コミュニケーション能力とは～仕事で必要な理由と高める方法

「コミュニケーションが大切」

多くの場面で、言われ続けていることです。

常に課題として挙げられるコミュニケーション能力。

何年も前から、改善しなければならないと指摘されながら、いつまでたっても改善が進みません。

コミュニケーション能力強化方法として、考えられることは何ですか？

スピーチ、プレゼンテーション、面接、営業トークなどの練習、どうやって意見・指示命令を通すか？など。

「話す力」のトレーニングばかりに偏ってないでしょうか？

コミュニケーションは、双方向です。

「話す」だけでなく、「聴く」も必要です。

「聴く力」も強化しないと、コミュニケーション能力は高まりません。

では、「聴く力」は、どのようにトレーニングしますか？

どうしてコミュニケーション能力が必要なのか？

コミュニケーション能力を高めるには何が必要なのか？

コミュニケーションについて、基本を説明します。

【コラム】部下のモチベーションを下げるタイプの上司にならない

コミュニケーションが仕事で必要な理由

コミュニケーションが仕事で必要な理由は、明らかでしょう。

なぜなら、コミュニケーション不足が原因で、仕事がうまく進まない経験を、多くの方がしているからです。

チームで仕事をする以上、メンバー間のコミュニケーションは欠かせません。

仕事でコミュニケーションが必要な理由について説明します。

仕事の生産性を改善する

社員のコミュニケーション能力が、仕事の生産性を左右します。

どんなにスキルを持っていても、コミュニケーションが取れないのであれば、一緒に仕事ができません。

もし、問題を見つけても、報連相が無かったら、どうなるでしょうか？

もし、会議で誰も発言しなかったら、どうなるでしょうか？

コミュニケーションが無いと、仕事が進みません。

それどころか、問題を抱え込むかもしれません。

仕事の依頼、報告、連絡、相談、会議でのディスカッション、他部署との調整、営業、交渉などなど。

多くのシーンで、コミュニケーションが必要とされます。

コミュニケーションのスムーズさに、仕事の生産性は左右されます。

職場のストレスを減らす

職場のコミュニケーションの質の悪化は、大きなストレス要因となります。

社員が退職する理由、職場のストレス要因のランキングで、常に上位にあるのが「職場の人間関係」です。

人間関係の悪化は、コミュニケーションの質の悪化によって発生します。

・パワハラ、セクハラ

・否定批判

・嘘、隠ぺい

・怒鳴る

・ひやかし

・無視

などが発生すると、職場のストレスは大きくなります。

職場のストレスは、社員のモチベーションを低下させ、ますますコミュニケーション不足を加速します。

職場のストレスを減らすためには、発言しやすい職場づくりがもとめられます。

【コラム】ビジネスでワンチームになる-会社組織の一体感を醸成する方法

コミュニケーション能力とは

「コミュニケーション能力とは」を説明できますか？

会話(カンバセーション)と通信(コミュニケーション)の違いを説明できますか？

コミュニケーション能力について正しく理解していないと、強化するために具体的に何をすればよいのかが曖昧になります。

Wikipediaでは、次のように説明されています。

コミュニケーション能力（コミュニケーションのうりょく、communication ability）は、「他者と意思疎通を上手に図る能力」を意味する。これに対してコミュニケーションスキル（communication skill）は、人と人の間で意思疎通をとる方法・手法・テクニックを理論付けし、検証を行う技術または知識である。コミュニケーション能力はコミュニケーションスキルの有無を指す。
(出典：Wikipedia：https://ja.wikipedia.org/wiki/コミュニケーション能力）

まだ、少し曖昧ですね。

会話との違いがよくわからないかもしれません。

コミュニケーション能力について、大切なポイントを説明します。

コミュニケーションの目的

コミュニケーションは、もともと「共有する」という意味からきています。

コミュニケーションの目的は、「話し手」と「聴き手」が同じ情報を持つ(共有)です。

この同じ情報には、意図や感情なども含まれます。

意図や感情の共有が難しいのが、コミュニケーションの壁となります。

それは、言葉が曖昧だからです。

例えば、「できるだけ早くお願いします」の「できるだけ」とはどれぐらいでしょうか？

「英会話って難しいですよね」の「難しい」の具体的な程度はどれぐらいしょうか？

「それぐらいわかるよね？普通」の「普通」は、全人類にとって「普通」のことでしょうか？

聴き手の受け取り方によって、意図や感情が伝わりにくくなります。

メールなども、コミュニケーションツールとはいわれています。

しかし、意図や感情が伝わりにくく「文字は冷たく感じる」と指摘されるケースがあります。

「そんなつもりで言ったのではないのに」と相手を怒らせてしまった経験もあるかもしれません。

メールを送っただけでは、コミュニケーションがとれません。

LINEなど、コミュニケーションがとりやすくなったと言われます。

しかし、流し読み、既読スルー、誤解などが生じやすくなり、コミュニケーションの質は、むしろ低下した可能性があります。

指示、命令、報連相も、情報共有が目的です。

しかし、実際には、認識のズレなどミスコミュニケーションが発生します。

最近は、新型コロナによる医療の逼迫度が、政府に伝わらないと日本医師会が嘆いています。

言葉として伝わっていても、感情や意図まで伝わらないようです。

コミュニケーションの目的(情報共有)を果たすのは、とても難しいのです。

コミュニケーションで大切なルール

コミュニケーションで大切なルールは、「聴き手のレベルに合わせて話す」です。

聴き手のレベルに合わせて伝えないと、コミュニケーションをとれません。

外国人に、どんなに素晴らしい日本語のスピーチを聞かせてもわかってもらえない可能性が高いです。

小学生に、学者が専門用語で研究成果を説明しても伝わらないでしょう。

「ちゃんと聴いてたのか？」と怒るのも理不尽でしょう。

理不尽なコミュニケーションが、仕事の現場でたびたび発生します。

「何回言ったらわかるんだ」は、相手がわかるように伝えていない結果です。

報連相が無いのは、「報連相の大切さ」を相手がわかるように、説明できていなかったせいかもしれません。

もしかしたら「報連相したら、怒鳴られる」など、デメリットしかないのかもしれません。

情報共有できていないなら、「相手に合わせられなかった」伝えた側の責任です。

部下のコミュニケーション能力が低いと、困っていたのかもしれません。

確かにその通りです。

部下のコミュニケーション能力のレベルはさまざまです。

そして、

コミュニケーション能力は、急には向上しません。

だからこそ上司には、部下のレベルに合わせてコミュニケーションをとる能力がもとめられているのです。

「もっとわかりやすく説明しろ！」と罵倒を繰り返せば繰り返すほど、ますます状況は悪化するでしょう。

コミュニケーション能力を高める方法

コミュニケーション能力を高める方法について説明します。

結論としては、毎日トレーニングするです。

そして、それは一生続きます。

コミュニケーション能力に上限は無いからです。

多くのコミュニケーション系の企業研修は、単発で修了するものが多いです。

コミュニケーション能力が、企業研修を受講した直後から高まることはありません。

新しい知識は得られるので、高まった気分にはなるかもしれませんが。

そして、何もしないまま、時間が過ぎると、企業研修を受講した経験がリセットされます。

研修にかかった時間と費用が、無駄になります。

また、コミュニケーション能力を高める対象社員によって、高めるスキルが異なります。

部下の場合は、報連相など、自分の考えをわかりやすく相手に伝える能力「話す力」を強化します。

上司の場合は、部下のモチベーションを引き出したり、他部署との調整をする「聴く力」を強化します。

人前で話す練習をする？

コミュニケーション能力を高めるというと、多くの人が「話すのが上手くなりたい」など「話す力」の強化にとりかかります。

結論的にいうと、ほとんどの方が「話す力」のトレーニングは、繰り返してきています。

なぜなら、小さいころから、自己紹介、スピーチ、プレゼンテーション、面接など、自分の考えを相手に伝える練習は、何回も繰り返しているからです。

あと学ぶとしたら、PREP法やロジカルシンキングなど、話す順番など、プラスαのスキルでしょう。

あとは実践した回数で、コミュニケーション能力の高さが決まります。

もしかしたら、社員や部下のコミュニケーション能力が低いと感じているかもしれません。

確かに、部下の「話す力」が足りない場合もあるかもしれません。

しかし、「話す力」が発揮できない環境にある可能性もあります。

上司がいつもイライラしていて、ピリピリした緊張感が漂っている職場環境では「話す力」を発揮できないでしょう。

経営者や上司が、社員のコミュニケーション能力を抑えつけている可能性があります。

社員のコミュニケーション能力を高めるには、まず、発言しやすい職場づくりが欠かせません。

上司の「聴く力」が、カギになります。

話しやすい環境づくり

コミュニケーション能力が高まるかどうかは、環境に左右されます。

「間違ったことを話すと罵倒される職場」と「なんでものびのびと発言できる職場」では、社員の「話す機会」が大きく異なります。

「話す力」は、どれだけ「話す機会」が存在したかによって、上達スピードが変わります。

その発言しやすい環境をつくれるかどうかが、上司にもとめられるコミュニケーション能力「聴く力」です。

上司にもとめられるコミュニケーション能力は、「傾聴力」「質問力」「フィードバック力」です。

もし、部下のプレゼンテーションが、理解できなかったとします。

それに対して、「何が言いたいのかわからん」と一蹴するのか、「ゆっくりでいいから、分解して説明して」と話を促すのかによって、部下のコミュニケーション能力の変化の仕方が変わります。

前者は、怒られるのを回避するために、「できるだけ話さない」を選択するかもしれません。

後者は、なんとかわかりやすく説明しようと試行錯誤します。

アウトプット回数が多い方が、コミュニケーション能力は高まります。

部下がどんどん発言するような話しやすい職場づくりが、社員のコミュニケーション能力強化に欠かせません。

注意点としては、上司の「聴く力」の強化も、長期間のトレーニングが必要です。

【コラム】コーチングの勉強方法～コーチングの資格は独学でも取得できる？

コミュニケーション能力が高まる職場環境を

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワークが広がっています。

IT技術の進化により、仕事にもとめられるスピードがますます速まっています。

急増するコミュニケーション量と反比例するように、コミュニケーションの質の希薄化が進んでいます。

コミュニケーションは、意図や感情まで共有できて、初めてコミュニケーションがとれたとなります。

「メール送ったよ」だけでは、コミュニケーションがとれたかわかりません。

対面でのコミュニケーションも難しいのに、テレワークが広がると、さらにコミュニケーション不足が発生しかねません。

コミュニケーション能力を高め続ける方法は、コミュニケーションを誘発する仕組みづくりです。

コミュニケーション能力を高めるためのコーチング・コミュニケーション研修セミナーを開催しています。

ぜひご活用ください。