テレワークで発生するコミュニケーション不足課題の対策方法

新型コロナウイルスの感染拡大対策として、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。

大企業、中小企業でテレワークが導入できるできないの問題が指摘されています。

たとえ、テレワークを導入できたとしても、新たな問題が生じると考えています。

コミュニケーション不足の問題です。

テレワークを導入したら、仕事の生産性が向上するように捉えられていますが、非効率になる可能性も高いです。

テクノロジーは進化はスピードアップしますが、人間はそれほど進化しません。

処理するデータ量の急増に追いつけない可能性があります。

「何でも話せる仲の良い同僚とのテレワーク」と、「関係性の薄い同僚とのテレワーク」では、仕事のしやすさが大きく異なります。

やり取りのしづらさからコミュニケーション不足が発生します。

実際、テレワークを辞める企業も増えているみたいです。

(参考：企業悩ますテレワーク、「縮小・やめた」2割　朝日調査：https://news.yahoo.co.jp/articles/54a13d215d311d72672885fcf00dce09e9a3a97e)

テレワークを導入するなら、今まで以上、リアルでの関係性強化が必要です。

もしくは、オンラインでもコミュニケーションの機会の増加がもとめられます。

テレワークのメリット・デメリット、コミュニケーション不足の課題の対策方法について説明します。

【コラム】チームワークの一体感を醸成するコミュニケーション方法

コロナウイルスの感染拡大でテレワークが広がっている

テレワークとは、「自宅などで、出社したときと同様の仕事をする方法」です。

テレビ会議システムやインターネットを暗号化したVPNの活用などで、職場と同じ環境を作ります。

以前からテレワークを活用する会社は存在しましたが、新型コロナウイルスの感染拡大で、テレワークはさらに大きく広がりそうです。

テレワークが広がる理由について、改めて説明します。

コロナウイルスの接触感染を防ぐ

新型コロナウイルスの感染は、感染者と会うと感染の可能性が高まります。

そして、コロナウイルスの感染者は、感染しているか気づかないまま職場にいます。

そうしているうちに感染が広がり、企業活動がすべてストップしてしまいます。

仕事が止まることによる損失の防止、社員の健康を守るために、自宅でもできる仕事であれば、できるだけテレワークを活用しようとなっています。

テレワーク用ツールが充実してきている

テレワークは、日本では遅れている方で、海外では普及が進んでいます。

日本もインターネット環境が整っており、ZOOMなどテレビ会議システムがツールが充実しています。

自宅に居ながら、グループでテレビ会議で仕事を進められます。

以前からもっとテレワークできたのでは？と感じます。

テレワークには、デメリットも存在するため、慎重になり、なかなか進まなかったのでしょう。

実際に、情報漏洩などのトラブルが発生しています。

【コラム】数値化できないコミュニケーション能力の目標設定方法と評価基準

テレワークのメリット・デメリット

新型コロナウイルスの感染拡大で、仕方がなくといった感じで、テレワークの活用が広がっています。

実際には、テレワークしたから、出社したのと同様のパフォーマンスできるかどうかは、仕事の種類に左右されるでしょう。

メンバー間のコミュニケーションが必要な仕事ほど、テレワークでの生産性を高めるのは難しくなるでしょう。

テレワークのメリット

テレワークをすると、基本的に生産性が高まります。

・通勤にかかる時間、コストが抑えられる

・オフィスに席が不要になるので、コストが抑えられる

・コストを抑えた上で、仕事が出社する場合と同様のパフォーマンスでできれば利益が増える

・通勤にかかる社員の疲労を抑えられる

・いつでもどこでもできるようになれば、災害など不測事態に応じた柔軟性が高まる

以上のようなメリットがあります。

テレワークのデメリット

テレワークは、生産性が高まるとはかぎりません。

テレワークがうまく機能すれば、会社側には大きなメリットがあるはずです。

それでも普及が広がっていないのは、それほど簡単にメリットが得られるわけではないからでしょう。

テレワークのデメリットを挙げてみます。

・社員のオンとオフの気持ちの切り替えが重要になる

・社員の監視が強化され、ストレスが大きくなるかもしれない

・部下の仕事の進捗が見えにくくなり、上司のストレスが大きくなる

・チームで仕事をする場合、対面でのコミュニケーションに比べると、まだかなりやりにくい

・情報漏洩など、セキュリティの問題が発生

・個人個人の通信環境によって、仕事がストップすることがある

・人間関係が希薄化する可能性がある

・チームとしての一体感が生まれにくい

・コミュニケーションの機会が減り、離職率が高まる可能性がある

・誰でも外でできる仕事に標準化されると、社員も自分自身の存在価値を高める行動がもとめられる

・社員の競争相手が全国に広がる

・外注でも可能となった場合、クラウドワークスなどフリーランスなどフリーランスに仕事を奪われる可能性がうまれる

日本で普及しない理由は、仕事の生産性高まらないからと考えられます。

もともとコミュニケーションが希薄であれば、さらにコミュニケーションが希薄化する恐れがあります。

どちらかといえば、日本企業では、デメリット面が顕在化してくるのではないかと感じます。

テレワークのコミュニケーションの問題と改善策

VR技術なども登場していますが、まだまだテレワークの環境は十分には整っていません。

各社員の家庭にテレビ会議用の大画面モニターなどがあれば、違うのかもしれません。

パソコンのような小さな画面を通してのコミュニケーションは、まだまだ大変です。

テレワークでのコミュニケーションの問題とは

コミュニケーションの目的は、情報共有するです。

そして重要なポイントは、発言者の意図までしっかり相手に伝えるです。

コミュニケーションは、対面の場合が、もっとも情報の質が良くなります。

しかし、現状、対面でのコミュニケーションでも、多くの問題があります。

・指示したのに思ったように伝わらない

・報連相がない

・メンバーが主体的に発言しない

・いつも否定批判する人がいる

職場にいても、すでにうまくコミュニケーションができていない場合があります。

メールなど文字でのコミュニケーションが増えているのも大きな原因です。

文字は感情などの情報共有ができないので、うまく意図が伝わらない場合があります。

文字は冷たく感じるといわれることもあります。

テレワークでは、テレビ会議システムで顔が見える場合が多いですが、対面に比べると、はるかに情報量が落ちます。

リアルですでに、コミュニケーションの問題がある場合、テレワークになるとさらに問題が大きくなるかもしれません。

コミュニケーションの質の悪化で、情報交換がスムーズにできないと、仕事の生産性が低下につながります。

テレワークでのコミュニケーションの改善策

テレワークでのコミュニケーションの改善策は、シンプルに次の2つです。

・コミュニケーションの機会を増やす

・個人個人のコミュニケーション能力を向上

テレワークであったとしても、メンバー間での、柔軟なコミュニケーションが必要です。

しかし、テレワークの場合、相手の状態が見えないので、「今、連絡とっても良いのか？」気を使うかもしれません。

コミュニケーションの機会が取りやすいように、ある程度ルールを定めるのが望ましいでしょう。

1日2，3回の進捗確認会議＋緊急連絡のようにルールを決めておけば、テレワークでも気を使う量を減らしてコミュニケーションが取れます。

テレワークだからこそ、発言しやすい環境を整えるのが大切です。

また、メンバー個人個人のコミュニケーション能力の強化が大切です。

ITツールの進化によって、「メールを送った」「LINEの既読が付いた」で、コミュニケーションが取れたと安心するケースが多くみられます。

メールが届いても、相手に誤解無く伝わったかどうかは別問題です。

ITツールに依存したコミュニケーションにならないことが大切です。

コミュニケーションの相手は、一人の人間なんだという「思いやり」が必要です。

【コラム】コミュニケーション能力とは-仕事で必要とされる理由と高める方法

テレワークはコミュニケーションの質がもとめられる

コロナウイルスの感染拡大によって、テレワーク導入の加速にスイッチが入りました。

テレワーク導入の流れは、コロナに関わらず、今後広がっていくでしょう。

しかし、テレワークが広がれば広がるほど、コミュニケーションの問題は大きくなるでしょう。

IT技術の進化によって、メールなどコミュニケーション手段は増えています。

手段が増えれば増えるほど、コミュニケーションの質の希薄化が進んでいるように感じます。

コミュニケーションの機会がどんなに増えても、1日は24時間から増えないからです。

1回1回のコミュニケーションの時間が短くなります。

批判し合うコミュニケーションの機会が増えても、余計に関係が悪くなります。

今後、コミュニケーションの質が、企業間の競争を左右するでしょう。

コミュニケーションの質を高めるには、コミュニケーションの質を高めるための施策を取り入れなければなりません。

弊社では、コミュニケーションの質の改善に、コーチング・コミュニケーション研修セミナーを実施しています。

ぜひご活用ください。