業務の「見える化」の進め方～生産性改善と情報の可視化～
日本企業の生産性は低いといわれています。そこで国は、生産性を改善させようと、有休休暇取得の義務化や残業時間規制、同一労働同一賃金などを企業に義務化させてきます。
企業は生産性を改善する必要に迫られています。
生産性を改善するには、何をどのぐらい改善する必要があるのか見える必要があります。
見えないものは改善できないので、仕事の「見える化」が重要です。仕事の「見える化」の目的と進め方を説明します。
※「見える化」という言葉がおかしい、「可視化」「視覚化」ではないのか？という議論がありますが、ここではどちらも同じ意味にとらえています。
【コラム】コーチングの勉強方法～コーチングの資格は独学でも取得できる？
| 【目次】 |
仕事の見える化の目的
仕事の見える化は重要です。何かを改善しようと考えたとき、見える化されていないと何を改善してよいかわからないからです。仕事の見える化の目的を説明します。
生産性の改善
見える化の一番の目的は生産性の改善です。その前に現状の把握が必要です。財務諸表などの数字も、人事評価の結果なども見える化の一つです。
現状、何が強みで、何が弱みなのかがわかれば改善するポイントが見えてきます。決算書類などはすでに見える化されていますが、今後の課題は作業の見える化です。
不必要な作業の発見と改善
日本は生産性が低いといわれています。仕事が非効率になっているのです。各作業のどこが非効率になっているのかは、見える化しないと分かりません。
どの作業にどれぐらい時間を取られているのか、仕事の重要性などの見える化が必要です。不必要な作業が見える化によって発見されると、生産性改善につながります。
【コラム】傾聴力・質問力とは～コーチングスキルを活用したトレーニング方法
仕事の見える化が進まない理由
仕事の見える化が重要なのは理解されていますが、進んでいないのが現状です。
生産性の改善がないのは、見える化が進んでいないからです。仕事の見える化が進まない理由を説明します。
見える化の時間をつくらない
見える化が進まない理由は、見える化の時間が無いのが原因です。生産性を高めるには、生産性を改善する時間が必要です。
しかし、生産性改善に生産を止めると、売り上げが下がるから止められないという状況に陥ります。
何かを変えようとするとき、必ず一旦パフォーマンスが落ちます。勇気をもって受け入れ、生産性改善には見える化しなければなりません。
見える化に異なる視点を入れていない
仕事の見える化が進まない理由は、見える化に異なる視点を入れていない点です。今の作業の仕方が正しいと考えている人が、何回その作業を見ても改善されません。
この作業のやり方はおかしい、もっと良い方法があると考えられる人が見える化に関わる必要があります。
おそらく生産性改善を、現場の担当者任せにしてるのでしょう。現場の担当者は余計な仕事を増やしたくないので、今まで通りのやり方を良しとする傾向になります。
仕事の見える化の進め方
仕事の見える化の進め方を説明します。基本は「数値で表す」と「外部の視点を入れる」です。
プロセスや成果を数値化する
進め方は、まず各作業の棚卸が大切です。どのような作業をしているのかをまず見える化します。それぞれの重要性を点数をつけて見える化します。
昔は必要だったものが現在不要になっているけど続けている作業が存在するかもしれません。
不要な物をやめるだけで生産性が改善します。各作業にかかっている時間など生産性を数値化します。個人さのバラつきも見える化によって、改善ポイントがわかってきます。
コンサルタントなど外部のチェックを入れる
今の作業が正しいと思っている人は、見える化しても改善ポイントに気がつきません。
コンサルタントなど外部の視点の導入が望ましいです。自社の当たり前は、業界の当たり前とは異なる場合が多いです。
技術も進化します。自分たちのやり方に固執すると、時代に取り残されていく可能性もあります。定期的に外部の視点を取り入れる仕組みが、見える化の進め方には大切です。
【コラム】チームワークの一体感を醸成するコミュニケーション方法
収益性を高める見える化を進めよう
会社の経営活動の目的は、利益の最大化です。利益の最大化を進めるには、生産性の改善が欠かせません。
生産性を改善するには、何をどれぐらい改善する必要があるのか見える必要があります。仕事の見える化は重要です。
生産性改善中は、仕事を止める必要があり、パフォーマンスが悪くなります。
しかし、長い目でみたら必要な取り組みになります。見える化の習慣化によって、負担が軽減されます。まずは見える化を進めましょう。
