テレワークで発生するコミュニケーション不足課題の対策方法

新型コロナウイルスの感染拡大対策として、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。

 

大企業、中小企業でテレワークが導入できるできないの問題が指摘されています。

 

たとえ、テレワークを導入できたとしても、新たな問題が生じると考えています。

 

コミュニケーション不足の問題です。

 

 

テレワークを導入したら、仕事の生産性が向上するように捉えられていますが、非効率になる可能性も高いです。

 

テクノロジーは進化はスピードアップしますが、人間はそれほど進化しません。

処理するデータ量の急増に追いつけない可能性があります。

 

 

何でも話せる仲の良い同僚とのテレワーク」と、「関係性の薄い同僚とのテレワーク」では、仕事のしやすさが大きく異なります。

 

やり取りのしづらさからコミュニケーション不足が発生します。

 

 

実際、テレワークを辞める企業も増えているみたいです。

(参考:企業悩ますテレワーク、「縮小・やめた」2割 朝日調査:https://news.yahoo.co.jp/articles/54a13d215d311d72672885fcf00dce09e9a3a97e)

 

 

テレワークを導入するなら、今まで以上、リアルでの関係性強化が必要です。

もしくは、オンラインでもコミュニケーションの機会の増加がもとめられます。

 

 

 

テレワークのメリット・デメリット、コミュニケーション不足の課題の対策方法について説明します。

 

 

 

【コラム】チームワークの一体感を醸成するコミュニケーション方法

 

【目次】

 

コロナウイルスの感染拡大でテレワークが広がっている

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

テレワークとは、「自宅などで、出社したときと同様の仕事をする方法」です。

テレビ会議システムやインターネットを暗号化したVPNの活用などで、職場と同じ環境を作ります。

 

以前からテレワークを活用する会社は存在しましたが、新型コロナウイルスの感染拡大で、テレワークはさらに大きく広がりそうです。

 

テレワークが広がる理由について、改めて説明します。

 

 

 

 

 

 

 

コロナウイルスの接触感染を防ぐ

新型コロナウイルスの感染は、感染者と会うと感染の可能性が高まります。

そして、コロナウイルスの感染者は、感染しているか気づかないまま職場にいます。

 

そうしているうちに感染が広がり、企業活動がすべてストップしてしまいます。

 

仕事が止まることによる損失の防止、社員の健康を守るために、自宅でもできる仕事であれば、できるだけテレワークを活用しようとなっています。

 

 

 

 

 

 

テレワーク用ツールが充実してきている

テレワークは、日本では遅れている方で、海外では普及が進んでいます。

 

日本もインターネット環境が整っており、ZOOMなどテレビ会議システムがツールが充実しています。

自宅に居ながら、グループでテレビ会議で仕事を進められます。

 

以前からもっとテレワークできたのでは?と感じます。

 

テレワークには、デメリットも存在するため、慎重になり、なかなか進まなかったのでしょう。

 

実際に、情報漏洩などのトラブルが発生しています。

 

 

 

【コラム】数値化できないコミュニケーション能力の目標設定方法と評価基準

 

 

 

 

 

テレワークのメリット・デメリット

コーチング・コミュニケーション

新型コロナウイルスの感染拡大で、仕方がなくといった感じで、テレワークの活用が広がっています。

 

実際には、テレワークしたから、出社したのと同様のパフォーマンスできるかどうかは、仕事の種類に左右されるでしょう。

 

メンバー間のコミュニケーションが必要な仕事ほど、テレワークでの生産性を高めるのは難しくなるでしょう。

 

 

 

 

 

 

 

テレワークのメリット

テレワークをすると、基本的に生産性が高まります。

 

・通勤にかかる時間、コストが抑えられる

 

・オフィスに席が不要になるので、コストが抑えられる

 

・コストを抑えた上で、仕事が出社する場合と同様のパフォーマンスでできれば利益が増える

 

・通勤にかかる社員の疲労を抑えられる

 

・いつでもどこでもできるようになれば、災害など不測事態に応じた柔軟性が高まる

 

上のようなメリットがあります。

 

 

 

 

 

 

 

テレワークのデメリット

テレワークは、生産性が高まるとはかぎりません。

 

テレワークがうまく機能すれば、会社側には大きなメリットがあるはずです。

それでも普及が広がっていないのは、それほど簡単にメリットが得られるわけではないからでしょう。

 

テレワークのデメリットを挙げてみます。

 

・社員のオンとオフの気持ちの切り替えが重要になる

 

・社員の監視が強化され、ストレスが大きくなるかもしれない

 

・部下の仕事の進捗が見えにくくなり、上司のストレスが大きくなる

 

・チームで仕事をする場合、対面でのコミュニケーションに比べると、まだかなりやりにくい

 

・情報漏洩など、セキュリティの問題が発生

 

・個人個人の通信環境によって、仕事がストップすることがある

 

・人間関係が希薄化する可能性がある

 

・チームとしての一体感が生まれにくい

 

・コミュニケーションの機会が減り、離職率が高まる可能性がある

 

・誰でも外でできる仕事に標準化されると、社員も自分自身の存在価値を高める行動がもとめられる

 

・社員の競争相手が全国に広がる

 

・外注でも可能となった場合、クラウドワークスなどフリーランスなどフリーランスに仕事を奪われる可能性がうまれる

 

日本で普及しない理由は、仕事の生産性高まらないからと考えられます。

 

もともとコミュニケーションが希薄であれば、さらにコミュニケーションが希薄化する恐れがあります。

 

どちらかといえば、日本企業では、デメリット面が顕在化してくるのではないかと感じます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

テレワークのコミュニケーションの問題と改善策

コーチング・コミュニケーション入門セミナー

VR技術なども登場していますが、まだまだテレワークの環境は十分には整っていません。

 

各社員の家庭にテレビ会議用の大画面モニターなどがあれば、違うのかもしれません。

 

パソコンのような小さな画面を通してのコミュニケーションは、まだまだ大変です

 

 

 

 

 

 

 

テレワークでのコミュニケーションの問題とは

コミュニケーションの目的は、情報共有するです。

そして重要なポイントは、発言者の意図までしっかり相手に伝えるです。

 

コミュニケーションは、対面の場合が、もっとも情報の質が良くなります。

 

しかし、現状、対面でのコミュニケーションでも、多くの問題があります。

 

・指示したのに思ったように伝わらない

・報連相がない

・メンバーが主体的に発言しない

・いつも否定批判する人がいる

 

職場にいても、すでにうまくコミュニケーションができていない場合があります。

 

 

メールなど文字でのコミュニケーションが増えているのも大きな原因です。

文字は感情などの情報共有ができないので、うまく意図が伝わらない場合があります。

文字は冷たく感じるといわれることもあります。

 

 

テレワークでは、テレビ会議システムで顔が見える場合が多いですが、対面に比べると、はるかに情報量が落ちます。

 

リアルですでに、コミュニケーションの問題がある場合、テレワークになるとさらに問題が大きくなるかもしれません。

 

コミュニケーションの質の悪化で、情報交換がスムーズにできないと、仕事の生産性が低下につながります。

 

 

 

 

 

 

 

テレワークでのコミュニケーションの改善策

テレワークでのコミュニケーションの改善策は、シンプルに次の2つです。

 

・コミュニケーションの機会を増やす

・個人個人のコミュニケーション能力を向上

 

テレワークであったとしても、メンバー間での、柔軟なコミュニケーションが必要です。

 

 

しかし、テレワークの場合、相手の状態が見えないので、「今、連絡とっても良いのか?」気を使うかもしれません。

 

 

コミュニケーションの機会が取りやすいように、ある程度ルールを定めるのが望ましいでしょう。

 

 

1日2,3回の進捗確認会議+緊急連絡のようにルールを決めておけば、テレワークでも気を使う量を減らしてコミュニケーションが取れます。

 

 

テレワークだからこそ、発言しやすい環境を整えるのが大切です。

 

 

 

また、メンバー個人個人のコミュニケーション能力の強化が大切です。

 

ITツールの進化によって、「メールを送った」「LINEの既読が付いた」で、コミュニケーションが取れたと安心するケースが多くみられます。

 

メールが届いても、相手に誤解無く伝わったかどうかは別問題です。

 

ITツールに依存したコミュニケーションにならないことが大切です。

 

 

コミュニケーションの相手は、一人の人間なんだという「思いやり」が必要です。

 

 

 

 

【コラム】コミュニケーション能力とは-仕事で必要とされる理由と高める方法

 

 

 

 

 

 

テレワークはコミュニケーションの質がもとめられる

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

コロナウイルスの感染拡大によって、テレワーク導入の加速にスイッチが入りました。

テレワーク導入の流れは、コロナに関わらず、今後広がっていくでしょう。

 

しかし、テレワークが広がれば広がるほど、コミュニケーションの問題は大きくなるでしょう。

 

IT技術の進化によって、メールなどコミュニケーション手段は増えています。

手段が増えれば増えるほど、コミュニケーションの質の希薄化が進んでいるように感じます。

 

 

コミュニケーションの機会がどんなに増えても、1日は24時間から増えないからです。

1回1回のコミュニケーションの時間が短くなります。

 

批判し合うコミュニケーションの機会が増えても、余計に関係が悪くなります。

 

 

今後、コミュニケーションの質が、企業間の競争を左右するでしょう。

 

 

コミュニケーションの質を高めるには、コミュニケーションの質を高めるための施策を取り入れなければなりません。

 

 

 

弊社では、コミュニケーションの質の改善に、コーチング・コミュニケーション研修セミナーを実施しています。

ぜひご活用ください。