PDCAサイクルとは~PDCAを回すメリットと回せない問題点~

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

おそらく経営コンサルタントのほとんどが何回も口にする言葉、PDCAサイクルを回してください。あえて言われなくてもPDCAサイクルの大切さはほとんどの方が知っているでしょう。しかし、何回も言わなければならないほど、実践できている会社は少ないです。

あらためてPDCAサイクルを回すメリットと、どうしてPDCAサイクルを回せないのか説明します。オンライン授業とか、ハンコの廃止、テレワークの導入など、改善した方が良いとわかっていながら何年も改善が先延ばしにされてきた理由はどうしてでしょう。コミュニケーションがPDCAサイクルの大きな壁になっていることがあります。

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】

【目次】

 

PDCAサイクルについて

コーチング・コミュニケーション

PDCAサイクルは企業にお勤めの方なら、ほとんどの人が耳にした経験のある言葉でしょう。PDCAサイクルはビジネスの基本とされています。しかし、口では大切と言われながら、実際には実行に移されないことが多いです。PDCAサイクルについて説明します。

 

 

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルは次の行程のことを呼びます。

Plan(計画)
Do(実行)
Check(確認)
Action(改善)

PDCAサイクルを回すとは、この行程をグルグル回すことを呼びます。PDCAサイクルを回す目的は、改善し続けて対象の品質を向上し続けることです。例えば、人材育成というテーマでPDCAサイクルを回す場合。

1.人材育成の計画を作成します
2.計画を実行に移します
3.実行の結果と計画の結果のギャップと問題点を確認します
4.問題点の改善を実行します

このPDCAサイクルを回し続けることにより、人材育成の効果はブラッシュアップされていきます。

 

 

PDCAサイクルのメリット

PDCAサイクルのメリットは、シンプルで汎用性の高いことです。上述した人材育成だけでなく、商品、サービス、生産管理、経営戦略など、どのような課題の改善活動にも使えることです。そのため、いろんな場面で耳にする機会が多いのです。

PDCAサイクルは古いという議論もあるようですが、それは間違っていると考えています。PDCAサイクルの各行程の中身に絶対的なルールはありません。つまりPDCAサイクルの各行程をいかに効率よく処理するかのPDCAサイクルも回せるのです。

PDCAサイクルの回転速度を高速にすればするほど、アジャイル開発に近い流れになってきます。PDCAサイクルはすべての改善活動の基本です。いろいろ改善方法を探さなくても、PDCAサイクルを極めれば、目的は達成できます。

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】

 

 

PDCAサイクルの問題点

コーチング・コミュニケーション

PDCAサイクルの問題点について、PDCAサイクル自体に問題があるわけではありません。PDCAサイクルを使う人に問題があることが多いです。ゴールがそもそも間違っている場合、もしくは、あきらめが早い場合などです。

 

 

PDで終わる

ゴールが間違っている場合は、どんなに実行しても前進しない可能性があります。
例えば
・ゴールが遠すぎる(利益1兆円達成など)
・タイムマシンを開発する(実現可能性が低いこと)
実行しても前進している感じがしないため、あきらめてしまいます。

また、計画を立てることが仕事になってしまい、新しい計画と実行が繰り返され、確認と改善の活動が行われないことも多くあります。目の前にもうけ話が現れるたびに、新しい計画を作成するリーダーが存在するとPDCAサイクルが回されないため、発展性が消滅します。PDCAサイクルを回すときは、リーダーの戦略性が必要です。

 

 

方法が間違っているという思い込み

計画と実行をやって、上手くいかなかったら計画や方法が悪かったと、また新しい計画を作成しようとする場合があります。よっぽど時代遅れのことをやっているか、コンプライアンス違反のことをしない限り、社員が考えて計画したのなら大きく間違っている可能性は小さいです。ただし、よく考えて実行した計画が、毎回ビギナーズラックのように上手くいくわけではありません。だからPDCAサイクルという仕組みがあるのです。

このPDCAサイクルの目的を忘れられることが多いです。大きな要因は、結果を焦るところにあると考えられます。結果を焦る⇒結果が出せない方法はやめて新しい方法をとりいれる⇒効果が出ないなら別の方法を探す⇒結果的にいつまでも効果が出ないという状況があります。そう簡単に結果が出るなら、業績不振の会社は現れません。成果を出して成長する為には、成果が出るまでやり続ける力と、新しい方法にもチャレンジする柔軟性のバランスが必要です。

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】

 

 

PDCAサイクルを活用するために

コーチング・コミュニケーション

PDCAサイクルのデメリットとして時間がかかると指摘される方がいます。正しいかもしれませんが、間違っている部分もあります。誰でも慣れるまでは時間がかかります。

日本企業は、品質やコストダウンなどに対してPDCAサイクルを回すのは得意です。それは課題と効果が見えやすいからです。経営戦略、商品開発、マーケティングなど、複雑な影響を受けて効果が見えにくいものは苦手のように感じます。気持ちが折れそうなものは、会社の仕組みに組み込むことがオススメです。そのためには、強力なリーダーシップが必要です。

 

 

仕組みとして組み込む

仕事にPDCAサイクルを組み込むと、次のような仕組みが考えられます。

月曜日の朝に各メンバーの今週の計画を報告、その後実行
金曜日の朝に実行結果について計画とのギャップを報告
金曜日の夕方までに改善方法を報告

例えばこのような仕組みを毎週行えば、自動的にPDCAサイクルが回ることになります。これを1日レベルにまで短縮して高速で回せば、アジャイル開発の流れになります。

 

 

コミュニケーションを活性化する

PDCAサイクルを阻止する要因で最も大きなものはコミュニケーションと考えています。多くの社員の方は、こうした方が良いという改善案は持っています。しかし、発言するメリットが無ければ発言しません。そして声の大きい人の一声ですべてが決まることになります。

そうなると、改善されている風の仕組みができあがります。商品開発も改善提案も、アイデアの数が重要です。もし、メンバーのほとんどが発言しなかったり、イエスマンばかりの場合は注意が必要です。なんでも発言しやすい職場環境をつくりましょう。

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】

 

 

PDCAサイクル活用のPDCAサイクルを回そう

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

PDCAサイクルについて説明してきました。あえて説明しなくてもほとんどの方が知っているビジネスの基本ですが、実際に実現できているかどうかは怪しいです。なぜなら基本的にPDCAサイクルができているなら、長期的に見れば良くなっていく方に向かうはずだからです。

もう一つPDCAサイクルにとって重要なことがあります。それはビジネスは必ず企業間競争があるということです。改善して以前より良くなったとしても、他社より良くなっていなければ改善が足りないことになります。その場合は、PDCAサイクル自体の方法もみなすことも大切です。PDCAサイクルを改善するPDCAサイクルを回しましょう。

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】