ビジネスコミュニケーション～チームワークの強化方法～
コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークの活用が広がっています。そこで、ますますコミュニケーションの重要性に気づかされたのではないでしょうか。
ビジネスでは、コミュニケーションがどれだけ活発に行えるかによって生産性が左右されからです。コミュニケーションの質により、チームワークの強さが変わります。
ビジネスコミュニケーションの方法はIT技術などの進歩によって大きく変わりますが、基本は変わりません。「話す力」と「聴く力」の強化です。
カギとなるのは「聴く力」です。「聴く力」が強くないと、「話す力」が発揮されないからです。
ビジネスコミュニケーションと「聴く力」の重要性について説明します。
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| 【目次】 |
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスコミュニケーションとは、その名のとおりビジネスで用いられるコミュニケーションです。
プライベートとのコミュニケーションとの大きな違いは、価値観の異なる人とのコミュニケーションの機会が多くなる点です。
プライベートでは、ある程度コミュニケーションの相手を選べますが、ビジネスになると相手を選べません。
ビジネスコミュニケーションは、柔軟な対応力がもとめられます。
ビジネスコミュニケーションもプライベートなコミュニケーションも、共通して必要なのは「自分の考えを相手に伝える力」と「相手の考えを理解する力」です。
自分の考えを相手に伝える力
自分の考えを相手に伝える力は「話す力」「伝える力」です。
コミュニケーション能力強化は、「どうやったら上手く伝えられるのだろうか」「話がうまくなりたい」など、多くの人が「話す力」を意識しトレーニングします。
子供のころから「自己紹介」「スピーチ」「プレゼンテーション」「面接練習」「ディスカッション」などで、どうやって自分の考えを相手に伝えるかトレーニングしてきています。
多くの方が一定レベル以上の「話す力」があります。しかし、「職場で上手く伝わらない」と指摘されるかもしれません。
相手の考えを理解する力
相手の考えを理解する力は「聴く力」です。多くの方が「話す力」に重点を置き、忘れられがちなのが「聴く力」です。
「聴く力」とは「集中して耳を傾ける力」ではありません。「相手にたくさん本音で話してもらう力」です。
「聴く力」があるかどうかは、「部下や後輩が気兼ねなく報連相してくるか」「会議で参加メンバーが活発に発言しているか」などで確認できます。
「聴く力」が無いと、相談なく突然社員が退職する、メンタルヘルス悪化で休職などが発生します。
逆に自分自身が「話す力」を発揮するには、相手に「聴く力」が必要なのです。
チームワークを強化する、組織の一体感をつくりたいなら「聴く力」の強化は欠かせません。
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ビジネスコミュニケーションがもとめられる理由
ビジネスコミュニケーションがもとめられる理由は「生産性向上」です。
仕事はチームで行うのがほとんどです。チームメンバー間で情報交換が行われない場合、仕事が進まなくなります。
仕事がスムーズに進むかどうかは、会社の業績に影響します。チームで仕事をする以上、チームワークの強化がもとめられます。
チームワークの強化
会社は小さなチームの集合体です。
各チームの結束力、一体感の強さが仕事の効率を左右します。
会社にとってチームワーク強化は大きな課題です。チームビルディング、ワンチーム、組織力強化、組織の一体感を醸成するなどさまざまな表現であらわされます。
チームワーク強化のヒントとして「バーナードの組織の3要素」が存在します。
・共通目的
・協働意欲
・コミュニケーション
チームワークの強い野球チームをイメージしてみます。
「優勝する！」との魅力的な共通目的に、メンバーは協力しようと協働意欲が高いです。コミュニケーションを活発に行います。
これら3つの要素の強化が、チームワーク強化につながります。
人間関係の悪化がチームワークを弱くする
逆にチームワークを弱くするものを考えてみます。
チームワークを弱くするものは、社員の協働意欲を失わせるものです。モチベーションを低下させるストレス要因です。
職場のストレスによって社員が精神疾患に陥り、休職してしまうと生産性が低下します。職場のストレスによって社員が退職してしまうと、生産性が低下します。
問題が発生した職場は、他の社員のモチベーションにまで悪影響を及ぼします。
職場のストレス要因、社員が退職する理由のランキング上位にあるのが人間関係です。人間関係の悪化がチームワークを弱くします。
人間関係の悪化はコミュニケーションの質の悪化により発生します。職場の人間関係を良くするにもビジネスコミュニケーションの強化が必要なのです。
ビジネスコミュニケーションの壁を取り除く
ビジネスでコミュニケーションの重要性は誰もがわかっています。
しかし、わかっていながら改善が進まないのがビジネスコミュニケーションです。ビジネスコミュニケーションには大きな壁が存在するからです。
コミュニケーションの壁
コミュニケーション能力強化の難しさ
コミュニケーション能力の強化は難しいです。
「コミュニケーションをしっかりしなさい」だけで済ませようとします。コミュニケーション研修も1日か2日で終わるものが数多く存在します。
「わかる」と「できる」では全然異なります。コミュニケーション能力の強化には、数ヵ月トレーニングが必要です。
成果を優先する
「コミュニケーション能力強化⇒チームワーク強化⇒生産性向上⇒業績アップ」の流れが基本になります。
しかし、コミュニケーション能力強化は時間がかかります。成果優先でコミュニケーションは後回しにされがちです。
「指示命令で強制的に仕事をさせる⇒モチベーション低下⇒チームワーク低下⇒生産性低下⇒業績低迷」の流れになると大変です。
報連相をさせない空気
ビジネスコミュニケーションの大きな要因として、「聴く力」の弱さがあります。「聴く力が無い＝相手に発言させない」となります。
「部下が報連相しない」「会議で発言しない」課題を耳にしますが、「しない」のではなく「させない」「できない」場合もあります。
・報連相したら怒られる
・提案したら仕事と責任が増える
・発言しても声の大きい人がねじ伏せてくる
・発言するだけ無駄
・パワハラ、セクハラがある
・無視される
などの環境があるとすれば、「話す力」を発揮しようとしません。
「話す力」を強化するビジネスコミュニケーション研修を受講したとしても、社内が発言しにくい雰囲気があるならば、研修の効果は生まれないでしょう。
聴く力に重点
職場のコミュニケーションを活発にしたいのであれば、「発言しやすい環境づくり」が欠かせません。
「発言しやすい環境」は社員の「聴く力」の強化によって生まれます。ビジネスコミュニケーションは「聴く力」に重点を置くべきです。
特に「聴く力」が必要なのは、役職が上位の人物になります。
その職場が発言しやすいかどうかはリーダーの「聴く力」にかかっているからです。
部下の間は、「自分の考えを相手に伝える力」がもとめられます。上司になると「メンバーの考えを理解してあげる力」がもとめられます。
部下の「話す力」を強化するには、部下の話す機会を増やす上司の「聴く力」が欠かせません。
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コーチング・コミュニケーション
ビジネスコミュニケーションと一言でいっても、さまざまな分野があります。
ビジネスマナーから始まり、プレゼンテーション、営業力や交渉術などもあるでしょう。
それらも大切ですが、まずコミュニケーションの基本が大切です。コミュニケーションの基本といえば「話す力」と「聴く力」です。
また、ビジネスで大切なのはチームワークです。チームワークで大切なのは「人間関係」です。
人間関係をよくするには、「相手を理解してあげよう」との力が必要になります。それが「聴く力」です。
大きな問題は、「聴く力」の強化が難しい点です。多くの方が教えてもらった経験がありません。「ちゃんと聴きなさい」と言われたぐらいでしょう。
「聴く力」の強化方法として、コーチング・コミュニケーションのトレーニングをオススメしています。聴く力に重点をおいたコミュニケーションスキルです。
