コミュニケーション能力とは-仕事で必要とされる理由と高める方法

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

「コミュニケーションが大切」さまざまなシーンで耳にします。大切とわかっていながら常に課題として挙げられるのがコミュニケーション能力です。

ところで、どうして会話力(カンバセーション能力)と呼ばずに、コミュニケーション能力と呼ぶのでしょうか?コミュニケーション能力が大切といいながら、具体的にコミュニケーション能力って何?ときかれると困るかもしれません。

具体的に何かを理解しない限り、具体的に何をしたら能力が高まるのかわかりません。コミュニケーション能力が仕事で必要とされる理由と高める方法について説明します。

【管理職の聴く力を強化する方法について】

【目次】

 

コミュニケーションが仕事で必要とされる理由

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コミュニケーションが仕事で必要とされる理由は明らかでしょう。なぜなら、コミュニケーション不足が原因で仕事がうまく進まない経験を多くの方がしているからです。会社のチームで仕事をする以上、メンバー間のコミュニケーションは欠かせません。改めて仕事でコミュニケーションが必要とされる理由について説明します。

 

 

仕事の生産性を改善する

社員のコミュニケーション能力が仕事の生産性を左右します。どんなにスキルを持っていてもコミュニケーションが取れないのであれば、一緒に仕事をすることができません。

もし問題を見つけても報連相が無かったらどうなるでしょうか?もし会議で誰も発言しなかったらどうなるでしょうか?コミュニケーションが無いと仕事が進みません。それどころか問題を抱え込むことになるかもしれません。

仕事の依頼、報告、連絡、相談、会議でのディスカッション、他部署との調整、営業、交渉などなど、さまざまなシーンでコミュニケーションが行われます。 コミュニケーションがスムーズに進むほど、仕事の生産性は高まります。

 

 

職場のストレスを減らす

職場のコミュニケーションの質の悪化は、大きなストレス要因となります。社員が退職する理由、職場のストレス要因のランキングで常に上位にきているのが「職場の人間関係」です。人間関係の悪化はコミュニケーションの質の悪化によって発生します。

・パワハラ、セクハラ
・否定批判
・嘘、隠ぺい
・怒鳴る
・ひやかし
・無視
などが発生すると、職場のストレスは大きくなります。

職場のストレスは、社員のモチベーションを低下させ、ますますコミュニケーション不足を加速します。職場のストレスを減らすためには、発言しやすい職場づくりがもとめられます。

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コミュニケーション能力とは

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「コミュニケーション能力とは」を説明できますか?コミュニケーション能力について正しく理解していないと、強化するために具体的に何をすればよいのかが曖昧になります。

Wikipediaでは次のように説明されています。

コミュニケーション能力(コミュニケーションのうりょく、communication ability)は、「他者と意思疎通を上手に図る能力」を意味する。これに対してコミュニケーションスキル(communication skill)は、人と人の間で意思疎通をとる方法・手法・テクニックを理論付けし、検証を行う技術または知識である。コミュニケーション能力はコミュニケーションスキルの有無を指す。
(出典:Wikipedia:https://ja.wikipedia.org/wiki/コミュニケーション能力

まだ、少し曖昧ですね。会話との違いがよくわからないかもしれません。コミュニケーション能力について大切なことを説明します。

 

 

コミュニケーションの目的

コミュニケーションはもともと「共有する」という意味からきています。コミュニケーションの目的は、「話し手」と「聴き手」が同じ情報を持つということです。この同じ情報には意図や感情なども含まれます。この意図や感情の共有が難しいことがコミュニケーションの壁となります。それは言葉が曖昧だからです。

例えば、「できるだけ早くお願いします」の「できるだけ」とはどれぐらいでしょうか?「英会話って難しいですよね」の「難しい」の具体的な中身は何でしょうか?聴き手の受け取り方によって、意図や感情が伝わりにくいことがわかるでしょう。

メールなどもコミュニケーションツールとはいわれていますが、意図や感情が伝わりにくく「文字は冷たく感じる」と指摘されることがあります。「そんなつもりで言ったのではないのに」と相手を怒らせてしまった経験もあるかもしれません。

指示、命令、報連相もしっかり情報共有できることが目的です。しかし、実際には認識のズレなどミスコミュニケーションが発生します。コミュニケーションの目的を果たすことはとても難しいのです。

 

 

コミュニケーションで大切なルール

コミュニケーションで大切なルールは、「聴き手に合わせて話す」です。聴き手のレベルに合わせて伝えないと、コミュニケーションをとることはできません。

外国人に、どんなに素晴らしい日本語のスピーチを聞かせてもわかってもらえない可能性が高いです。小学生に学者が専門用語で研究成果を説明しても伝わらないでしょう。「ちゃんと聴いてたのか?」と怒るのも理不尽でしょう。

そのような理不尽なことが仕事の現場でたびたび発生します。「何回言ったらわかるんだ」は、相手がわかるように伝えていない結果です。報連相が無いのは、「報連相の大切さ」を相手がわかるように説明できていなかったせいかもしれません。

部下のコミュニケーション能力が低いと困っていたのかもしれません。確かにその通りです。部下のコミュニケーション能力はさまざまです。そして、そのコミュニケーション能力は急には向上しません。だからこそ上司には、部下のレベルに合わせてコミュニケーションをとる能力がもとめられているのです。もし「もっとわかりやすく説明しろ!」と罵倒を繰り返せば繰り返していたら、ますます状況は悪化するでしょう。

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コミュニケーション能力を高める方法

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コミュニケーション能力を高める方法について説明します。結論としては、毎日トレーニングすることです。

企業研修を受講した次の日からコミュニケーション能力が高まることはありません。そして、何もしないまま、時間が過ぎると企業研修を受講したことがリセットされます。研修にかかった時間と費用が無駄になります。

また、コミュニケーション能力を高める対象によって、高めるスキルが異なります。報連相など、自分の考えをわかりやすく相手に伝える能力がもとめられる部下の場合は、「話す力」を強化します。上司の場合は、部下のモチベーションを引き出したり、他部署との調整をするために「聴く力」を強化します。

 

 

人前で話す練習をする?

コミュニケーション能力を高めるというと、多くの人が「話すのが上手くなりたい」など「話す力」の強化にとりかかります。結論的にいうと、ほとんどの方が「話す力」の基礎知識は存在します。あとはトレーニングだけです。

なぜなら、小さいころから、自己紹介、スピーチ、プレゼンテーション、面接など自分の考えを相手に伝える練習は何回も繰り返しているからです。 あと学ぶとしたら、PREP法やロジカルシンキングなど、話す順番などプラスαのスキルでしょう。あとは学んだことをアウトプットする回数でコミュニケーション能力が高まるか決まります。

もし、社員や部下のコミュニケーション能力が低いと感じているなら、経営者や上司が社員のコミュニケーション能力を押さえつけている可能性があります。社員のコミュニケーション能力を高めるには、上司の「聴く力」がカギになります。

 

 

話しやすい環境づくり

コミュニケーション能力が高まるかどうかは、環境に左右されます。「間違ったことを話すと罵倒される職場」と「なんでものびのびと発言できる職場」では、社員の「話す機会」が大きく異なります。上述したように、「話す力」はどれだけ「話す機会」が存在したかによって上達スピードが変わります。その発言しやすい環境をつくれるかどうかが上司にもとめられるコミュニケーション能力「聴く力」です。上司にもとめられるコミュニケーション能力は「傾聴力」「質問力」「フィードバック力」です。

もし部下のプレゼンテーションが理解できなかったとします。それに対して、「何が言いたいのかわからん」と一蹴するのか、「ゆっくりでいいから分解して説明して」ともっと話させようとするのかによって、部下のコミュニケーション能力は変化します。部下がどんどん発言するような話しやすい職場づくりが社員のコミュニケーション能力強化に欠かせません。注意点としては、上司の「聴く力」の強化も長期間のトレーニングが必要ということです。

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コミュニケーション能力が高まる職場環境を

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新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワークが広がっています。IT技術の進化により、仕事にもとめられるスピードがますます速まっています。それと反比例するように、コミュニケーションの質の希薄化が進んでいます。

コミュニケーションは意図や感情まで共有して初めてコミュニケーションが取れたとなります。一番豊富な情報が共有できるリアルでのコミュニケーションも難しいのに、テレワークなどになると、さらにコミュニケーション不足が発生しかねません。

コミュニケーション能力を高める方法は仕組みづくりです。「聴く力」を高めるためのコーチン・コミュニケーション研修セミナーを開催しています。ぜひご活用ください。

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