テレワークで発生するコミュニケーション不足課題の対策方法

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

新型コロナウイルスの感染拡大を抑制するために多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。大企業、中小企業でテレワークが導入できるできないの問題が指摘されています。今後、テレワークの導入によって新たに問題が生じると考えています。

 

テレワークを導入したら仕事の生産性が向上するように捉えられていますが、非効率になる可能性も高いです。テクノロジーは進化はスピードアップしますが、人間はそれほど進化しません。

もともと何でも話せる仲の良かった同僚とのテレワークと、関係性の薄い同僚とのテレワークでは仕事のしやすさが大きく異なります。

やり取りのしづらさからコミュニケーション不足が発生するからです。

 

テレワークを導入するなら今まで以上のリアルでの関係性強化、もしくは、オンラインでもコミュニケーションの機会の増加がもとめられます。

テレワークのメリット・デメリット、コミュニケーション不足の課題の対策方法について説明します。

 

【コラム】チームワークの一体感を醸成するコミュニケーション方法

【目次】

 

コロナウイルスの感染拡大でテレワークが広がっている

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

テレワークとは、自宅で出社したときと同様の仕事をする方法です。テレビ会議システムやインターネットを暗号化したVPNの活用などで、職場と同様の環境を作ります。

 

以前からテレワークを活用する会社は存在しましたが、コロナウイルスの感染拡大でテレワークはさらに大きく広がりそうです。テレワークが広がる理由について改めて説明します。

 

 

コロナウイルスの接触感染を防ぐ

コロナウイルスの感染は感染者と会うと感染の可能性が高まります。そして、コロナウイルスの感染者は、感染しているか気づかないまま街中や職場にいます。

 

そうしているうちに感染が広がってしまうと、企業活動がすべてストップしてしまいます。仕事が止まる被害の拡大防止、社員の健康を守るために自宅でもできる仕事であれば、できるだけテレワークを活用しようとなっています。

 

 

テレワーク用ツールが充実してきている

テレワークは、日本では遅れている方で、海外では普及が進んでいます。日本もインターネット環境が整っており、ZOOMなどテレビ会議システムがツールが充実してきた結果、簡単に自宅に居ながらグループでテレビ会議で仕事を進められます。

 

以前からもっとテレワークできたのでは?ですが、テレワークにはメリット・デメリットが存在するからです。

 

【コラム】数値化できないコミュニケーション能力の目標設定方法と評価基準

 

 

 

テレワークのメリット・デメリット

コーチング・コミュニケーション

コロナウイルスの感染拡大で、仕方がなくといった感じでテレワークの活用が広がっています。実際には、テレワークしたから、出社したのと同様のパフォーマンスできるかどうかは仕事の種類に左右されるでしょう。

メンバー間のコミュニケーションが必要な仕事ほど、テレワークの生産性を高めるのは難しくなるでしょう。

 

 

テレワークのメリット

テレワークのメリットは、基本的に生産性が高まるです。

 

・通勤にかかる時間、コストが抑えられる
・オフィスに席が不要になるので、コストが抑えられる
・コストを抑えた上で、仕事が出社する場合と同様のパフォーマンスでできれば利益が増える
・通勤にかかる社員の疲労を抑えられる
・いつでもどこでもできるようになれば、災害など不測事態に応じた柔軟性が高まる

以上のようなメリットがあります。

 

 

 

テレワークのデメリット

テレワークのデメリットは、生産性が高まるとは限らないです。

テレワークがうまく機能すれば、会社側には大きなメリットがあるはずです。それでも普及が広がっていないのは、それほど簡単にメリットが得られるわけではないです。

テレワークのデメリットを挙げてみます。

 

・社員のオンとオフの気持ちの切り替えが重要になる
・チームで仕事をする場合、対面でのコミュニケーションに比べると、まだかなりやりにくい
・セキュリティの問題が発生
・個人個人の通信環境によって、仕事がストップすることがある
・人間関係が希薄化する可能性がある
・コミュニケーションの機会が減り、離職率が高まる可能性がある
・誰でも外でできる仕事に標準化されると、社員も自分自身の存在価値を高める行動がもとめられる
・社員の競争相手が全国に広がる
・外注でも可能となった場合、クラウドワークスなどフリーランスなどソーシャルワーカーに仕事を奪われる可能性がうまれる

 

日本で普及しない理由は、もともとコミュニケーションが希薄であるのに、さらにコミュニケーションが希薄化となると仕事の生産性高まらないからと考えられます。

どちらかといえばデメリット面が顕在化してくるのではないかと感じます。

 

 

 

 

テレワークのコミュニケーションの問題と改善策

コーチング・コミュニケーション入門セミナー

VRの技術なども登場していますが、まだまだテレワークの環境は十分には整っていません。

各社員の家庭にテレビ会議用の大画面モニターなどがあれば、違うのかもしれませんが、パソコンのような小さな画面を通してのコミュニケーションはまだまだ大変です

 

 

テレワークでのコミュニケーションの問題とは

コミュニケーションの目的は、情報共有するです。そして重要なポイントは、発言者の意図までしっかり相手に伝えるです。

コミュニケーションは対面の場合がもっとも質が良くなります。しかし、現状多くの職場では、対面でのコミュニケーションがすでに問題があります。

 

・指示したのに思ったように伝わらない
・報連相がない
・メンバーが主体的に発言しない
・いつも否定批判する人がいる

 

などが発生し、職場にいてもすでにうまくコミュニケーションができていない場合があります。メールなど文字でのコミュニケーションが増えているのも大きな原因です。

 

文字は感情などの情報共有ができないので、うまく意図が伝わらない場合があります。文字は冷たく感じるといわれることもあります。

テレワークでは、テレビ会議システムで顔が見える場合が多いですが、対面に比べると、はるかに情報量が落ちます。コミュニケーションの質の悪化で、情報交換がスムーズにできず、仕事の生産性が低下につながります。

 

 

テレワークでのコミュニケーションの改善策

テレワークでのコミュニケーションの改善策は、シンプルに次の2つです。

・コミュニケーションの機会を増やす
・個人個人のコミュニケーション能力を向上

 

テレワークであったとしてもメンバー間でコミュニケーションが柔軟で行われるのが必要です。しかし、テレワークの場合、相手の状態が見えないので、今連絡とっても良いのか気を使うかもしれません。

今後、テレワークが主流になると考えられていますが、「出社が基本だけどテレワークもできる」仕組みづくりが望ましいと考えます。

 

コミュニケーションの機会がスムーズにとれるようにある程度ルールを定めるのが望ましいでしょう。1日2,3回の進捗確認会議+緊急連絡のように決めておけば、テレワークでも気を使う量を減らしてコミュニケーションが取れます。

 

またテレワークだからこそ、発言しやすい環境を整えるのが大切です。相手がイライラしている様子が見えたら、コミュニケーションが希薄化するでしょう。メンバー個人個人のコミュニケーション能力の強化が大切です。

 

【コラム】コミュニケーション能力とは-仕事で必要とされる理由と高める方法

 

 

テレワークはコミュニケーションの質がもとめられる

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コロナウイルスの感染拡大によってテレワーク導入の加速にスイッチが入りましたが、テレワークは今後広がっていくでしょう。テレワークが広がれば広がるほど、コミュニケーションの質が企業間の競争力を左右するでしょう。

 

テレワークを進める上で大切なコミュニケーションですが、コミュニケーションの機会を増やしたから良くなるわけでは無いです。罵倒し合うコミュニケーションの機会を増やしたら余計に関係が悪くなります。

 

IT技術の進化によって、メールなどコミュニケーション手段は増えていますが、手段が増えれば増えるほどコミュニケーションの質の希薄化が進んでいるように感じます。まずコミュニケーションの質を最優先での向上が大切です。

 

弊社ではコミュニケーションの質の改善に、コーチング・コミュニケーション研修セミナーを実施しています。

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