仕事のメンタルヘルスを改善するストレスの少ない職場環境づくり

コーチング・コミュニケーション

企業間競争が激しさを増す中、働き方改革、人材不足などが重なり、労働者にかかるストレス要因が増加しています。そのため、社員のメンタルヘルスについて、多くの職場で問題になっています。問題を発生させないこと、休んだ社員が復帰しやすい環境づくりを進めることが大切です。職場のストレス要因と、それらを改善させる方法について説明します。社員が安心して働ける職場づくりを進めましょう。

【職場のコミュニケーションを活発にする方法について】

【目次】

 

職場でメンタルヘルス問題が発生する理由

メンタルヘルス

2015年12月1日より、ストレスチェック制度が義務化されました。職場でのメンタルヘルス問題が増加していることが一因です。一方で、精神疾患による労災申請が毎年増加し続けています。

(参照:平成30年度「過労死等の労災補償状況」
https://www.mhlw.go.jp/content/11402000/000521999.pdf)

職場での主なストレス要因は「仕事の質と量」「人間関係」です。それらが増加し続けている原因について説明します。

 

外部環境の変化

ビジネスのグローバル化が進んだことにより、企業間競争の激しさが増しています。そして、生産性の高い外国企業に勝つために、日本企業もより少ない人数で多くの仕事を処理することをもとめられています。

そして、一人ひとりにかかる責任が大きくなっていることから、ストレスが増加しているのです。さらには、一人当たりの仕事量が増加していること、そして、上司自身も仕事を抱えていることから、職場内のコミュニケーションが希薄化しています。ストレスを抱えていても、相談や仕事の分担が実施しにくい環境になっています。外部環境の変化に合わせて、業務の進め方を改善していくことが大切です。

 

個人の性格の問題

ストレスの感じ方について、個人の性格に左右されるという問題があります。同じ仕事を任せたとしても、「モチベーションが上がる人」「負担に感じる人」がいます。個人の性格の問題は、これまで長年積み重ねてきた経験によって作られてきたものであるため、簡単には変えられません。

さらに、情報化社会の中、価値観の多様性も広がっています。上司も問題を抱えている部下一人ひとりの性格に合わせて対応できないのが現状です。上司の柔軟性を高めて、対応力を強化することが重要です。

【職場のコミュニケーションを活発にする方法について】

 

 

職場のメンタルヘルス問題が改善しない理由

ストレスケア

政府も「働き方改革」「健康経営」、上述した「ストレスチェック制度」など対策に乗り出していますが、精神疾患の増加傾向を止められていません。

改善しない理由は、「仕事の生産性」と「職場のコミュニケーション」の改善が進まないからです。政府が制度として、働く時間を減らそうとしても、外国企業にとっては関係ありません。競争相手は競争に勝つために、攻勢を強めてきます。労働時間を減らしながら、企業間競争に対するプレッシャーを減らすための取り組みが必要です。

 

 

仕事の生産性の問題

Wrike株式会社が2018年に調査したアンケート結果によると、職場のストレス要因、第1位は「仕事の量が多すぎる」でした。働き方改革による労働時間の短縮、人手不足の影響、グローバル競争による仕事量の増加に伴い、一人当たりの仕事量も増加しています。このような環境変化に、職場の仕事の生産性改善が追いついていないため、ストレス要因が減らない原因となっています。

仕事の生産性改善に取り組むと、その間仕事が進まなくなります。そのため、先に目の前の仕事を片付けます。しかし、目の前の仕事が増えつづけているので生産性改善に着手できませんこのような悪循環に陥ってしまいます。仕事の生産性改善を優先することを決断できるかが重要です。

参考:Wrike株式会社による日本国内の会社員の働き方とストレス・生産性との関係を調査
調査対象: 全国18~64歳の男女1,034名(男性442名、女性592名)(人口構成比と本調査対象者の出現率に合わせて割付)※自営業を除く会社員が対象
調査方法: インターネットリサーチ
調査日: 2018年11月29日(木)~11月30日(金)
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000041519.html

 

コミュニケーションの問題

Wrike株式会社が2018年にとったアンケート結果によると、職場のストレス要因、第2位は「コミュニケーションが足りていない」でした。問題に対する報連相が無いと、余計な仕事が増えてストレスになります。わからないことを相談できる環境にないことも、大きなストレス要因となります。

仕事の量が多すぎるため、社員は仕事に追われて、コミュニケーションの時間が減少します。コミュニケーションの調整に時間がかかるという余計な仕事が増えることもストレスにつながります。この悪循環を解消し、コミュニケーションの量を増やすためにも仕事の生産性を改善することは重要です。

【職場のコミュニケーションを活発にする方法について】

 

 

メンタルヘルスを改善する職場づくり

コーチング・コミュニケーション

メンタルヘルスを改善する職場づくりを進めるためには、管理職がリーダーシップを発揮することがもとめられます。なぜなら、会社のルールとして決まっている仕事にも見直しが発生する可能性が高いため、部下が独断では決められないからです。

また、職場の改善活動は、一旦、現在抱えている仕事を止めて行う必要があります。「検討会議」「改善の実践」「定着までの期間」などに時間が必要になります。リーダーは、スムーズに改善活動が進むように調整することが大切です。先延ばしにするとストレスの多い状況が続きます。リーダーシップを発揮して、メンタルヘルスを改善する職場づくりを進めましょう。

 

 

生産性を改善する

「仕事の量が多すぎる」状態を解消するには生産性を改善する必要があります。生産性を改善するには、ECRSの原則に沿って業務を見直します。

ECRSの原則とは、次の単語の頭文字をとったものです。
以下の順に改善するとよいとしています。

E:Eliminate(排除)
C:Combine(結合)
R:Rearrange(代替)
S:Simplify(簡素化)

【Eliminate:排除】
現在行っている作業の中で、不要なものをリストアップし廃止します。収益性や本業との関係性が低いものもリストアップするとよいでしょう。

【Combine:結合】
現在行っている作業の中で、一緒に処理できそうな作業をリストアップし、ひとつにまとめます。

【Rearrange:代替】
IT技術の活用など、古い方法を新しいツールに替えることで、大幅に効率化することができます。例えば、これまで手紙でやり取りしていたものを、電子メールに変えるだけで大幅に業務時間を短縮できます。

【Simplify:簡素化】
現在行っている作業をもっとシンプルにできないか検討します。例をあげると、生産工程であれば、ネジの数を減らす設計変更をするだけでも作業効率がアップします。事務処理も稟議の処理をシンプルにするだけで仕事量が減ります。ECRSの原則に従って、業務を見直し、仕事の量を減らしましょう。

 

 

社員のコミュニケーション能力を高める

コミュニケーションの質を高めるためには、社員の「コミュニケーション能力を高める」必要があります。まずは、コミュニケーションの時間を確保するために、生産性を改善することが大切です。

コミュニケーションの目的は、「情報を共有する」です。職場のコミュニケーション能力が高い状態とは、社員同士の情報の共有具合が高い状態のことをいいます。つまり、報連相や提案などが活発に行われている状態です。逆に、提案したら怒られる、否定される職場では、社員は発言しづらくなります。安心して発言できる職場づくりを目指しましょう。

【職場のコミュニケーションを活発にする方法について】

 

 

まずは生産性改善の取り組みから始めよう

コミュニケーション

「社員のメンタルヘルスの問題が発生しない」「メンタルヘルスの問題で休職した社員が安心して復帰できる」職場環境をつくることが、もとめられています。解決策として、まずストレス要因となっている仕事の量を減らすことが重要です。ECRSの原則に従って業務改善を進めましょう。仕事量を減らし、コミュニケーションの時間を確保できれば、生産性の高い職場への道が開けます。

【職場のコミュニケーションを活発にする方法について】