社員の報連相が活発に!職場のコミュニケーション改善方法と進め方

コーチング・コミュニケーション

好景気であったのが、突然不況になるなど、外部環境の変化が激しくなっています。このような経営環境の変化を乗り切るためには、社員が一丸となる必要があります。社員が一丸となるためには、コミュニケーションが活発に行われる職場であることが必要です。

報連相が行われない、誰かがやってくれるだろうという雰囲気ではさまざまな問題が発生するからです。社員が活発に発言できるような職場に改善する方法と進め方について説明します。

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【目次】

 

職場のコミュニケーション不足による問題

コーチング・コミュニケーション

「職場のコミュニケーションが不足している」と感じている経営者や管理職は多いのではないでしょうか。そして、コミュニケーション不足によって発生するさまざまな問題に悩むことも多いと感じます。職場のコミュニケーション不足によって発生する問題について説明します。

 

 

各種問題への対応の遅れ

社員がトラブルを発見しても、トラブルに対する報連相が行われなければ、問題解決への対応に遅れが発生します。例えば以下の事例もコミュニケーション不足によって発生した問題でしょう。
・日産自動車のカルロス・ゴーンの不正問題
・関西電力の福井県高浜町の元助役から3億円を超える金品を受け取っていたという不祥事

問題について発言したら報復人事をされる恐れがあるなど、報告するメリットがないから報連相が行われなかったことが考えられます。 職場のコミュニケーション不足により、各種問題への対応が遅れ、その結果、問題が大きくなり企業の信用を大きく低下させることにつながりました。

 

 

社員の退職・休職の発生

職場のコミュニケーション不足は、ストレスの多い職場をつくりあげます。そして、ストレスの多い職場は、社員のパフォーマンスを著しく低下させます。結果的に、職場の生産性の低下につながります。

社員が退職する理由の上位は「職場の人間関係」です。そして職場のストレス要因として上位に挙げられるのも「職場の人間関係」です。人間関係を悪化させる要因は、コミュニケーションの質悪化によるコミュニケーション不足です。

以下のようなコミュニケーションの質の悪化はコミュニケーション不足を招きます。
・パワハラ、セクハラ
・否定、批判が多い
・すぐ怒る
・無視する
コミュニケーションの質の悪化は、コミュニケーションをとることが嫌にさせます。

 

参考に退職する理由ランキング、職場のストレス要因ランキングを紹介します。

●退職する理由ランキング

1位:上司・経営者の仕事の仕方が気に入らなかった(23%)
2位:労働時間・環境が不満だった(14%)
3位:同僚・先輩・後輩とうまくいかなかった(13%)
4位:給与が低かった(12%)
5位:仕事内容が面白くなかった(9%)
6位:社長がワンマンだった(7%)
7位:社風が合わなかった(6%)
7位:会社の経営方針・経営状況が変化した(6%)
7位:キャリアアップしたかった(6%)
10位:昇進・評価が不満だった(4%)

(出典:リクナビNEXT「退職理由の本音ランキング」:https://next.rikunabi.com/tenshokuknowhow/archives/4982/)

 

●職場のストレス要因ランキング

1位:上司との人間関係
2位:仕事の量が多い
3位:給与や福利厚生などの待遇面
4位:仕事の内容
5位:同僚との人間関係
6位:取引先との人間関係
7位;残業時間が多いまたは勤務時間が変則的
8位:部下との人間関係
9位:取引先からの無理なお願い
10位:噂話が絶えない

(出典:チューリッヒ生命「ビジネスパーソンの抱えるストレスを全国一斉調査」:https://www.zurichlife.co.jp/aboutus/pressrelease/2017/20170525)

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職場のコミュニケーション不足が発生する理由

コーチング・コミュニケーション

職場でコミュニケーション不足が発生する理由について説明します。多くの経営者や管理職が社員や部下のコミュニケーション能力の低さを指摘します。社員のコミュニケーション能力が低い可能性は高いですが、上司のコミュニケーション能力に問題がある可能性についても忘れてはいけません。

 

 

部下のコミュニケーション能力の問題

報連相が無い、会議で発言しないなどの原因は部下のコミュニケーション能力が低いからという理由があります。しかし、部下のコミュニケーション能力が上司のコミュニケーション能力として比較して低いのは当然です。そして、さまざまなタイプの部下が存在します。そのため上司には、部下のコミュニケーション能力にあわせて、コミュニケーションをとる能力がもとめられます。上司のコミュニケーション能力の課題は後述します。

部下の場合、コミュニケーション能力の課題として、「要点を上手く整理できない」「話すのが苦手」といった項目が挙げられます。これらの課題は、コミュニケーション能力のうち「話す力」です。「自分の考えを相手に理解できるように伝える力」が社員にはもとめられます。

これらの問題が発生する理由は、人それぞれ、これまでの体験や人生の経験から作られる個性が異なるということがあります。学生時代から人前で話す機会の多かった社員と一人で黙々行動するのが好きだった社員では「話す力」に差が生まれます。

「話す力」を高める方法は、「話す力」を高める研修セミナーの受講や、実践練習の場を増やすことがもとめられます。部下のコミュニケーション能力強化の取り組みを行っているにもかかわらず改善されないなら、上司のコミュニケーション能力の問題が考えられます。

 

 

上司のコミュニケーション能力の問題

部下の報連相が無い、会議で発言しないなどの原因は、逆に上司が抑制している場合もあります。威圧的な態度をとる、いつも怒っている、すぐに批判するなどの上司に対して、「話す力」が比較的高い部下であっても発言することを躊躇します。「聴く耳」を持たない上司がいる職場は、報連相や会議での発言などコミュニケーション不足が発生します。

上司には、部下が発言しやすい場づくりの力がもとめられるのです。それは、コミュニケーション能力のうち「聴く力」です。
上司に「聴く力」が無い場合、会社に不満があっても上司に相談すること無く退職することがあります。また、問題の隠ぺいなどが発生することがあります。 上司に報連相してもメリットどころかデメリットがあるからです。相談しても「我慢しろ」、提案しても「否定される」などがあると、上司に対して不信感が大きくなります。

多くの上司が、部下に上司の期待するレベルでの「話す力」をもとめます。しかし、基本的に部下の「話す力」は上司に比べては低いです。上司は部下に合わせて「聴く力」を発揮することが必要です。合わせられない場合、上司が部下を黙らせてしまい、部下の「話す力」の実践の場をつぶすことになります。そして、いつまでも職場のコミュニケーション不足が改善しないことになります。

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職場のコミュニケーション改善方法と進め方

コーチング・コミュニケーション

職場のコミュニケーション改善方法と進め方について説明します。大切なことは即効性があるものは無いということです。20年以上かけて積み重ねてきた社員のコミュニケーション能力が一瞬で改善することはありません。しかし、丁寧に継続することで確実にコミュニケーション能力は改善します。

 

 

職場のコミュニケーション改善方法

職場のコミュニケーション改善方法は、上司、先輩など上位の役職者から順にコミュニケーション能力を改善することです。 なぜなら、職場の雰囲気がピリピリした感じになるか、やわらかい感じになるかどうかは、上司のコミュニケーションの態度によるからです。コミュニケーションが活発に行われる発言しやすい職場づくりに上司のコミュニケーション能力改善が重要です。

上述したように上司はコミュニケーションの「話す力」が強いです。逆に「話す力」が無いと指示命令ができないので管理職になれないでしょう。上司に不足しているコミュニケーション能力は「聴く力」です。なぜなら、「聴く力」を学んだこともトレーニングをしたことが無いからです。 「話す力」は指示命令など相手を論破するときに効果を発揮します。しかし、逆の効果として「相手を黙らせる」という効果もあります。

そのため、強力な「話す力」は、部下に「発言しても言い負かされるから」と雰囲気をつくる可能性があります。職場のコミュニケーションを改善するには、部下が発言しやすい環境をつくる必要があります。職場のコミュニケーションの改善は上司の役割です。

 

 

職場のコミュニケーション改善の進め方

職場のコミュニケーション改善の進め方は長期計画で行う必要があります。実践することは、上司のコミュニケーション能力「聴く力」の強化と部下が発言する場を仕組み化することです。 上司のコミュニケーション能力「聴く力」の強化をおこなう理由は上述した通りです。「聴く力」の強化は継続的な努力が必要になります。「聴く力」の強化方法はコーチング・コミュニケーションを学ぶことです。

そして部下が発言しやすい場は継続的に作らなければなりません。発言したときに「認められるか」「怒られるか」の体験の割合で、部下にとっての発言のしやすさが決まるからです。「発言を認めてもらえる機会」を時間をかけて蓄積していく必要があります。

上司にとって「認める力と聴く力」の強化をはかる方法がコーチング・コミュニケーションのトレーニングです。 「発言を認めてもらえる機会」を増やすオススメの仕組みが、1on1ミーティングとGood&Newです。

1on1ミーティングは大企業を中心に活用が広がっている面談方法です。仕組みはコーチングセッションと同じ方法が活用できます。上司がコーチング・コミュニケーションをトレーニングしつつ、1on1ミーティングやGood&Newの仕組みを取り入れることがオススメの改善方法になります。

 

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1の面談のことをいいます。通常の評価面談との違いは以下の通りです。

・目的は部下のモチベーションアップと主体的な行動を引き出すこと
・話すテーマは部下が決める
・話の主体は部下、上司は聴き役に専念
・週1回~月1回の高頻度で行う

1on1ミーティングは、上司の「聴く力」が無いと効果を発揮しません。高頻度で行うことにより、上司の「聴く力」のトレーニングになると共に、部下の「考える力」「話す力」が強化されます。

 

●Good&Newとは

Good&Newは毎日のグループミーティングで「24時間以内にあった良かったこと」を報告し合うものです。どんな些細なことでもメンバーは「認める」を行います。メンバーは毎日「発言する⇒認められる」を体験することになります。これを繰り返すことによって、メンバー同士認め合える関係が構築され、発言しやすい職場ができるという効果を狙います。

これらの仕組みを入れることで、部下が「積極的に発言しても良い」という職場の雰囲気を醸成します。大切なことは時間がかかるということです。根気よく1年以上継続してください。

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職場のコミュニケーション改善を習慣化しよう

人事評価制度

新型コロナウイルスの感染拡大によりテレワークの採用が広がりました。IT技術の進化により、コミュニケーション手段はますます便利になりつつあります。

しかしコミュニケーションの量が増えれば増えるほど、コミュニケーションの質の希薄化が懸念されます。そのため、コミュニケーションの基本である対面でのコミュニケーションの質の向上をはかる必要があります。コミュニケーションの質の向上をはかるためには、発言しやすい職場づくりがもとめられます。

発言しやすい職場は一朝一夕でできるものではありません。それが当たり前になるまで継続することが必要です。職場のコミュニケーション改善活動を仕組み化して習慣化しましょう。

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