業務の生産性改善～見える化のメリット・デメリット～
業務の生産性改善をもとめられたとき、まず必要となるのが、業務の「見える化」です。
何を改善したらよいか、見えない状態のままであれば、場当たり的な改善しか、できなくなるからです。
では「見える化」は、メリットばかりなのかというと、そうではありません。
デメリットも存在します。
「見える化」した効果を高めるには、デメリット部分が表面化しないように、工夫が必要です。
「見える化」のメリット、デメリット、対処法について説明します。
| 【目次】 |
見える化とは
「見える化」とは、その名の通り、「わからない」という状態を、「わかる」という状態に見えるように変えるスキルをいいます。
「見える化」について説明します。
見える化の目的
分野ごとに少し異なりますが、「見える化」の目的は、仕事に関していうと「生産性の改善」です。
「わからない状態」は、「不安」を作り出し、「動けない状態」をつくります。
暗闇を手探りに歩くよりも、ライトで明るくした方が、周囲がよく見えて歩きやすくなるイメージです。
例えば、見える化できていないと、次のような問題の発生があります。
・冷蔵庫の中身がわからないから、また同じものを買ってしまった
・お客様に解約されたが、理由がわからないから改善できない
どちらも「見える化」によって、同じ問題の発生を抑制できます。
結果的に無駄を排除し、生産性改善へとつながります。
見える化ツール
「見える化」は、すべての会社の経営課題であるので、さまざまなツールが存在します。
フレームワークはほとんど見える化ツールです。
会社の計算書類も、会社の状態を「見える化」するものです。
もし粉飾決算などをしていたら、正しく「見える化」できず、経営改善ができなくなります。
フレームワーク以外にも、在庫管理システム、生産管理システム、販売管理システムなども状況の見える化ツールです。
「経営課題 見える化」で検索すれば、数多くのツールが見つかるでしょう。
参考に「見える化」フレームワークの一例を紹介します。
・SWOT分析
会社の強みと弱み、外部環境の機会と脅威を見える化
・3C分析
自社、競合、顧客の関係性を見える化
・AIDMAモデル
顧客が自社の商品を購入するまでのストーリーを見える化
・PDCA法
「計画」「実行」「チェック」「改善」の進捗を見える化
・ビジネスモデルキャンバス
ビジネスの全体像「顧客に価値を届ける仕組み」「価値を作り出す仕組み」「収入と費用の流れ」を見える化
近年は、難しいと考えられていた「社員のやる気、モチベーション」を見える化するシステムも登場しています。
弊社は「見える化」の手段として、「コンサルティングサービス、ビジネスコーチングを受ける」をオススメしています。
理由は後述します。
【コラム】1on1ミーティングとは～目的とメリット・デメリット～
見える化の留意点
「見える化」は、生産性改善には欠かせません。
メリットの多い「見える化」ですが、「見える化」を突き詰めようとしようとするとキリがないので、「見える化」作業に手間をとられ、逆に非効率になる場合があります。
「見える化」のデメリットも、理解した上での活用が大切です。
「見える化」のメリット・デメリットを整理します。
見える化のメリット
見える化のメリットについて整理します。
・課題が明確になる
・課題に対して改善策を実施できる
・業務情報をメンバーで共有できる
・仕事の引継ぎなどがしやすくなる
・社員のモチベーションをアップ
仕事がよくわからない、会社の将来性がわからない、人事評価結果の理由がわからないなど、わからない状態は社員のストレスとなり、モチベーションを低下させます。
「見える化」によって、仕事のパフォーマンスが向上し、結果的に業績アップにつなげられます。
見える化のデメリット
見える化のデメリットについて整理します。
「見える化」はやりすぎは良くないですが、基本的にはデメリットは無いです。
「見える化」のやり方を間違えると、デメリットになるという考え方です。
・見える化自体が目的になる
・成績が明確になるプレッシャーがある
・人の機械的な「見える化」は、逆にモチベーションを下げる
・「やる気」など数値化が難しいものがある
・「見える化」が難しいと判断した人によって「見える化」が阻止される
・「見える化」されると困る人によって「見える化」が阻止される
・現状のやり方を改善する方向に視点が固定され、「改善をやめて最新技術を取り変える」という視点が排除される可能性がある
「見える化」の大きなデメリットは、「見える化」の作業自体が仕事になり、「見える化」できた時点で満足してしまう場合です。
改善が実施されなければ、「見える化」の意味が無いです。
また「見える化」されると都合の悪い人によって、阻止されるケースです。
政府の新型コロナ対応で、「専門家会議の議事録がない」「サービスデザイン協議会への委託の流れ」「緊急事態宣言の根拠」「GOTOトラベルの停止条件」など、「見える化」されない状況があります。
「見える化」によってダメージを受ける人(利権を持っている人)によって、阻止される可能性があります。
コンサルティングサービスやビジネスコーチングなど、第三者の視点を取り入れる施策をオススメします。
見える化の実施
デメリットは存在しますが、生産性改善には、やはり「見える化」は必要です。
時々、思い出したようにの「見える化」は、大変で、非効率になります。
「見える化」を通常業務の中に、仕組みとして取り入れる施策が大切です。
見える化の進め方
「見える化」の進め方に、絶対的なルールはありません。
ここでは基本的な流れについて説明します。
1．見える化したいターゲット(業務、従業員満足度など)を決める
2．ターゲットの見える化に必要な項目を洗い出す
3．各項目の記録方法を検討
4．各項目の記録が自動的に行われるように仕事(システム)に組み込む
5．集計した数値をグラフなどで視覚的に見える化
6．「見える化」した結果から課題を特定
7．課題の改善策を検討し、実施
8．改善策の結果、数値が改善されたか検証
9．PDCAを回し、改善を繰り返す
第三者視点が大切
見える化を進める上で大切なポイントは、見える化のデメリット対策を考慮して進めるです。
見える化の設計を、ターゲットとなる担当者に任せると、見える化の結果をどのように見せたいかの意図が入り込みやすくなります。
それは、「見える化」により悪い面が明らかになると、「評価が悪くなる」「責任が発生する」「改善業務が増える」などがあるからです。
そのような隠ぺいの意図が入り込まないように、「第三者視点を入れる」が大切です。
上場企業の場合は、株主総会、社外取締役など第三者視点が入るような仕組みがありますが、中小企業の場合は、第三者視点が入りにくくなりがちです。
正確な「見える化」にも、コンサルティングサービスやビジネスコーチングなど、第三者視点の活用をオススメします。
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業務の見える化を進めよう
日本は、世界的に生産性が低いと指摘されています。
企業間競争がますますグローバルに広がっていくと考えると、さらなる生産性の改善がもとめられます。
生産性の改善を進めるには、何を改善したらよいのかが見えないとできません。
生産性改善には、「見える化」が必要です。
「見える化」はとても効果的な方法ですが、効果を低下させるさまざまなデメリットも存在します。
デメリットが表面化しないように、「見える化」の取り組みが大切です。
ぜひ業務の見える化を進めて、収益性を改善してください。
弊社では、「見える化」をお手伝いするコンサルティングサービスを行っています。
ぜひご活用ください。
