組織の生産性を高めるビジネスコミュニケーションの基礎知識

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

ビジネスコミュニケーションが大切な理由は、ほとんどの人が理解しています。

しかし、ビジネスコミュニケーションは改善されずいつまでも課題に残り続けています。

 

コミュニケーションが大切だと言い続け、社員に研修やセミナーを受講させているのになぜでしょうか?

 

ビジネスコミュニケーション力強化の壁は、「コミュニケーションを正しく理解できていない」「会社から仕事の結果のプレッシャー」などが存在するからです。

 

組織の生産性を高めるビジネスコミュニケーションの基礎知識を説明します。

 

 

【コラム】1on1ミーティングとは~目的とメリット・デメリット~

【目次】

 

ビジネスコミュニケーションとは

コーチング・コミュニケーション研修セミナー

ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスシーンで必要とされるコミュニケーションです。

 

面接での自己紹介、名刺交換、プレゼンテーション、ディスカッション、報連相、説明力、交渉力、説得力などビジネスのさまざまなシーンでコミュニケーション能力が必要です。

 

そして、どれも奥が深く複雑です。

 

ここでは、部下にもとめられるコミュニケーション能力上司にもとめられるコミュニケーション能力にわけて考えます。

 

 

 

 

 

 

部下のコミュニケーション能力

一般的に「社員のコミュニケーション能力が低い」という言葉は、「部下のコミュニケーション能力が低い」という言葉と同じ意味になっているように感じます。

 

もちろん上司のコミュニケーション能力が低い場合も存在します。

 

部下に必要なコミュニケーション能力は「話す力」です。

 

経営者や上司が「部下が報連相してこない」「「部下が会議で発言しない」などと悩むのは、部下のコミュニケーション能力の低いからと考えられています。

 

部下にもとめられるコミュニケーション能力とは具体的には次のようなスキルになります。

・報告、連絡、相談
・スピーチ
・プレゼンテーション
・自己主張
・ディスカッション
などです。

 

自己主張と重複しますが、「自分の考えを論理的にまとめ、相手に分かりやすく伝える力」が必要です。

加えてTPO(時間と場所と場合)を考慮に入れて適切に行う必要があります。(タイミングや言葉づかいなども含む)

 

 

 

 

 

上司のコミュニケーション能力

上司は基本的に部下にもとめられるコミュニケーション能力は習得しています。

上司に出世すると、必要なコミュニケーション能力が変わります。上司の仕事は「チームをまとめる」だからです。

 

上司に必要なコミュニケーション能力は「聴く力」です。

 

上司になると「指示、命令」といった説得力や交渉力などが必要になると考えられるかもしれません。

 

しかし、上司になる人はたいてい「指示、命令」する力はあります。

 

「命令に部下が従わない」「部下の反発が怖くて命令ができない」どちらの場合も原因は、部下との信頼関係がないからです。

 

信頼関係を築くのに必要なコミュニケーション能力が「聴く力」です

 

上司にもとめられるコミュニケーション能力とは具体的には次のようなスキルになります。

・傾聴力
・質問力
・フィードバック力

評価面談、1on1ミーティング、会議、指示命令などあらゆる場面で「部下を認め、モチベーションを引き出す力」が必要です。

 

とても重要なポイントですが、部下のコミュニケーション能力を強化できるかは、上司のコミュニケーション能力に左右されます。

 

部下が「報連相をしない」のではなく、上司が「報連相をさせない」場合もあるのです。

 

いつもイライラ、否定批判を繰り返す上司のもとでは、どんなに部下のコミュニケーション能力を強化しても効果を上げないでしょう。

 

社員のビジネスコミュニケーション能力を強化するなら、上司のコミュニケーション能力の優先をオススメします。

 

 

【コラム】メンタルヘルスとは~職場でメンタル不調者を出さない~

 

 

 

 

コミュニケーション能力強化の壁

コーチング・コミュニケーション

ビジネスコミュニケーション能力が必要と頭でわかっていながら、常に課題であり、改善されないのはどうしてだと思いますか?

 

ビジネスコミュニケーション能力の強化改善の壁を説明します。

 

 

 

 

 

コミュニケーションの基礎知識

コミュニケーションとは何でしょうか?

会話(カンバセーション)との違いは何でしょうか?

 

と質問されると、答えに悩む方が多いです。

 

コミュニケーションと会話を辞書で調べると次のようになっています。

 

会話とは
[名](スル)複数の人が互いに話すこと。また、その話。「会話を交わす」
(出典:コトバンク:デジタル大辞泉:https://kotobank.jp/word/会話-458771)

 

コミュニケーションとは
社会生活を営む人間が互いに意思や感情、思考を伝達し合うこと。言語・文字・身振りなどを媒介として行われる。「コミュニケーションをもつ」「コミュニケーションの欠如」
(出典:コトバンク:デジタル大辞泉:https://kotobank.jp/word/コミュニケーション-66186)

 

 

コミュニケーションは「意思、感情、思考」まで伝達が必要です。メールなど文字でのやりとりで本当にコミュニケーションがとれているでしょうか?

 

 

コミュニケーションは通信です。データの完全性(改ざんされていない)が重要です。

 

電子メールも文字化けで届いたら、コミュニケーションがとれていないとなります。

 

コミュニケーションが不完全になる責任は送り手に大部分存在します。受信側が持っていないアプリの形式のデータを送ってもファイルを開けません。

 

「ちゃんと聴いていたのか?」「何回言ったらわかるんだ!」というセリフを聴く機会があるかもしれません。

 

聴き手が怒られるケースが多いですが、コミュニケーションでは話し手の責任です。

 

相手に理解できるように伝えていないのが原因です。

 

これを理解していないと同じ失敗を繰り返しビジネスコミュニケーションは改善されないでしょう。

 

コミュニケーションの基本は「聴き手のレベルに合わせる」です。

 

外国人に日本語で伝えても理解してもらえない可能性が高いです。子どもに学者が専門用語で伝えても理解してもらえないでしょう。

 

ビジネスコミュニケーションを成功させるには、話し手は、聴き手のレベルを事前に理解しなければならないのです。

 

カギになるのが、「聴く力」になります。職場のビジネスコミュケーションを活発にするには、コミュニケーションの基礎知識をきちんと理解するのが大切です。

 

 

 

 

 

 

仕事の効率と成果のプレッシャー

ビジネスの世界ではコミュニケーションよりも、業績や成果を優先されがちです。

本来であれば、コミュニケーションが優先されるのが理想です。

 

職場で報連相が無い、会議で発言が無い、指示命令が通らないなどとなれば、仕事が進まなくなります。業績も成果も小さいものになる恐れがあります。

 

本来はコミュニケーションを優先されるべきなのですが、現実的には仕事の成果が優先されがちです。

 

上司自身も会社から結果をもとめられています。だから、部下が「指示・命令通りに動く」を期待します。

 

本来、上司は、部下のレベルに合わせて言葉を変えて指示、命令が必要です。

しかし、結果を出すプレッシャーがあるので、部下のレベルを確認せずに指示、命令など「話す力」に頼る傾向にあります。

 

部下は上司が話している内容を正しく理解できずにコミュニケーションに失敗します。

 

できる部下、できない部下が存在し、できない部下への不満が存在するかもしれません。

 

しかし、さまざまな部下の個性に合わせて、モチベーションを引き出し、部下をまとめる仕事が上司の役割です。

 

 

仕事の効率優先もビジネスコミュニケーションの壁となります。

 

イントラネット、グループウェア、テレワーク、ビジネスチャットなど、コミュニケーションツールは増え続けています。

 

IT技術の進化によってコミュニケーションの量はますます増えつづけています。

 

一見コミュニケーションが活発に行われているように見えますが、どんどん質が希薄化します。

 

1人当たりに関わるコミュニケーションの質が悪化する可能性が増えています。

 

業務の効率化を優先するあまりビジネスコミュニケーションが後回しにされる。

 

成果を急ぐあまりに話を聴く時間が少なくなる。このような理由でビジネスコミュニケーションが改善方向に進みません。

 

 

 

 

 

 

 

コミュニケーション能力強化

コーチング・コミュニケーション

ビジネスコミュニケーション能力強化は経営者や経営幹部のリーダーシップが欠かせません。

 

リーダーシップの存在が前提で、コミュニケーション能力強化の施策を説明します。上述したように上司と部下にわけて施策の設計が大切です。

 

どちらのコミュニケーション能力の強化に共通するのは、練習、トレーニングが必要だという点です。一朝一夕でコミュニケーション能力は強化できません。

 

 

 

 

 

 

部下のコミュニケーション能力強化

部下が必要なコミュニケーション能力は、「自分の考えを論理的にまとめ、相手に分かりやすく伝える力」です。

 

このコミュニケーション能力の強化方法はOJTとOFF-JTの両方をバランスよく組み合わせると良いでしょう。

 

OJTとは社内で仕事をしながら上司先輩に教えてもらう方法です。OFF-JTとは、企業研修など社外の講師に教えてもらう方法です。

 

営業力、プレゼンテーション能力、報連相など、何のコミュニケーション能力が必要なのか?社内で育成できるのか?を確認します。

 

社内で教育できるのであれば上司や先輩社員によるOJT、社内で教育できないのであれば、社外の研修などを活用したOFF-JTを行います。

 

大切なのはトレーニングです。「試して」「修正して」を何度も繰り返さない限り上達しません。

 

そこで大切なのは上司の「聴く力」です。

 

報連相やプレゼンテーションのたびに罵倒されるのでは、消極的になり、練習量が減少し、結果的に部下のコミュニケーション能力強化に失敗します。

 

部下がコミュニケーションのトレーニングしやすい環境の整備が大切です。

 

会議で発言を促す、朝礼などでスピーチ練習の機会をつくる、報連相しやすい場をつくるなど工夫して、部下のコミュニケーション能力強化を促します。

 

 

 

 

 

 

上司のコミュニケーション能力強化

上司が必要なコミュニケーション能力は「聴く力」です。具体的には以下の能力の強化が必要です。

・傾聴力
・質問力
・フィードバック力

「聴く力」の強化方法、企業研修の活用などOFF-JTがメインになります。

 

「聴く力」強化にはコーチング・コミュニケーションを学ぶ研修セミナーがオススメです。

 

コーチング・コミュニケーションとは、コーチングスキルを活用したコミュニケーションスキルです。

 

コーチングスキルとは「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されるスキルです。コーチング・コミュニケーションのトレーニングによって「聴く力」が強化されます。

 

注意点は次のものになります。

・「聴く力」は難しいという意識が大切です。

・難しいので長期的なトレーニングが必要です。

・能力強化に時間がかかります。仕事の成果を優先した場合、ふりだしに戻る可能性があります。

・仕事である以上、成果も大切。会社との相互理解が大切です。

 

 

「聴く力」の強化により組織内のコミュニケーションが活発になります。

次のようなメリットが期待できます。

・発言のしやすい職場づくり

・評価面談の効果アップ

・1on1ミーティングの効果アップ

・会議での発言が活発になる

・仕事の生産性が高まる

・部下のモチベーションアップ

・ワンチームをつくれる

 

職場のコミュニケーションを改善できるかどうかは上司のコミュニケーション能力に左右されます。

 

 

【コラム】ハードスキルとソフトスキルの違い~メリット・デメリット~

 

 

 

 

会社の協力が必要

コーチング・コミュニケーション

IT技術の進化のスピードがますます速くなってきます。

結果、私たちが一日に処理しなければならない情報量も増えてきます。

 

質の高いコミュニケーションを行うには、個々のコミュニケーション能力の強化が大切です。

 

 

ビジネスコミュニケーションが必要だとは、大昔から言われ続けてきました。

それでも改善されないのは会社、経営者の協力が少ないからです。

 

サンリオピューロランドをV字回復させた小巻亜矢館長が意識したのは社員の話をしっかり聴くところからだったそうです。

 

トップの考え方が変われば、会社が変わる良い例だと思います。

 

上からプレッシャーをかけられている状態では中間管理職も聴くのが難しいでしょう。

 

組織風土に「聴く仕組み」の導入が大切です。まず経営者、管理職の「聴く力」強化に取り組んでください。

 

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】