報連相の目的と重要性~メリット・デメリット~

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

報連相は重要です。

多くの方が常識として捉えています。

 

では、重要と分かっているのに、どうして改善されないのでしょうか?

 

もし、「報連相しない人が悪い」としか見ていなければ、問題を正確にとらえられていないかもしれません。

 

いつもイライラしている人が「報連相しろ!!」と怒鳴って指示してきたら、報連相したいと思うでしょうか?

せっかく報連相しても、悪い情報の隠ぺいに加担させられたら、報連相したいと思うでしょうか?

 

報連相が行われないのであれば、報連相を行わない原因があるかもしれません。

報連相する側、報連相される側、両方の課題を確認する必要があります。

 

報連相の目的と重要性について説明します。

 

 

【コラム】傾聴力・質問力とは~トレーニングとコーチング・コミュニケーション

 

【目次】

 

報連相の目的と重要性

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

報連相は、ビジネスマナーの基本として、一番最初に教わる義務です。

 

基本でありながら、たびたび「報連相が無い」原因によるトラブルが発生しています。

 

報連相の目的と重要性について整理します。

 

 

 

 

 

報連相とは

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」のことであり、会社など組織に属するなら必ず必要とされるビジネスマナーです。

 

 

 

報告とは

担当している仕事の現在の状況、トラブルの発生時の状況などを、上司や先輩、同僚に知らせる行為です。

報告が早ければ早いほど、状況に迅速に対応ができるようになります。

 

 

 

連絡とは

関係者に周知しなければならない情報を、知らせる行為です。

ルールの変更、担当者の変更など、関係者が知らないとトラブルにつながる情報を事前に知らせます。

 

 

 

相談とは

実務などで困った案件について、アドバイスをもとめる行為です。

相談によって、問題解決が早くなります。

 

 

 

 

 

 

目的と重要性

報連相の目的は、生産性の向上です。

逆にいえば、報連相が無ければ生産性が低下します。

 

トラブルなどの報告がなければ、対応が後手後手にまわります。

連絡がなければ、ミスを誘発します。

相談が無ければ、問題を抱え込んで前進しません。

 

結果的に、仕事が期待する成果を上げられなくなります。

だから報連相が重要といわれるのです。

 

そして、報連相はスピードがもとめられます。

早ければ早いほど、生産性に良い影響を与えます。

報連相がきちんとできる社員ほど、大切にされます。

安心して仕事を任せられるからです。

 

 

 

 

 

 

口頭と文章のメリット・デメリット

報連相はとても重要です。

 

しかし、報連相の仕方によりメリット・デメリットが現れます。

 

報連相のメリットは、意図がどれほど正確に早く伝わるかにかかっています。

 

 

〇口頭の報告

メリット
・情報量が多いので正確性が高い

 

デメリット
・直接伝えるには場所と時間の制約を受ける
・人間関係が悪いと行われない
・結果的に報連相が遅れる場合がある

 

 

 

〇文章の場合

メリット
・場所と時間の制約が小さく、広く知らせられる
・直接やりとりせずに済む

 

デメリット
・情報量が少なく、誤解を生みやすい
・本当に伝わっているか確認しづらい
・結果的に報連相が遅れる場合がある

 

 

報連相は、結局はコミュニケーション能力の問題になってきます。

 

 

 

【コラム】1on1ミーティングとは~目的とメリット・デメリット~

 

 

 

報連相が無い原因は?

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報連相が無い原因は、誰にあるのでしょうか?

 

部下や若手社員が報連相しないと、「報連相する側が原因」とされる場合が多いように感じますが、本当にそうでしょうか?

 

 

 

 

 

報連相する側が原因?

・仕事が終わっていても報告しない
・トラブルがあっても報告しない
・周知しなければらなない事項を連絡しない
・わからなくても相談しない

 

このような事例が発生すると、報連相しない社員が悪者にされがちです。

 

確かに、一定以上のコミュニケーション能力はもとめられます。

 

基本的なコミュニケーション能力がない社員がいるなら、採用面接の精度を高める必要があります。

 

 

 

 

 

報連相される側が原因?

基本的なコミュニケーション能力がある前提とした場合、報連相される側が原因となっている可能性も大きいです。

・報告したら「なんとかしろ」と全責任をおしつけられる
・連絡しても「聴いてない」と言われる
・相談したら「そんなこともできないのか」とバカにされる

極端な場合ですが、このようなことがあれば、報連相できなくなります。

パワハラ、セクハラも同じです。

程度はありますが、会社や上司は、報連相したくなるような環境をつくらなければなりません

 

 

 

 

 

 

 

 

報連相の基本はコミュニケーション

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報連相の壁の対策方法はコミュニケーションの活性化です。

 

コミュニケーション能力の強化がもとめられるのですが、その対象は上位の役職者になります。

上述した「報連相される側」のコミュニケーション能力です。

 

コミュニケーション能力のうちでも、「報連相する側のコミュニケーション能力」に合わせる能力です。

コミュニケーション能力が低い人には、「高い人に合わせる力」は無いからです。

 

 

 

 

 

 

コミュニケーションと報連相

コミュニケーションの目的は情報共有です。

つまり報連相と同じです。

 

コミュニケーションが活発であれば、報連相は必要ないかもしれません。

コミュニケーションが活発で無いから、「報連相をしなさい」と、いちいち指示しなければならなくなるのです。

 

会社、職場のコミュニケーションの活性化をはかる必要があります。

そのためには、特に上位の役職者のコミュニケーション能力の強化が必要です。

話を聴く力です。

 

「聴く耳を持たない」上司には、報連相が行っても無駄と思われます。

報連相を活発にするには、聴き上手の管理職が多い職場にする必要があります。

 

 

 

 

 

 

コミュニケーション活性化のヒント

コミュニケーションを活性化するには、発言しやすい職場環境をつくらなければなりません。

 

報連相は、基本「相手への思いやり」です。

報連相がなければ、みんなに迷惑がかかるからという思いやりです。

 

メンバーへの思いやりを生むには、信頼関係の強い職場環境が必要です。

 

・こんなことで相談したら悪いのではないか
・こんな悪い情報報告したら怒らせてしまうのではないか
・こんな連絡で相手の仕事を止めてしまっては悪い

これらは、逆の思いやりです。

 

相手が何を望んでいるかわかっていない、信頼関係が無いから報連相できなくなります。

 

何を発言しても安心と思える環境、怒られても自分のために言ってくれてると信じられる信頼関係をつくらなければなりません。

 

 

もちろん信頼関係は、短期間でできるものではありません。

企業風土として育てる仕組み化と、上位の役職者のコミュニケーション能力強化がもとめられます。

 

 

 

 

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コーチング・コミュニケーションを習得しよう

コーチング・コミュニケーション

チームで仕事をする以上、重要な仕事の情報は共有されなければなりません。

そのために報連相は重要です。

 

しかし、報連相は重要と言われ続けながら、つねに問題であり続けています。

報連相の問題は無くなりません。

重要であるとわかっているのに、実施されない理由は何かを考えるのが大切です。

 

実施されないのはコミュニケーション能力不足です。

特に「聴く力」です。

多くの方が「聴く力」の強化方法を学校で習ったことがありません。

 

そこで「聴く力」の強化方法として、コーチング・コミュニケーションをおすすめします。

コーチングスキルのトレーニングをすると、聴く力の強化へとつながります。

コーチング・コミュニケーション研修セミナーを実施していますので、ご活用ください。