すぐ活用できる「部下との1on1ミーティング」-目的と実施方法

コーチング・コミュニケーション

近年、業務の効率化を図るためにIT技術の導入が進んでいます。IT技術の導入は便利になる反面、人間関係においてコミュニケーション不足になることが問題視されています。

このような、コミュニケーション不足を補う方法のひとつに「1on1ミーティング」があります。上司が部下とコミュニケーションを図るために「1on1ミーティング」を行う目的と効果的な実施方法について紹介します。

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【目次】

 

1on1ミーティングが必要とされる理由

コーチング

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で対話することです。通常の面談とは異なり、上司と部下のコミュニケーションの質を改善することを目的としています。

1on1ミーティングが必要とされる理由は、仕事の効率化が優先されたため、職場内でのコミュニケーションが希薄化したためです。メールやグループウェアなど文字でのコミュニケーションが増え、対面でのコミュニケーションが減りました。

いまなぜ、「上司と部下のコミュニケーション」が改めて注目されているのか、背景を説明します。

 

 

職場内のコミュニケーションが希薄化している

職場内のコミュニケーションが希薄化している要因は、仕事が忙しく、時間が無いためです。アベノミクス効果により仕事量は増加していますが、人手不足の影響により、社員は仕事に追われる状況が続いています。そのため、企業は業務の効率化を最優先とするため、グループウェアなどで業務を一括管理し、オンラインでコミュニケーションする機会が増加しています。

業務の効率化のため、オンラインで複数の人と同時にコミュニケーションをとることが増えたことから、一人当たりの対面でのコミュニケーション時間が減少しました。

さらには、文字でのコミュニケーションの割合が高くなっていることも原因です。文字では、微妙なニュアンスが伝わらないからです。コミュニケーションの質を改善するため、対面でのコミュニケーションの機会を増やすことが課題となっています。

 

コミュニケーションの希薄化が生産性に与える影響

コミュニケーションの希薄化は、生産性の低下につながります。IT技術の導入により、情報交換の量は増えています。しかし、量よりも質(内容)が重要です。

希薄化が生産性を低下させるのは、以下のような問題が生じるからです。

・指示命令したとおりに部下が動かない
・報連相が無いことにより、問題への対応が遅れる
・人間関係の悪化により、社員が退社する。もしくはメンタルヘルスが悪化し休職する

以上のような問題が発生すると、仕事がスムーズに進まなくなります。そのため、コミュニケーションの質を高めることがもとめられているのです。

 

 

 

部下とのコミュニケーションを改善する方法

事業承継

上司と部下のコミュニケーションを改善するには、コミュニケーションの機会を増やすことが望ましいです。しかし、単純にコミュニケーションの時間をつくったからといって、改善するわけではありません。量よりも質です。

コミュニケーションの取り方にも工夫が必要です。そのノウハウを詰め込んだコミュニケーション手法が1on1ミーティングです。

 

 

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1の対面で行うコミュニケーションです。年に1,2回の評価面談とは異なり、1週間に1回から1月に1回の短いサイクルで行います。頻度を多くしている事が特徴です。

また、評価面談ではないため、話すテーマは自由です。自由ですが、1on1ミーティングの目的には「部下の成長」も含まれますので、部下の成長につながるテーマであることが望ましいです。たとえば「キャリアプラン」や「スキルアップ」などがテーマとして挙げられます。

そして大切なことは、そのテーマについて「上司がアドバイスを与える」のでは無く、「部下に考えてもらう」ということです。部下の考える力を育み、成長につなげます。

 

 

1on1ミーティングのメリット、デメリット

1on1ミーティングは注意点も存在します。メリット・デメリットについて紹介します。

【メリット】

・上司、部下の間に信頼関係が構築され、コミュニケーションの質が改善する
・部下の成長が促進される
・結果的に生産性が改善する

【デメリット】

・上司に負担がかかる
・上司の仕事する時間がうばわれる
・効果が出るまで時間がかかる(継続しないと効果が出ない)
・会社の理解が無いとできない
・上司のスキルによっては、部下のストレスになる

短いサイクルで何度も1on1ミーティングを行うことにより、上司と部下の間に信頼関係が構築されることが大きなメリットです。なぜなら、信頼関係を高めるためのテクニックが含まれているからです。

しかし、「上司のスキルに左右される」「効果が出るまで時間がかかる」ということを考慮しておく必要があります。

 

 

 

1on1ミーティングで効果を生むために

憧れの先輩

1on1ミーティングは、「単に会話をする」だけではありません。そのため、「部下の話を聴く場」という意識が必要です。ミーティングの間は「部下が大半発言をしていた」という状態をつくることが大切です。

その時、部下が話す内容は「本音」であることが重要です。部下に「今は本音で話しても大丈夫なのだ」と思わせる環境づくりが大切なポイントになります。

ここでは、「1on1ミーティング」で効果を出すための進め方と大切なポイントを詳しく解説します。

 

 

1on1ミーティングの進め方

1on1ミーティングは、1回30分間~1時間の面談を週1回~月1回のペースで行います。

そして、1on1ミーティングの進め方は以下のとおりです。

1.アイスブレイク
部下が話しやすい環境をつくるための時間です。5分間程度とります。本題とは関係の無い「最近、何か良いことあった?」のような話題で会話をします。継続的に行っている場合は、「前回のミーティングの後どうだった?」などでも良いです。

2.テーマ確認
何について話をしたいか、部下に決めてもらいます。「今抱えている課題」「個人的な目標」などをテーマにします。

3.本題
そのテーマについて、上司は部下から話を引き出します。話の進め方について、「GROWモデル」を活用すると良いでしょう。

GROWモデルとは、以下の順でミーティングを進めます。

・Goal:ゴールの状態
「ゴールは、具体的にどうなったら良いのか?」

・Reality:現状
「ゴールに対して、現状はどうなっているのか?」

・Option:選択肢
「ゴールと現状のギャップを埋めていくには何をする必要があるのか?」

・Will:行動の意思
「まず何から始める?」

4.まとめ
1on1ミーティングを受けての感想を話してもらいます。

以上のような進め方を、毎回の1on1ミーティングで行います。1on1ミーティングが終わった時点で、部下の行動が決まっていることが望ましいです。行動することが部下の成長に大切だからです。

 

 

効果を出すために大切なポイント

1on1ミーティングの進め方を紹介しました。さらに、効果を出すための大切なポイントを説明します。

・アドバイスや提案を最小限に抑え、部下自身が考えることをサポートする
・話を否定せず、受け止める。部下が発言しやすい環境をつくることを優先する
・結果を急ぐとアドバイスに走りやすいので、焦らない
・上司と部下の性格によって、効果が出るまでの時間に差がでることも認める
・仕事量など上司の負担が大きくならないように、全社的にサポートする

以上のようなことを考慮したうえで、1on1ミーティングを実施します。

1on1ミーティングは、上司のコミュニケーション能力の差によって効果に差が出ます。勉強会などを行い、ブラッシュアップすることも大切です。

 

 

 

会社の競争力を高める1on1ミーティング

コーチング・コミュニケーション研修

1on1ミーティングを取り入れることにより、職場内のコミュニケーションの質が改善されます。コミュニケーションの質が改善されることにより、仕事の生産性が向上します。その結果、会社の競争力を高めることにつながります。

しかし、1on1ミーティングは、すぐに効果が出るわけではないため、できる限り早く始めて継続していくことが大切です。

率先して取り組みを行い、活発なコミュニケーションが行われる職場づくりを行いましょう。

 

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