テレワーク導入するならデメリット対策が重要

新型コロナウイルスの影響が広がる中、ソーシャルディスタンスを保つため、テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークの効果に気づいた企業は、本格的な活用を始めました。

新しい働き方が定着しそうです。

テレワークは、通勤の必要がなくなるので、生産性が高くなるように感じるかもしれません。

しかし、テレワークにもデメリットが存在します。

デメリットを解消しないと、生産性の悪化がする可能性が出てきます。

テレワークを上手に活用できるかどうかが、競合企業との競争を左右します。

テレワークのデメリットと対策を説明します。

【コラム】アフターコロナのビジネスチャンス～世界経済と仕事の変化～

テレワークとは

テレワークのデメリットを説明する前に、テレワークの効果を説明します。

テレワークとは、インターネットを活用し、出社せずにオフィス以外で働く仕事の方法です。

リモートワークともよばれます。

一般的に、パソコンとスマートフォンを使って、インターネットで社員同士がつながる場をつくった上で、自宅で仕事をします。

働き方の改善

通勤が不要になるので、社員は時間を有効活用できます。

通勤にかかる時間を、睡眠などリフレッシュの時間に活用できるので、社員の健康的な働き方の支援へとつながります。

家族との時間、自己啓発の時間の確保も重要なポイントです。

テレワークの導入により、社員のストレスを減らしイキイキと働ける環境が作れるなら、社員一人一人のパフォーマンス向上が期待できます。

生産性の向上

社員の健康増進のメリットもあります。

もっとも期待されるメリットは生産性の向上です。

通勤を無くすと、企業には次のようなコストダウンメリットが得られます。

・交通費などの通勤手当が不要になる

・出張費が不要になる

・オフィスの賃貸料が不要になる

社員の健康が増進されてパフォーマンスが向上すると、仕事の成果も高まります。

コストを低減し、成果を高めると、企業の業績向上につながります。

【コラム】メンタルヘルスとは～職場でメンタル不調者を出さない～

デメリット面の対策が最重要

テレワークは、理論的には、生産性向上のメリットが大きいです。

しかし、そう上手くいきません。

テレワークは、デメリット面の影響が大きいからです。

デメリットは、主にコミュニケーションに関する要因です。

テレワークの効果を得るには、デメリット面の対策が欠かせません。

テレワークのデメリット

テレワークのデメリットには、次なようなケースがあります。

・情報漏洩などのセキュリティリスク

・仕事とプライベート環境をわけられない

・どこにいても仕事に捕まるストレス

・メンバーの仕事の状況が把握しづらい

・監視を強化するとストレスが増加する

・対面に比べて交換できる情報量が少ない

・わからないことがあってもすぐに質問できない

などにより、思うように仕事が進まず、生産性が低下する場合があります。

デメリットが生じる原因

デメリットが生じる要因は、コミュニケーション不足です。

セキュリティの問題も、セキュリティの大切さが伝わっていない(コミュニケーション不足)が原因です。

テレワークは、お互いよく知っている者同士であれば、効果が生まれやすいです。

しかし、よく知らない者同士であれば、非効率になる可能性があります。

お互いをよく知っていれば、言葉足らずでも、「あの人は、こういう意味で言ってるのだな」と足りない情報を記憶で補完するからです。

インターネット技術の進化により、コミュニケーションが便利になったように感じるかもしれません。

コミュニケーションの量は確かに増えています。

しかし、量が増えれば増えるほど、質が希薄化するのです。

たとえば「できるだけ早く、作成してください」だけで完璧に伝わるでしょうか？

・できるだけ早くって、具体的には？

・品質レベルは？

などの疑問が残ります。

「締め切りギリギリに提出や、望んでたレベルではなかった」などの問題が生じます。

テレワークにより、コミュニケーションの質が低下すると、生産性が低下します。

デメリットの解消

テレワークのデメリットの解消には、コミュニケーションの質と量の改善が必要です。

Zoomなど、テレビ会議システムを使ったとしても、対面でのコミュニケーションに比べると質は大幅に低下します。

コミュニケーションの仕組みづくりがもとめられます。

コミュニケーション不足対策

テレビ会議でのコミュニケーション量を、いかに確保できるかが重要です。

グループウェアやメールなどによって、コミュニケーションは活発になったように感じるかもしれません。

しかし、メールなど文字の送受信だけでは、コミュニケーションができていません。

届いた相手が「見ていない」「理解できていない」「誤解している」などの可能性があるからです。

「メッセージを送ったでしょ」で安心することが、ミスコミュニケーションが発生する大きな原因となっています。

テレ―ワークによる問題は、テレビ会議以外の時に「確認したいこと」が発生した場合です。

リアルであれば、すぐにコミュニケーションをとれます。

テレワークであれば、電話やメールになるでしょう。

電話ならまだしも、メールは誤解が発生しがちです。

電話は、つながるかどうかわかりません。

逆に、相手の仕事を止めてしまいます。

たとえば対策として、「2時間おきに小ミーティングを行う」など、テレビ会議での情報共有タイムを用意する仕組みが必要です。

コミュニケーションの質改善

コミュニケーションの、質の改善も必要です。

コミュニケーションの目的は、情報共有です。

情報共有スピードが速ければ速いほど、コミュニケーションの質が高いといえます。

コミュニケーション量が多くても、うまく伝われなければ、生産性が低下するからです。

コミュニケーションの質を高めるのに必要なのは、「相手を理解しようとする、聴く力」です。

コミュニケーションは「話す力」と「聴く力」の双方向ではじめて成立します。

メールを送ったから、相手が理解してくれてると思うのは、一方通行でコミュニケーションではありません。

上述した「できるだけ早く、作成してください」も、相手を理解しようと思う気持ちがあるなら、意図を確認するはずです。

お互いの言葉の意味を確認しあえたら、コミュニケーションの質は高まります。

ミスコミュニケーションによるロスを減らせたら、生産性は向上します。

【コラム】連鎖退職とは～若手社員が連鎖退職する原因と対処方法

テレワークの効果を引き出そう

新型コロナウイルスがおさまっても、テレワークの活用は減らないでしょう。

勤務地を選ばないので、採用の地域が日本中に広がるともいわれています。

もしかしたら一度も会ったことのない同僚も増えるでしょう。

その時、問題になるのがコミュニケーションの質です。

同僚とチームワークを強化するには、どうすればよいのか？

仕事の生産性は、チームワークで決まります。

チームワークは、コミュニケーションの質で決まります。

テレワークによるコスト低減効果と、コミュニケーションの質改善による生産性向上効果の、両方を獲得できる企業が競争に勝つ時代が来るでしょう。

ぜひ、コミュニケーションの質を改善してください。

コミュニケーションの質改善には、「聴く力」の強化が必要です。

「聴く力」の強化方法は、コーチング・コミュニケーションの習得です。