業務の「見える化」の進め方-生産性改善に必要な情報を可視化する
日本企業の生産性は低いといわれています。そこで国は、生産性を改善させようと、有休休暇取得の義務化や残業時間規制、同一労働同一賃金などを企業に義務化させてきます。企業は生産性を改善する必要に迫られています。
生産性を改善するには、何をどのぐらい改善する必要があるのか見える必要があります。見えないものは改善できないので、仕事の「見える化」が重要です。仕事の「見える化」の目的と進め方について説明します。
※「見える化」という言葉がおかしい、「可視化」「視覚化」ではないのか？という議論があるようですが、ここではどちらも同じ意味としてとらえています。
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| 【目次】 |
仕事の見える化の目的
仕事の見える化は重要です。何かを改善しようとしたとき、見える化されていないと何を改善してよいかわからないからです。仕事の見える化の目的について説明します。
生産性の改善
見える化の一番の目的は生産性の改善です。その前に現状を把握する必要があります。財務諸表などの数字も、人事評価の結果なども見える化の一つです。現状、何が強みで、何が弱みなのかがわかれば改善するポイントが見えてきます。決算書類などはすでに見える化されていますが、今後の課題は作業の見える化でしょう。
不必要な作業の発見と改善
日本は生産性が低いといわれています。仕事が非効率になっているのです。各作業のどこが非効率になっているのかは、見える化しないと分かりません。どの作業にどれぐらい時間を取られているのか、その仕事の重要性などを見える化する必要があります。不必要な作業が見える化によって発見されると、生産性改善につながります。
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仕事の見える化が進まない理由
仕事の見える化が重要なのは理解されていますが、進んでいないのが現状です。生産性が改善しないのは、見える化が進んでいないからです。仕事の見える化が進まない理由にについて説明します。
見える化のの時間をつくらない
見える化が進まない理由は、見える化の時間が無いことが原因です。生産性を高めるには、生産性を改善する時間が必要です。しかし、生産性改善のために生産を止めると、売り上げが下がるから止められないという状況に陥ります。何かを変えようとするとき、必ず一旦パフォーマンスが落ちます。それを勇気をもって受け入れて、生産性改善のための見える化を行うことが重要です。
見える化に異なる視点を入れていない
仕事の見える化が進まない理由は、見える化に異なる視点を入れていないこともあります。今の作業の仕方が正しいと考えている人が、何回その作業を見ても改善されることはありません。この作業のやり方はおかしい、もっと良い方法があると考えられる人が見える化に関わる必要があります。
おそらく生産性改善を、現場の担当者任せにしてるのでしょう。現場の担当者は余計な仕事を増やしたくないので、今まで通りのやり方を良しとする傾向になります。
仕事の見える化の進め方
仕事の見える化の進め方について説明します。基本は数値で表すことと、外部の視点を入れることです。
プロセスや成果を数値化する
進め方として、まず各作業を棚卸することが大切です。どのような作業をしているのかをまず見える化します。そして、それぞれの重要性を点数をつけて見える化します。昔は必要だったものが現在不要になっているけど続けているというものがあるかもしれません。
不要な物をやめるだけで生産性が改善します。そして各作業にかかっている時間など生産性を数値化します。個人さのバラつきも見える化することによって、改善ポイントがわかってきます。
コンサルタントなど外部のチェックを入れる
上述したように、今の作業が正しいと思っている人は、見える化しても改善ポイントに気がつきません。コンサルタントなど外部の視点を入れることが望ましいです。自社の当たり前は、業界の当たり前とは異なる場合が多いです。
そして、技術も進化します。自分たちのやり方に固執すると、時代に取り残されていく可能性もあります。定期的に外部の視点を取り入れる仕組みをつくることが見える化の進め方として大切です。
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収益性を高めるために見える化を進めよう
会社の経営活動として行うのは、利益の最大化です。利益の最大化を進めるには、生産性の改善が欠かせません。生産性を改善するには、何をどれぐらい改善する必要があるのか見える必要があります。そのため、仕事の見える化は重要です。
生産性改善中は、仕事を止める必要があるため、パフォーマンスが悪くなります。しかし、長い目でみたら必要な取り組みになります。見える化を習慣化することによって、負担が軽減されます。まずは見える化を進めましょう。
