PDCAサイクルの基礎知識～メリット・デメリット～

PDCAサイクルを回してください。

おそらく、多くの経営コンサルタントが、何回も口にする言葉です。

あえて言われなくても、PDCAサイクルの大切さは、ほとんどの方が知っているでしょう。

各職場でも、何度も言われていることだと思います。

しかし、何回も言わなければならないのは、実践できている会社が少ないからです。

オンライン授業とか、ハンコの廃止、テレワークの導入など、改善した方が良いと、わかっていながら何年も改善が先延ばしにされてきた理由は何でしょう？

行政の電子化も後回しにされ、いまだにFAXが主流だったことが、コロナの対応で明らかになりました。

日本企業は生産性が低いと、指摘されています。

PDCAサイクルが回していないことも、生産性改善が進まない要因と考えられます。

PDCAサイクルを回すメリットと、どうしてPDCAサイクルを回せないのかを説明します。

【コラム】メンタルヘルスとは～職場でメンタル不調者を出さない～

PDCAサイクルについて

PDCAサイクルは、企業にお勤めの方なら、ほとんどの人が耳にしたことのある言葉でしょう。

PDCAサイクルは、ビジネスの基本とされています。

しかし、口では大切と言われながら、実際には実行に移されないケースが多いです。

PDCAサイクルについて、説明します。

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルは、次の行程を呼びます。

Plan(計画)

Do(実行)

Check(確認)

Action(改善)

PDCAサイクルを回すとは、この行程をグルグル回すを意味します。

PDCAサイクルを回す目的は、対象の品質の向上です。

例えば、人材育成のテーマで、PDCAサイクルを回す場合。

1．人材育成の計画を作成します

2．計画を実行に移します

3．実行の結果と計画の結果のギャップと問題点を確認します

4．問題点の改善を実行します

このPDCAサイクルを回し続けると、人材育成の効果がブラッシュアップされていきます。

PDCAサイクルのメリット

PDCAサイクルのメリットは、汎用性の高さです。

人材育成だけでなく、商品、サービス、生産管理、経営戦略など、どのような課題の改善活動にも使えます。

いろんな場面で耳にします。

PDCAサイクルは古いとの議論もあるようですが、それは間違っていると考えています。

PDCAサイクルの各行程の中身に、絶対的なルールはありません。

つまり、「PDCAサイクルの各行程を、いかに効率よく処理するか」のPDCAサイクルも回せるのです。

PDCAサイクルの回転速度を高速にすればするほど、アジャイル開発に近い流れになってきます。

PDCAサイクルは、すべての改善活動の基本です。

いろいろ改善方法を探さなくても、PDCAサイクルを極めれば、目的は達成できます。

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PDCAサイクルの問題点

PDCAサイクルの問題点について、PDCAサイクル自体に問題があるわけではありません。

PDCAサイクルを使う人に、問題がある場合が多いです。

「ゴールがそもそも間違っている」、もしくは、「あきらめが早い」などです。

PDで終わる

ゴールが間違っている場合は、どんなに実行しても前進しない可能性があります。

例えば

・利益１兆円達成(ゴールが遠すぎる）

・タイムマシンを開発する(実現可能性が低い)

実行しても、前進している感じがしないため、あきらめてしまいます。

また、計画を立てるまでで、仕事が完了するケースも多いです。

新しい計画と実行だけが繰り返され、確認と改善の活動が行われません。

目の前にもうけ話が現れるたびに、新しい計画を作成するリーダーが存在すると、PDCAサイクルが回されないため、発展性が消滅します。

PDCAサイクルを回すときは、リーダーの戦略性が必要です。

思い込み

計画と実行をやって、上手くいかなかったら計画や方法が悪かったと短絡的に判断し、次々と、また新しい計画を作成しようとする場合があります。

よっぽど時代遅れの取り組みをやっているか、コンプライアンス違反の取り組みをしないかぎり、社員がよく考えて計画したのなら、大きく間違っている可能性は小さいです。

ただし、よく考えて実行した計画が、毎回ビギナーズラックのように上手くいくわけでは無いです。

だから、PDCAサイクルの仕組みがあるのです。

このPDCAサイクルの目的を、忘れられるケースが多いです。

大きな要因は、結果を焦るところにあると考えられます。

結果を焦る⇒結果が出せない方法はやめて新しい方法をとりいれる⇒効果が出ないなら別の方法を探す⇒・・・

そして、結果的にいつまでも効果が出ない状況になります。

そう簡単に結果が出るなら、業績不振の会社は現れません。

成果を出して成長するためには、「成果が出るまでやり続ける力」と、「新しい方法にもチャレンジする柔軟性」のバランスが必要です。

PDCAサイクルを活用

PDCAサイクルのデメリットとして、時間がかかると指摘される方がいます。

正しいかもしれませんが、間違っている部分もあります。

誰でも慣れるまでは、時間がかかります。

また、時間がかからないものは、誰でもできるため、差別化されません。

日本企業は、品質やコストダウンなどに対して、PDCAサイクルを回すのは得意です。

それは、課題と効果が見えやすいからです。

経営戦略、商品開発、マーケティングなど、複雑な影響を受けて、効果が見えにくいものは苦手のように感じます。

新型コロナに対する政府の対応が、後手後手に回っている様子からも感じ取れます。

気持ちが折れそうな取り組みは、「会社の仕組みに、組み込む」がオススメです。

仕組みを変えるには、強力なリーダーシップが必要です。

仕組み化

仕事にPDCAサイクルを組み込むと、次のような仕組みが考えられます。

例えば・・

月曜日の朝に各メンバーの今週の計画を報告、その後実行

金曜日の朝に実行結果について計画とのギャップを報告

金曜日の夕方までに改善方法を報告

このような仕組みを毎週行えば、自動的にPDCAサイクルが回ります。

これを１日レベルにまで短縮して、高速で回せば、アジャイル開発の流れになります。

コミュニケーションを活性化

PDCAサイクルを阻止する要因で、最も大きなものはコミュニケーションの問題と考えています。

多くの社員の方は、こうした方が良いと改善案は持っています。

しかし、発言するメリットが無ければ、発言しません。

声の大きい人の一声で、すべてが決まってしまいます。

そうなると、改善されている風の仕組みができあがります。

商品開発も改善提案も、アイデアの数が重要です。

もし、メンバーのほとんどが発言しなかったり、イエスマンばかりの場合は、注意が必要です。

「反対が出なかった＝全員の同意が得られた」では、無い場合が多いのです。

なんでも発言しやすい職場環境をつくりましょう。

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PDCAサイクル活用のPDCAサイクルを回そう

PDCAサイクルについて説明してきました。

あえて説明しなくても、ほとんどの方が知っているビジネスの基本ですが、実際に実現できているかどうかは怪しいです。

なぜなら基本的にPDCAサイクルができているなら、生産性が改善するはずだからです。

日本企業は失われた30年間を経て、いつまでも生産性が低いままです。

もう一つ、PDCAサイクルにとって、重要なポイントがあります。

ビジネスは、必ず競争相手がいる点です。

改善して以前より良くなったとしても、他社より良くなっていなければ、改善が足りないとなります。

その場合は、PDCAサイクル自体の方法もみなすのも大切です。

PDCAサイクルを改善する、PDCAサイクルを回しましょう。

弊社では、経営のPDCAサイクル実現のサポートを行っています。

ぜひご活用ください。