ビジネスコミュニケーションの目的と改善方法

経営相談

仕事が思うように進まない。上司のせい、部下のせいなどと感じるかもしれませんが、結論的にはコミュニケーション能力の問題です。スムーズにコミュニケーションがとれたらビジネスの効率は向上します。コミュニケーションが課題と言われながらどうして改善しないのでしょうか。原因と対策方法について説明していきます。

【部下のモチベーションを引き出すコーチングスキル】

【目次】

 

チームの一体感が壊れていく・・

ストレスケア

会社は事業部・部・課単位に分けられて組織化していく。各チームにリーダーを設けて、チームをまとめていく。好業績を出せるチームになれるかはリーダーのチームビルディング手腕にかかっています。リーダーによっては、チームビルディングに失敗することがあります。

・指示が通らない
・メンバーが発言しない
・メンバーが協力し合わない
などなど

チームでの業務に支障がでる場合、どのようなことが起こっているのか説明します。

 

モチベーションの温度差が大きくなる

仕事をやる人とやらない人の温度差が大きくなると、メンバーの仕事に対する姿勢・モチベーションに格差が大きくなっています。そうなるとリーダーは仕事をやる人に業務を依頼します。そして、やる人に業務負担が増加します。それがやる人を疲弊させ、モチベーションの低下につながるのです。最悪、メンタルヘルスを悪化させてウツになったりします。

仕事をやらない人は「楽してお金をもらえた方が得」としか考えてないのかもしれません。仕事をがんばるほど損をすると考えるチームができているのです。そうなってしまうとチームの生産性は最悪の状態になります。

 

責任の擦り付け合いが起きる

仕事を頑張るほど損をするチームでは、現状維持バイアスが強くなります。新しいことにチャレンジしようとすると、大きな労力が必要だからです。だから新しい提案がでてきたら全力で否定します。「失敗したら誰が責任をとるんだ?」と詰めます。もしくは無関心になるのです。

それは新しいことを始めることにメリットを感じないからです。また失敗したら責任をとらなければならないので、デメリットしか感じません。そうして消極的なチームができあがり、生産性は低迷します。

【部下のモチベーションを引き出すコーチングスキル】

 

コミュニケーション不足が原因

視野を広げるために、こうあるべきから解放する

「モチベーションに温度差がある」「責任の擦り付け合いが発生する」はコミュニケーション不足が原因です。どのようなことが起きているのか説明します。

 

目標が「魅力的でない」もしくは「共有できていない」

モチベーションが上がらないのは「何のために」仕事をするのかわからないからです。

それがなければ「お金のため」だけになります。「お金のため」だけになれば、次は「いかに少ない労力」でとなります。だから仕事をやらない人が出てくるのです。チームの目的、目指すべき目標が魅力的でないのかもしれません。魅力的な目標があっても、チームメンバーが知らないのかもしれません。

多くの人は自分自身にメリットがなければ動きません。仕事を頑張ったら頑張っただけのメリットがあると伝えられていますでしょうか?多くの場合、魅力的であるかどうかはわかりませんが、各チームに目標はあります。それを共有するコミュニケーションができていないから、チームの目的・目標を知らないのです。

「会議で伝えた」「メールを送信した」だけでコミュニケーションができていると思っているところが大きな要因です。

 

認め合う組織風土ができていない

「認め合う組織風土」「粗探しし合う組織風土」では、チームの生産性は大きく異なります。人は基本的に傷つくことを恐れます。そのため、失敗や責められることを回避しようとするのです。だから失敗したくないのでチャレンジはしません。否定されたくないので会議では発言しません。

私たちは基本的にネガティブな面がフォーカスされます。
・30分早く出社しても褒められないけど、5分遅刻したら怒られる
・報告書はミスが無くても褒められませんが、ミスがあれば怒られる
同じことをしても、怒られる可能性の方が多いのです。

もしチームの生産性を上げたいと考えるなら、「認め合う」「感謝し合う」組織風土をつくる必要があります。

【部下のモチベーションを引き出すコーチングスキル】

 

ビジネスコミュニケーションとは

コーチング・コミュニケーション

ビジネスをしていると、あらゆるところでコミュニケーション能力を高めなさいと言われます。それだけビジネスにおけるコミュニケーション能力の必要性が高いということです。
ビジネスで使うコミュニケーションというとどのようなものが考えられるでしょうか。

 

報告・連絡・相談

会社に入って、まずもとめられるのが「報告」「連絡」「相談」の報連相です。報連相が無いとスムーズが進まないからです。問題が見つかっても、報告がされなければ、上司は問題に気がつきません。

上司が問題に気がつかないと、問題解決が後手に回ることになります。

 

自分自身の考えを伝える・営業など

会社に入ると、自分自身の考えをしっかり伝えることももとめられます。営業など、自社商品の魅力を、お客様に伝えることも同様でしょう。どんなに素晴らしいアイデアなどを持っていても、相手に正しく伝えられなければ無いのと同じです。

そのため、スピーチやプレゼンテーション、交渉力などが必要になります。

【ビジネスの生産性を高めるコーチング・コミュニケーションについて】

 

 

コミュニケーション不全が発生するポイント

コーチング・コミュニケーション

多くの方がコミュニケーション能力をトレーニングしています。しかし、いまだにコミュニケーション不全が発生しています。

コミュニケーション能力強化を必要とされているのですが、いつまでも改善しないのはコミュニケーション能力について正しく理解していないためです。

 

コミュニケーション能力とは

多くの方が、「会話」と「コミュニケーション」の違いを説明できません。コミュニケーションの目的は「共有」するです。自分の考えを相手にも「共有」してもらうことが目的です。

そのためには、相手にわかる言葉を使わないといけません。どんなに頭の良い学者が専門用語を使いながら丁寧に説明しても、子どもはわからないでしょう。子どもに合わせてコミュニケーションをとらなければなりません。

 

「話す力」だけでなく「聴く力」も

コミュニケーション不全が発生する理由は、「これぐらいなら相手がわかってくれるだろう」という思い込みで話すからです。「なるべく早く」ということも、具体的に伝えないと、相手のなかの「なるべく早く」とズレが生じる場合があります。伝える前に、相手の価値観や理解レベルを先に理解しなければならないのです。

そのために必要な力が「聴く力」です。「聴く力」の必要性を十分に理解しなければなりません。コミュニケーションは通信です。「話す力」と「聴く力」の双方向があって初めて成り立つのです。

【ビジネスの生産性を高めるコーチング・コミュニケーションについて】

 

 

「聴く力」を強化するポイント

コーチング・コミュニケーション

それでは、「聴く力」を強化してください。ということになるのですが、多くの方が「聴く力」の強化方法を知りません。

「どうやって伝えるか」の必要性ばかりに意識が向いて、聴くを忘れてきたからです。

 

コーチングスキルを学ぶ

「聴く力」の強化方法として、コーチングスキルをオススメしています。コーチングとは、聴くに重点をおいたコミュニケーションスキルです。コーチングスキルは、「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されています。これらをトレーニングして強化することで、「聴く力」の強化が行われます。

 

コーチングスキルのトレーニングを徹底する

コーチングスキル、聴く力を強化する上での注意点は、ものすごくトレーニングが必要ということです。

いきなり「話す力」が上達しないのと同様に、「聴く力」も上達まで時間がかかります。コミュニケーションは日本語で行われるため、聴く力が無くても分かった気になります。そのためトレーニングを辞めてしまう方も多いですが、それでは上達しません。徹底的にトレーニングが必要です。

【ビジネスの生産性を高めるコーチング・コミュニケーションについて】

 

コーチングスキルをコミュニケーションに取り入れる

コーチングスキル

「認め合う」「感謝し合う」組織風土をつくるには、メンバー全員(特にリーダー)がコーチングスキルを取り入れたコミュニケーションを習得する必要があります。その理由を説明します。

 

コミュニケーションとは

まずコミュニケーションが上手くいかない原因は、コミュニケーションの目的を理解していないからです。だからコミュニケーションは一方通行になりがちです。実際、メールで連絡したら完了したと思っている人も多いです。コミュニケーションの目的は「共有」することです。そして「共有」するものは言葉だけではありません。その言葉の裏に含まれる意味や感情も含めて共有される必要があるのです。

実際「そんなつもりで言ったのではないのに・・」と誤解された経験があるのではないでしょうか。コミュニケーションの目的を理解していないので、いつまでたっても改善への力がはたらきません。だから常にコミュニケーションは課題と言われ続けています。

コミュニケーションは聴き手が理解できるような表現で伝える必要があります。そのため、聴き手のことを伝える前に理解する必要があります。聴き手のことを理解するために必要な力が「聴く力」です。「聴く力」を強化するために、有効なスキルがコーチングスキルなのです。

 

コーチングとは

コーチングとは、「傾聴」「質問」「フィードバック」スキルを活用して相手から話を引き出すスキルです。相手から本音を引き出すことを目的としたスキルです。そしてコーチングは会話の9割を相手が話す時間にすることを目指します。相手のことを理解するためには、相手にたくさん話をしてもらう必要があります。だからコーチングスキルを活用することが有効なのです。コーチングは「聴く力」に重点を置いています。取り入れることで、「話す」と「聴く」双方向のコミュニケーションがとることができます。

ところで本音で話してもらうためには何が必要でしょうか。提案しても「否定される」「怒られる」などで発言するモチベーションがなくなった職場を多く耳にします。メンバー全員に話をしてもらうためには、発言しても安全という風土を作らなければなりません。その発言しやすい環境づくりもコーチングスキルには含まれています。だからコーチングスキルをコミュニケーションに活用すると、発言が活発なチームをつくることができるのです。

【部下のモチベーションを引き出すコーチングスキル】

 

 

コーチング・コミュニケーションを取り入れる

廃業

チームの生産性を上げるために、原因から対処法まで説明してきました。コミュニケーション不全の大きな理由は、自分は悪くないという考え方です。自分は伝えたから、理解しなかった相手が悪いと言っているかぎり何も改善しません。コーチング・コミュニケーションを学ぶと、いかに相手の話を聴かずに自分の主張ばかり言っていたか気づきます。

そのままではチームが壊れていくでしょう。ぜひ一体感ある組織づくりのためにコーチング・コミュニケーションを取り入れてください。

【部下のモチベーションを引き出すコーチングスキル】