant:「会社の方向性に沿っているか?」
Time-bound:「いつまでに達成するのか?」”

理想の状態がより具体的で、数字で表されていることが大切です。それは、PDCAを回す際、進捗状況を確認するためです。

また、その状態が達成可能かどうか、いつ達成できるかまで決めます。なぜなら、取り組んでも効果が上がらないと感じることに対して、メンバーのモチベーションが上がらないからです。

会社の方向性に合っていることも、「見える化」による改善活動の効果が現れるためにも大切な要素です。

 

 

 

見える化の注意点

コーチング・コミュニケーション

「見える化」で改善が達成できれば、生産性の向上、収益性の向上につながります。しかし、その過程では、社員の大きな負担となります。管理職はリーダーシップを発揮して実行することが大切です。

その他、「見える化」を進める上での注意点を説明します。

 

 

見える化がゴールではない

「見える化」は効果的な手法ですが、それ自体が目的ではありません。仕事が煩雑になった状況を解消し、生産性を向上させることが目的です。

業務を改善するために「見える化」を実施しても、部下が仕事を抱えすぎて、着手できない状況であれば、いつまでも前進しません。また、「見える化」できたことに満足して、改善活動に移行できない状況でも、生産性の改善につながりません。

管理職は、社員が改善活動の実施しやすい環境を整えることが大切です。また、PDCAを活用し、改善方法自体も必要であれば見直します。

 

 

優先度を決める

「見える化」を進める上で、優先度を決めることも大切です。実施する項目について「効果」「難易度」「要する時間」で重みづけします。そして、以下の考え方を参考に優先順位を決めます。

・効果が大きくても難易度が高すぎるものは後回しにします。もしくは、細分化して少しずつ進める、外注するなど工夫します。
・効果が大きくて、時間がかかるものも同様に考えます。
・難易度が低くて、効果の大きいものを優先的に実施します。

早く効果が上がるものを優先的に進めることにより、「見える化」による改善活動の生産性自体も向上します。

 

 

 

「見える化」にとりかかろう

コーチング・コミュニケーション

企業を取り巻く環境変化のスピードが増す中、その環境変化に合わせて仕事の仕方も変化させていくことが求められています。

本文では、生産性を向上するために、「見える化」する方法について説明してきました。

「見える化」の最大の壁は、「仕事が落ち着いたらやろう」という考えに陥りやすいことです。どうしても、目の前の仕事が気になるためです。管理職がリーダーシップを発揮して乗り越え、誰よりも早く「見える化」に着手しましょう。

 

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