ビジネスコミュニケーションの目的と改善方法

ビジネスでは、コミュニケーションが必須です。

仕事を依頼するのも、納品するのも、コミュニケーションが必要です。

チームで仕事をするなら、コミュニケーションが無ければ仕事が進みません。

指示命令、報連相、プレゼンテーション、交渉、説得、営業、評価面談など、あらゆるシーンでコミュニケーションがもとめられます。

つまり、コミュニケーションの質が、仕事の成果を左右します。

コミュニケーションが重要だとは、常に言われてきました。

しかし、いつまでも改善しません。

年齢を重ねればコミュニケーションが上達する、というものでもありません。

ビジネスでのコミュニケーションの目的と重要性、改善方法について説明します。

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チームの一体感が崩れている

会社は、事業部・部・課単位に分けられて、組織化されています。

各チームにリーダーを設けて、チームをまかせます。

好業績を出せるチームになれるかは、リーダー次第です。

リーダーによっては、チームビルディングに失敗することがあります。

・指示が通らない

・メンバーが発言しない

・メンバーが協力し合わない

などなど

モチベーションの温度差が大きくなる

仕事をやる人とやらない人の温度差が大きくなると、仕事に対する姿勢・モチベーションに格差が大きくなっています。

リーダーは、仕事をやる人に業務を依頼します。

まじめな人に、業務負担が集中します。

頑張る人を疲弊させ、モチベーションの低下につながるのです。

最悪、メンタルヘルスを悪化させて、ウツになります。

仕事をやらない人は、「楽してお金をもらえた方が得」としか考えてないのかもしれません。

「仕事をがんばるほど損をする」と考えるチームができているのです。

そうなると、チームの生産性は最悪の状態になります。

責任の擦り付け合いが起きる

仕事を頑張るほど損をするチームでは、現状維持バイアスが強くなります。

新しいことにチャレンジしようとすると、仕事を頑張らなければならなくなるからです。

だから、新しい提案がでてきたら全力で否定します。

「失敗したら誰が責任をとるんだ？」と。

もしくは、関わらないように、見てみぬふりをします。

新しいことを始めることに、メリットを感じないからです。

失敗したら責任をとらなければならないので、デメリットしか感じません。

そうして消極的なチームができあがり、生産性は低迷します。

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コミュニケーション不足が原因

「モチベーションに、温度差がある」

「責任の擦り付け合いが、発生する」

それらは、コミュニケーション不足が原因です。

目標が共有できていない

モチベーションが上がらないのは、「何のために」仕事をするのかわからないからです。

特に目的がなければ、「お金のため」だけになります。

「お金のため」だけになれば、次は、「いかに少ない労力」でとなります。

だから、仕事をやらない人が出てくるのです。

チームの目的、目指すべき目標が、魅力的でないのかもしれません。

魅力的な目標があっても、チームメンバーが知らないのかもしれません。

多くの人は、自分自身にメリットがなければ動きません。

仕事を頑張ったら、頑張っただけのメリットがあると、伝えられていますでしょうか？

上司も、両親も、「あなたのため」という言葉を使いますが、信じてもらえなければ伝わりません。

多くの場合、魅力的であるかどうかにかかわらず、各チームに目標はあります。

しかし、コミュニケーションができていないから、チームの目的・目標を知らないのです。

「会議で伝えた」「メールを送信した」だけで、コミュニケーションとったと思っているのが大きな要因です。

認め合う組織風土ができていない

「認め合う組織風土」「粗探しし合う組織風土」では、チームの生産性は大きく異なります。

人は、基本的に傷つくことを恐れます。

そのため、失敗や責められることを、回避しようとします。

失敗したくないので、チャレンジはしません。

否定されたくないので、会議では発言しません。

私たちは、基本的にネガティブな面が、フォーカスされがちです。

・30分早く出社しても褒められないけど、5分遅刻したら怒られる

・報告書は、ミスが無くても褒められませんが、ミスがあれば怒られる

同じことをしても、怒られる可能性の方が高いのです。

もし、チームの生産性を上げたいと考えるなら、「認め合う」「感謝し合う」組織風土をつくる必要があります。

ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスシーンでは、コミュニケーション能力を高めなさいと言われます。

コミュニケーション能力が、ビジネスの成果を左右するからです。

報告・連絡・相談

会社に入って、まずもとめられるのが、「報告」「連絡」「相談」の報連相です。

報連相が無いと、業務がスムーズが進みません。

問題が見つかっても、報告がされなければ、上司は問題に気がつきません。

上司が問題に気がつかないと、問題解決が後手に回ることになります。

自分自身の考えを伝える

会社に入ると、自分自身の考えをしっかり伝えることをもとめられます。

営業など、自社商品の魅力を、お客様に伝えることも同様でしょう。

どんなに素晴らしいアイデアなどを持っていても、相手に正しく伝えられなければ、何もしていないのと同じです。

そのため、スピーチやプレゼンテーション、交渉力などが必要になります。

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コミュニケーションの基礎知識

多くの方が、コミュニケーション能力をトレーニングしています。

しかし、いまだにコミュニケーション不全が発生しています。

いつまでも改善しないのは、コミュニケーションの基礎を正しく理解していないためです。

コミュニケーション能力とは

多くの方が、「会話」と「コミュニケーション」の違いを説明できません。

コミュニケーションの目的は、「共有」するです。

自分の考えを相手にも、「共有」してもらうことが目的です。

そのためには、相手にわかる言葉を使わないといけません。

どんなに頭の良い学者が、専門用語を使いながら丁寧に説明しても、子どもはわからないでしょう。

相手のレベルに合わせて、コミュニケーションをとらなければなりません。

「話す力」と「聴く力」

コミュニケーション不全が発生する理由は、「自分の言うことを、相手はわかってくれるだろう」との、思い込みが生じるからです。

「なるべく早く」という言葉も、具体的に伝えないと、相手のなかの「なるべく早く」の解釈とズレが生じる場合があります。

伝える前に、相手の価値観や理解レベルを、先に把握しなければならないのです。

そのために必要な力が「聴く力」です。

「聴く力」の必要性を、十分に理解しなければなりません。

コミュニケーションは、通信です。

「話す力」と「聴く力」の双方向があって、初めて成り立つのです。

「聴く力」を強化する

「聴く力を強化してください」と言われたら何をしますか？

多くの方が、聴き方のトレーニング方法を習ったことがありません。

「聴く力」の強化方法として、コーチングのトレーニングをおすすめします。

コーチングスキルを学ぶ

コーチングとは、聴くに重点をおいた、コミュニケーションスキルです。

コーチングスキルは、「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されています。

これらをトレーニングして強化することで、「聴く力」の強化が行われます。

トレーニングを継続する

聴く力を強化する上での注意点は、ものすごくトレーニングが必要ということです。

いきなり「話す力」が上達しないのと同様に、「聴く力」も上達まで時間がかかります。

コミュニケーションは、日本語で行われるため、聴く力が無くても分かった気になります。

そのためトレーニングを辞めてしまう方も多いですが、それでは上達しません。

長時間のトレーニングが必要です。

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コミュニケーションとコーチングの関係

「認め合う」「感謝し合う」組織風土をつくるには、メンバー全員(特にリーダー)が、コーチングスキルを取り入れたコミュニケーションを習得する必要があります。

「コミュニケーションとは」「コーチングとは」の補足説明をします。

コミュニケーションとは

まずコミュニケーションが上手くいかない原因は、コミュニケーションの目的を理解していないからです。

そのため、コミュニケーションは一方通行になりがちです。

実際、メールで連絡したら完了したと思っている人も多いです。

コミュニケーションの目的は、「共有する」です。

そして、「共有」するものは、言葉だけではありません。

その言葉の裏に含まれる、意味や感情も含めて共有される必要があるのです。

実際「そんなつもりで言ったのではないのに・・」と誤解された経験があるのではないでしょうか。

コミュニケーションの目的を理解していないので、いつまでたっても改善の力がはたらきません。

だから、常にコミュニケーションは、課題と言われ続けています。

コミュニケーションは、聴き手が理解できるような表現で伝える必要があります。

そのため、相手に伝える前に相手のレベルを理解する必要があります。

相手のレベルを理解するために、必要な力が「聴く力」です。

「聴く力」を強化するために、有効なスキルがコーチングスキルなのです。

コーチングとは

コーチングとは、「傾聴」「質問」「フィードバック」スキルを活用して、相手から話を引き出すスキルです。

相手から本音を引き出すことを、目的としたスキルです。

コーチングセッションでは、会話の9割を相手が話す時間にすることを目指します。

相手のレベルを理解するためには、相手にたくさん話をしてもらう必要があります。

だから、コーチングスキルを活用することが有効なのです。

コーチングは、「聴く力」に重点を置いています。

取り入れることで、「話す」と「聴く」双方向のコミュニケーションがとることができます。

ところで、本音で話してもらうためには、何が必要でしょうか。

提案しても、「否定される」「怒られる」などで、発言するモチベーションがなくなった職場を多く耳にします。

メンバー全員に話をしてもらうためには、発言しても安全という風土を作らなければなりません。

その発言しやすい環境づくりも、コーチングスキルには含まれています。

だから、コーチングスキルをコミュニケーションに活用すると、発言が活発なチームをつくることができるのです。

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コミュニケーションが活発な組織づくり

組織で仕事をする以上、ビジネスコミュニケーションは必須です。

ビジネスコミュニケーションの目的は、仕事の生産性アップです。

しかし、多くの職場でコミュニケーション不全を起こしています。

そして、改善が見られません。

改善が進まない理由は、「コミュニケーション＝話す力」との思い込みです。

相手を論破し、説得することがコミュニケーション能力と勘違いすると、論破される側は嫌な思いをします。

コミュニケーションが活発な職場づくりには、信頼関係が欠かせません。

信頼関係をつくるためには、話を聴く力が欠かせません。

コミュニケーションに、コーチングスキルを取り入れ、聴く力を強化してください。