ビジネスコミュニケーションの目的と改善方法

ビジネスではコミュニケーションが必須です。

 

仕事を依頼するのも、納品するのもコミュニケーションが必要です。チームで仕事をするなら、コミュニケーションが無ければ仕事が進みません。

 

指示命令、報連相、プレゼンテーション、交渉、説得、営業、評価面談など、あらゆるシーンでコミュニケーションがもとめられます。

 

つまりコミュニケーションの質が仕事の成果を左右します。

コミュニケーションが重要だとは、常に言われてきました。しかし、いつまでも改善しません。

 

年齢を重ねればコミュニケーションが上達するというものでもありません。

ビジネスでのコミュニケーションの目的と重要性、改善方法について説明します。

 

 

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【目次】

 

チームの一体感が崩れている

ストレスケア

会社は事業部・部・課単位に分けられて組織化されています。

各チームにリーダーを設けて、チームをまかせます。

好業績を出せるチームになれるかはリーダー次第です。

 

リーダーによっては、チームビルディングに失敗することがあります。

 

・指示が通らない
・メンバーが発言しない
・メンバーが協力し合わない
などなど

 

 

 

 

 

モチベーションの温度差が大きくなる

仕事をやる人とやらない人の温度差が大きくなると、仕事に対する姿勢・モチベーションに格差が大きくなっています。

リーダーは仕事をやる人に業務を依頼します。まじめな人に業務負担が増加します。

 

頑張る人を疲弊させ、モチベーションの低下につながるのです。最悪、メンタルヘルスを悪化させてウツになります。

 

仕事をやらない人は「楽してお金をもらえた方が得」としか考えてないのかもしれません。

仕事をがんばるほど損をすると考えるチームができているのです。そうなるとチームの生産性は最悪の状態になります。

 

 

 

 

 

 

責任の擦り付け合いが起きる

仕事を頑張るほど損をするチームでは、現状維持バイアスが強くなります。新しいことにチャレンジしようとすると、仕事を頑張らなければならなくなるからです。

 

だから新しい提案がでてきたら全力で否定します。「失敗したら誰が責任をとるんだ?」と。もしくは関わらないように見てみぬふりをします。

 

新しいことを始めることにメリットを感じないからです。失敗したら責任をとらなければならないので、デメリットしか感じません。

 

そうして消極的なチームができあがり、生産性は低迷します。

 

 

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コミュニケーション不足が原因

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「モチベーションに温度差がある」「責任の擦り付け合いが発生する」はコミュニケーション不足が原因です。

 

 

 

 

目標が共有できていない

モチベーションが上がらないのは「何のために」仕事をするのかわからないからです。

 

特に目的がなければ「お金のため」だけになります。「お金のため」だけになれば、次は「いかに少ない労力」でとなります。だから仕事をやらない人が出てくるのです。

 

チームの目的、目指すべき目標が魅力的でないのかもしれません。魅力的な目標があっても、チームメンバーが知らないのかもしれません。

 

多くの人は自分自身にメリットがなければ動きません。仕事を頑張ったら頑張っただけのメリットがあると伝えられていますでしょうか?

 

上司も、両親も、「あなたのため」という言葉を使いますが、信じてもらえなければ伝わりません

 

多くの場合、魅力的であるかどうかにかかわらず、各チームに目標はあります。しかし、コミュニケーションができていないから、チームの目的・目標を知らないのです。

 

「会議で伝えた」「メールを送信した」だけでコミュニケーションとったと思っているのが大きな要因です。

 

 

 

 

 

認め合う組織風土ができていない

「認め合う組織風土」「粗探しし合う組織風土」では、チームの生産性は大きく異なります。

 

人は基本的に傷つくことを恐れます。そのため、失敗や責められることを回避しようとします。失敗したくないのでチャレンジはしません。否定されたくないので会議では発言しません。

 

私たちは基本的にネガティブな面がフォーカスされます。

・30分早く出社しても褒められないけど、5分遅刻したら怒られる
・報告書はミスが無くても褒められませんが、ミスがあれば怒られる


同じことをしても、怒られる可能性の方が多いのです。

もしチームの生産性を上げたいと考えるなら、「認め合う」「感謝し合う」組織風土をつくる必要があります。

 

 

 

 

 

 

ビジネスコミュニケーションとは

コーチング・コミュニケーション

ビジネスシーンでは、コミュニケーション能力を高めなさいと言われます。コミュニケーション能力がビジネスの成果を左右するからです。

 

 

 

報告・連絡・相談

会社に入って、まずもとめられるのが「報告」「連絡」「相談」の報連相です。

 

報連相が無いと業務がスムーズが進みません。問題が見つかっても、報告がされなければ、上司は問題に気がつきません。

上司が問題に気がつかないと、問題解決が後手に回ることになります。

 

 

 

 

 

自分自身の考えを伝える

会社に入ると、自分自身の考えをしっかり伝えることをもとめられます。

 

営業など、自社商品の魅力を、お客様に伝えることも同様でしょう。どんなに素晴らしいアイデアなどを持っていても、相手に正しく伝えられなければ、何もしていないのと同じです。

 

そのため、スピーチやプレゼンテーション、交渉力などが必要になります。

 

 

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コミュニケーションの基礎知識

コーチング・コミュニケーション

多くの方がコミュニケーション能力をトレーニングしています。

しかし、いまだにコミュニケーション不全が発生しています。

 

いつまでも改善しないのは、コミュニケーションの基礎を正しく理解していないためです。

 

 

 

 

コミュニケーション能力とは

多くの方が、「会話」と「コミュニケーション」の違いを説明できません。コミュニケーションの目的は「共有」するです。自分の考えを相手にも「共有」してもらうことが目的です。

 

そのためには、相手にわかる言葉を使わないといけません

 

どんなに頭の良い学者が専門用語を使いながら丁寧に説明しても、子どもはわからないでしょう。

相手のレベルに合わせてコミュニケーションをとらなければなりません。

 

 

 

 

 

「話す力」と「聴く力」

コミュニケーション不全が発生する理由は、「自分の言うことを、相手はわかってくれるだろう」との思い込みが生じるからです。

 

「なるべく早く」という言葉も、具体的に伝えないと、相手のなかの「なるべく早く」の解釈とズレが生じる場合があります。

 

伝える前に、相手の価値観や理解レベルを先に把握しなければならないのです。

 

そのために必要な力が「聴く力」です。「聴く力」の必要性を十分に理解しなければなりません。

コミュニケーションは通信です。「話す力」と「聴く力」の双方向があって初めて成り立つのです。

 

 

 

 

 

「聴く力」を強化する

コーチング・コミュニケーション

「聴く力を強化してください」と言われたら何をしますか?

 

多くの方が聴き方のトレーニング方法を習ったことがありません。「聴く力」の強化方法としてコーチングをおすすめします。

 

 

 

 

コーチングスキルを学ぶ

コーチングとは、聴くに重点をおいたコミュニケーションスキルです。

コーチングスキルは、「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されています。

 

これらをトレーニングして強化することで、「聴く力」の強化が行われます。

 

 

 

 

トレーニングを継続する

聴く力を強化する上での注意点は、ものすごくトレーニングが必要ということです。

いきなり「話す力」が上達しないのと同様に、「聴く力」も上達まで時間がかかります。

 

コミュニケーションは日本語で行われるため、聴く力が無くても分かった気になります。

そのためトレーニングを辞めてしまう方も多いですが、それでは上達しません。長時間のトレーニングが必要です。

 

 

 

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コミュニケーションとコーチングの関係

コーチングスキル

「認め合う」「感謝し合う」組織風土をつくるには、メンバー全員(特にリーダー)がコーチングスキルを取り入れたコミュニケーションを習得する必要があります。

 

「コミュニケーションとは」「コーチングとは」の補足説明をします。

 

 

 

 

コミュニケーションとは

まずコミュニケーションが上手くいかない原因は、コミュニケーションの目的を理解していないからです。

 

だからコミュニケーションは一方通行になりがちです。

実際、メールで連絡したら完了したと思っている人も多いです。

 

コミュニケーションの目的は「共有する」です。

 

そして「共有」するものは言葉だけではありません。その言葉の裏に含まれる意味や感情も含めて共有される必要があるのです。

 

実際「そんなつもりで言ったのではないのに・・」と誤解された経験があるのではないでしょうか。

コミュニケーションの目的を理解していないので、いつまでたっても改善の力がはたらきません。

 

だから常にコミュニケーションは課題と言われ続けています。

 

コミュニケーションは聴き手が理解できるような表現で伝える必要があります。そのため、相手に伝える前に相手のレベルを理解する必要があります。

 

相手のレベルを理解するために必要な力が「聴く力」です。「聴く力」を強化するために、有効なスキルがコーチングスキルなのです。

 

 

 

 

コーチングとは

コーチングとは、「傾聴」「質問」「フィードバック」スキルを活用して相手から話を引き出すスキルです。相手から本音を引き出すことを目的としたスキルです。

 

コーチングセッションでは会話の9割を相手が話す時間にすることを目指します。相手のレベルを理解するためには、相手にたくさん話をしてもらう必要があります。

 

だからコーチングスキルを活用することが有効なのです。コーチングは「聴く力」に重点を置いています。

取り入れることで、「話す」と「聴く」双方向のコミュニケーションがとることができます。

 

ところで本音で話してもらうためには何が必要でしょうか。提案しても「否定される」「怒られる」などで発言するモチベーションがなくなった職場を多く耳にします。

 

メンバー全員に話をしてもらうためには、発言しても安全という風土を作らなければなりません。

その発言しやすい環境づくりもコーチングスキルには含まれています。

 

だからコーチングスキルをコミュニケーションに活用すると、発言が活発なチームをつくることができるのです。

 

 

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コミュニケーションが活発な組織づくり

廃業

組織で仕事をする以上、ビジネスコミュニケーションは必須です。

ビジネスコミュニケーションの目的は仕事の生産性アップです。

 

しかし、多くの職場でコミュニケーション不全を起こしています。そして、改善が見られません。

 

改善が進まない理由は、「コミュニケーション=話す力」との思い込みです。

相手を論破し、説得することがコミュニケーション能力と勘違いすると、論破される側は嫌な思いをします。

 

コミュニケーションが活発な職場づくりには、信頼関係が欠かせません。信頼関係をつくるためには、話を聴く力が欠かせません。

 

コミュニケーションにコーチングスキルを取り入れ、聴く力を強化してください。

 

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