テレワークによるコミュニケーション不足の課題に対する対策方法

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

新型コロナウイルスの感染拡大を抑制するために多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。大企業、中小企業でテレワークが導入できるできないの問題が指摘されていますが、今後、テレワークを導入したことによって新たに問題が生じると考えています。

テレワークを導入したら仕事の生産性が向上するように捉えられていますが、非効率になる可能性も高いです。もともと何でも話せる仲の良かった同僚とテレワークするのと、関係性の薄い同僚とテレワークをするのでは仕事のしやすさが大きく異なります。

コミュニケーション不足が発生するからです。そのため、テレワークを導入するなら今まで以上のリアルでの関係性強化がもとめられます。このコラムでは、テレワークによるメリット・デメリット、コミュニケーション不足の課題に対する対策方法について説明します。

【社員同士のコミュニケーションを活発にするために大切なこと】

【目次】

 

コロナウイルスの感染拡大によりテレワークが広がっている

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テレワークとは、自宅で出社したときと同様の仕事をすることです。テレビ会議システムやインターネットを暗号化したVPNの活用などで、職場と同様の環境を作ります。以前からテレワークの活用をする会社は存在しましたが、コロナウイルスの感染拡大によりテレワークはさらに大きく広がりそうです。テレワークが広がる理由について改めて説明します。

 

コロナウイルスの接触感染を防ぐため

コロナウイルスの感染は感染者と会うことにより感染する可能性が高まります。そして、コロナウイルスの感染者は、感染しているか気づかないまま街中や職場にいます。

そうしているうちに感染が広がってしまうと、企業活動がすべてストップしてしまうことになります。仕事が止まる被害の拡大防止、社員の健康を守るために自宅でもできる仕事であれば、できるだけテレワークを活用するということになっています。

 

テレワーク用ツールが充実してきている

テレワークは、日本では遅れている方で、海外ではより普及が進んでいます。日本もインターネット環境が整っていること、ZOOMなどテレビ会議システムがツールが充実してきたことにより、簡単に自宅に居ながらグループでテレビ会議で仕事を進めることができます。

それができるなら、以前からもっとテレワークできたのでは?ということですが、テレワークにはメリット・デメリットが存在するからです。

【社員同士のコミュニケーションを活発にするために大切なこと】

 

 

テレワークのメリット・デメリット

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コロナウイルスの感染拡大により、仕方がなくという感じでテレワークの活用が広がっています。実際には、テレワークしたから、出社したのと同様のパフォーマンスできるかどうかは仕事の種類に左右されるでしょう。メンバー間のコミュニケーションが必要な仕事ほど、テレワークの生産性を高めるのは難しくなるでしょう。

 

テレワークのメリット

テレワークのメリットは、基本的に生産性が高まるはずというところです。

・通勤にかかる時間、コストが抑えられる
・オフィスに席が不要になるため、コストが抑えられる
・コストを抑えた上で、仕事が出社する場合と同様のパフォーマンスでできれば利益が増える
・通勤にかかる社員の疲労を抑えられる
・いつでもどこでもできるようになれば、災害など不測事態に対する柔軟性が高まる

以上のようなメリットがあります。

 

テレワークのデメリット

テレワークがうまく機能すると、会社側には大きなメリットがあるはずです。それでも普及が広がっていないのは、それほど簡単にメリットが得られるわけではないということです。テレワークのデメリットは次のようなことがあります。

・社員のオンとオフの気持ちの切り替えが重要になる
・チームで仕事をする場合、対面でのコミュニケーションに比べると、まだかなりやりにくい
・セキュリティの問題が発生する
・個人個人の通信環境によって、仕事がストップすることがある
・人間関係が希薄化する可能性がある
・コミュニケーションの機会が減り、離職率が高まる可能性がある
・誰でも外でできる仕事に標準化されると、社員も自分自身の存在価値を高めることがもとめられる
・社員の競争相手が全国に広がる
・外注でも可能となった場合、クラウドワークスなどフリーランスなどソーシャルワーカーに仕事を奪われる可能性がうまれる

日本で普及しない理由は、もともとコミュニケーションが希薄であるのに、さらにコミュニケーションが希薄化すると仕事の生産性高まらないからと考えられます。

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テレワークによるコミュニケーションの問題と改善策

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VRの技術などもありますが、まだまだテレワークの環境は十分には整っていません。各社員の家庭にテレビ会議用の大画面モニターなどがあれば、まだ違うのかもしれませんが、パソコンのような小さな画面を通してのコミュニケーションはまだまだ大変です。

 

テレワークでのコミュニケーションの問題とは

コミュニケーションの目的は、情報共有することです。そして重要なことは、発言者の意図までしっかり相手に伝わることです。コミュニケーションは対面の場合がもっとも質が良くなります。しかし、現状多くの職場では、対面でのコミュニケーションがすでに問題があります。

・指示したのに思ったように伝わらない
・報連相がない
・メンバーが主体的に発言しない
・いつも否定批判する人がいる

などが発生し、職場にいてもすでにうまくコミュニケーションができていない場合があります。メールなど文字によるコミュニケーションが増えていることも大きな原因です。

文字は感情などの情報共有ができないので、うまく意図が伝わらない場合があります。文字は冷たく感じるといわれることもあります。テレワークでは、テレビ会議システムにより顔が見える場合が多いですが、対面よりははるかに情報量が落ちます。そのため、コミュニケーションの質が悪化することで、情報交換がスムーズにできず、仕事の生産性が低下につながります。

 

テレワークでのコミュニケーションの改善策

テレワークでのコミュニケーションの改善策は、シンプルに次の2つです。

・コミュニケーションの機会を増やす

・個人個人のコミュニケーション能力を向上する

テレワークであったとしてもメンバー間でコミュニケーションが柔軟で行われるようにすることが必要です。しかし、テレワークの場合、相手の状態が見えないため、今連絡とっても良いのか気を使うかもしれません。

コミュニケーションの機会がスムーズにとれるようにある程度ルールを定めることが望ましいでしょう。1日2,3回の進捗確認会議+緊急連絡のように決めておけば、テレワークでも気を使う量を減らしてコミュニケーションが取れます。またテレワークだからこそ、発言しやすい環境を整えることが大切です。相手がイライラしている様子が見えたら、コミュニケーションが希薄化するでしょう。そのためメンバー個人個人のコミュニケーション能力を強化することが大切です。

【社員同士のコミュニケーションを活発にするために大切なこと】

 

 

テレワークによりコミュニケーションの質がもとめられる

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コロナウイルスの感染拡大によって加速にスイッチが入りましたが、テレワークは今後広がっていくでしょう。テレワークが広がれば広がるほど、コミュニケーションの質が企業間の競争力を左右するでしょう。

テレワークを進める上で大切なコミュニケーションですが、コミュニケーションの機会を増やしたから良くなるわけではありません。罵倒し合うコミュニケーションの機会を増やしたら余計悪くなります。そのため、まずコミュニケーションの質を最優先で向上することが大切です。弊社ではコミュニケーションの質を改善するために、コーチング・コミュニケーション研修セミナーを実施しています。ぜひご活用ください。

【社員同士のコミュニケーションを活発にするために大切なこと】