1on1ミーティングとは～目的とメリット・デメリット～

働き方改革、終身雇用制度の崩壊、新卒の一括採用の廃止、同一労働同一賃金など、社員の働く環境が大きく変化しています。

管理職には、今まで以上に、チームの結束力強化がもとめられています。

部下の「チームに協力しよう」というモチベーションの高さが、チームの生産性に影響を与えるからです。

そこで、部下のモチベーションアップを目的に、導入が広がっているのが「1on1ミーティング」です。

1on1ミーティングは、上司と部下の1対1の面談です。

「評価面談と何が違うの？」

「何を話せばいいの？」

「本当に効果があるの？」

思いながら活用させられている管理職も多いです。

1on1ミーティングといいながら、ただの部下の愚痴を聴く場になっている場合も多くあります。

1on1ミーティングの活用には、「目的と効果」「メリット・デメリット」をしっかり理解することが大切です。

【コラム】チームワークの一体感を醸成するコミュニケーション方法

1on1ミーティングが必要な理由

1on1ミーティングとは、上司と部下が、1対1で対話する面談です。

1on1ミーティングは評価面談とは異なり、部下の成長を目的としています。

そして、1on1ミーティングは、上司と部下のコミュニケーションの質を改善する効果も期待されています。

1on1ミーティングが必要とされる理由は、仕事の効率化の優先によって、職場内でのコミュニケーションが希薄化したからです。

メールやグループウェアなど、文字でのコミュニケーションが増え、対面でのコミュニケーションが減りました。

処理しなければならない情報量が急増したことにより、処理しきれないようになってきました。

「上司と部下のコミュニケーション=1on1ミーティング」が注目されている背景を説明します。

希薄化する職場内のコミュニケーション

職場内のコミュニケーションが希薄化している要因は、仕事が忙しく、時間が無いからです。

仕事量は増加していますが、人手不足の影響により、社員は仕事に追われる状況が続いています。

企業は業務の効率化を最優先とします。

グループウェアなどで業務を一括管理し、オンラインでコミュニケーションする機会が増加しています。

オンラインで複数の人と同時にコミュニケーションをとる場面が増えました。

その結果、一人当たりの対面でのコミュニケーション時間と量が減少しました。

さらには、文字でのコミュニケーションの割合が高くなっているのも原因です。

文字でのコミュニケーションは、微妙なニュアンスが伝わらないから、難しいのです。

コミュニケーションの希薄化により、生産性の問題だけではなく、メンタルヘルスの問題や離職率の問題へとつながっています。

コミュニケーションの質改善が、必要とされているのです。

コミュニケーションの質を改善するには、対面でのコミュニケーションの機会を増やさなければなりません。

そこで、1on1ミーティングが注目され始めました。

生産性低下の問題

コミュニケーションの希薄化は、生産性の低下につながります。

IT技術の導入により、情報交換のデータ量は増えています。

しかし、量よりも質(内容)が重要です。

希薄化が生産性を低下させるのは、以下のような問題が生じるからです。

・指示命令したとおりに部下が動かない

・報連相が無く、問題への対応が遅れる

・会議で発言が無く、アイデアが出てこない

・仕事の負担が偏る

・人間関係の悪化により、社員が退社する。もしくはメンタルヘルスが悪化し休職する

以上のような問題が発生すると、仕事がスムーズに進まなくなります。

コミュニケーションの質の向上が、もとめられているのです。

【コラム】目標設定面談のためのコミュニケーション能力―魅力的なビジョンを-

人材育成の前にモチベーションアップ

職場での人材育成に限らず、学校の教育でも同じです。

本人のやる気が高まっていないのに、教育しても効果は薄いものになります。

人材育成の前に、モチベーションアップの方が大切です。

しかし、部下のモチベーションを上げるには、どうすれば良いのだろうか？

管理職が最も頭を抱えるところです。

部下の頃と違って、管理職になると部下を育成する新しいスキルが必要になります。

モチベーションとは何なのか？

正しい理解が必要です。

モチベーションに対する勘違い

多くの管理職に、次のような考え方の傾向がみられます。

・仕事は、やる気を出して取り組むべきだ

・上司からの指示は絶対だ

・会社に入ったからには、会社に従うのは当然だ

・自分と同じようにやれば、部下も同じように成長できる

・自分ができることは、部下もできて当然だ

・自分にとっての仕事のやりがいは、部下も同じだ

管理職の価値観の基準で、仕事の評価が設定されがちです。

管理職自身は、その考え方で成果を出し、出世したのでしょう。

たしかに、管理職自身の仕事のスキルは、素晴らしいと感じます。

逆に言えば、管理職以外の人は、まだそのレベルに到達していないのです。

だから、管理職自身が期待するような仕事はできません。

部下のモチベーションに悩むのは、管理職が「全員、自分と同じ価値観で、仕事に取り組まなければいけない」と考えてしまうからです。

別に悪気はありません。

なぜなら管理職自身は、その価値観のおかげで成功してきたからです。

ただし、残念ながら全員、持っている価値観は異なります。

あまりに管理職の価値観を押し付けようとすると、反発が生まれます。

パワハラとかブラック上司と呼ばれる恐れがでてきます。

自分がやりがいを感じることに、他の人がやりがいを感じるとはかぎりません。

全員の価値観は異なる前提での、人材育成が大切です。

モチベーション理論に学ぶ

管理職自身もわかっていると思います。

やりたくない仕事に対して、いくら「やる気をだせ！」と言われても、やる気はでません。

人材育成では、本人の「やりたい」という気持ちを引き出すのが大切です。

ハーズバーグの動機づけ-衛生理論によると、給料や福利厚生などでモチベーションを高めようとしても、一時的な効果しかあらわれません。

継続的にモチベーションを持続するには、動機づけ要因を刺激し続けるのが大切としています。

マズローの欲求段階説によると、「本人が自ら成長していきたい」と考えられるようになるには、「承認欲求」を満たさなければなりません。

上司が、部下の存在を認める行為によって、はじめて部下はモチベーションが高まります。

「うちには良い人材がいない」が口癖の上司は、部下のモチベーションを下げてしまうということです。

「やる気を出せ」という言葉は「やる気出してない」と評価していると伝わる可能性がでてきます。

部下のモチベーションが低下するかもしれません。

上司の関わり方で、人材育成の効果が変わります。

部下とのかかわり方を改善し、動機づけ要因を引き出す方法として1on1ミーティングが広がっています。

【コラム】テレワークによるコミュニケーション不足の課題に対する対策方法

コミュニケーションを改善する1on1

上司と部下のコミュニケーションを改善するには、「コミュニケーションの機会を増やす」です。

しかし、単純にコミュニケーションの時間をつくったからといって、改善するわけでは無いです。

否定批判ばかりのコミュニケーションが、増えても逆効果です。

量が大切ですが、ある程度の質も重要です。

コミュニケーションの取り方にも工夫が必要です。

モチベーションアップのノウハウを詰め込んだコミュニケーション手法が、1on1ミーティングです。

しかし、1on1ミーティングもメリット・デメリットが存在します。

メリット・デメリットをしっかり理解して活用するのが大切です。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1の対面で行うコミュニケーションです。

年に1，2回の評価面談とは異なり、1週間に1回から1月に1回の短いサイクルで行います。

1on1ミーティングは、頻度が高いのが特徴です。

また、1on1ミーティングは評価面談ではないので、「話すテーマ」は部下が自由に決めます。

自由ですが、1on1ミーティングの目的には「部下の成長」も含まれます。

部下の成長につながるテーマが望ましいです。

たとえば「キャリアプラン」や「スキルアップ」などがテーマとして挙げられます。

大切なポイントは、そのテーマについて「上司がアドバイスを与える」のでは無く、「部下に考えてもらう」です。

1on1ミーティングは、部下の考える力を育み、成長につなげます。

◆目的は部下の成長
部下のモチベーションを高め、主体的な行動を促し、成長を期待します。

◆頻度が多い
年に1，2回の評価面談と異なり、週1回～月1回のペースで行います。コミュニケーションの機会が多いのが特徴です。

◆話をするのは部下
評価面談と異なり、ほとんどを部下が話している状態をつくります。話したい内容も部下が決めます。

◆評価しない
評価しないので、部下は安心して本音で話せます。

メリット、デメリット

1on1ミーティングは注意点も存在します。

メリット・デメリットについて紹介します。

【メリット】

・上司、部下の間に信頼関係が構築され、コミュニケーションの質が改善する

・部下の成長が促進される

・部下のモチベーションがアップする

・結果的に生産性が改善する

【デメリット】

・上司に負担がかかる

・上司の仕事する時間がうばわれる

・効果が出るまで時間がかかる(継続しないと効果が出ない)

・会社の理解が無いとできない

・上司のスキルレベルによっては、部下のストレス(逆効果)になる

短いサイクルで何度も1on1ミーティングを行った結果、上司と部下のコミュニケーションの質改善が期待されます。

なぜなら、信頼関係を高めるためのテクニックが含まれているからです。

しかし、場合によっては「部下のモチベーションが下がる」「生産性が低下する」など、逆効果になる可能性を理解しておかなければなりません。

1on1ミーティングの効果を高める

1on1ミーティングは、「単に会話をする」とは異なります。

「部下の話を聴く場」という意識が必要です。

1on1ミーティングの間は「部下が大半発言をしていた」という状態をつくるのが大切です。

また、1on1ミーティングで部下が話す内容は「本音で」が重要です。

「建前」だけでの会話になったら、何も生まれない場になります。

部下に「今は本音で話しても大丈夫なのだ」と思わせる環境づくりが、大切なポイントになります。

ここでは、「1on1ミーティング」で効果を出す進め方と大切なポイントを詳しく解説します。

1on1ミーティングの進め方

1on1ミーティングは、1回30分間～1時間の面談を、週1回～月1回のペースで行います。

そして、1on1ミーティングの進め方は以下のとおりです。

1.アイスブレイク
部下が話しやすい環境をつくる時間です。

5分間程度とります。

本題とは関係の無い「最近、何か良い出来事あった？」のような話題で会話をします。

継続的に行っている場合は、「前回のミーティングの後どうだった？」などでも良いです。

2.テーマ確認
何について話をしたいか、部下に決めてもらいます。

「今抱えている課題」「個人的な目標」などをテーマにします。

3.本題
そのテーマについて、上司は部下から話を引き出します。

話の進め方について、「GROWモデル」を活用すると良いでしょう。

GROWモデルとは、以下の順でミーティングを進めます。

・Goal：ゴールの状態
「ゴールは、具体的にどうなったら良いのか？」

・Reality：現状
「ゴールに対して、現状はどうなっているのか？」

・Option：選択肢
「ゴールと現状のギャップを埋めていくには何をする必要があるのか？」

・Will：行動の意思
「まず何から始める？」

4.まとめ
1on1ミーティングを受けての感想を話してもらいます。

以上のような進め方を、毎回の1on1ミーティングで行います。

1on1ミーティングが終わった時点で、部下の行動が決まっているのが望ましいです。

「行動する」が、部下の成長に大切だからです。

効果を高める大切なポイント

1on1ミーティングの進め方を紹介しました。

さらに、1on1ミーティングの効果を高める大切なポイントを説明します。

・アドバイスや提案を最小限に抑え、「部下自身が考える」をサポートする

・話を否定せず、受け止める。部下が「発言しやすい環境をつくる」を優先する

・結果を急ぐとアドバイスに走りやすいので、焦らない

・上司と部下の性格によって、「効果が出るまでの時間に差がでる」も認める

・仕事量など上司の負担が大きくならないように、全社的にサポートする

以上のようなポイントを考慮したうえで、1on1ミーティングを実施します。

1on1ミーティングは、上司のコミュニケーション能力の差によって効果に差が出ます。

勉強会などを行い、ブラッシュアップが大切です。

特に大きな壁が、全社的なサポートです。

会社は、早く結果を出すことをもとめます。

1on1ミーティングは、結果が出るまで時間がかかります。

課長が1on1ミーティングをしたくても、部長が課長にプレッシャーを与える環境では、評価面談になりがちです。

会社全体で、1on1ミーティングの理解が必要です。

【コラム】傾聴力・質問力とは～コーチングスキルを活用したトレーニング方法

聴く力を強化するコーチングスキル

1on1ミーティングは、聴く力が無いと効果が生まれません。

管理職の「聴く力」のスキルによって効果が左右されます。

聴く力の強化方法として、コーチングスキルのトレーニングをオススメします。

コーチングとは

コーチングとは、「相手の成長をサポートするスキル」です。

成長をサポートしますが、アドバイスはしません。

相手から「気づき」を引き出すに専念します。

1on1ミーティングと同じです。

つまり、コーチングスキルを強化すると、聴く力が強化され、1on1ミーティングのスキルも向上します。

コーチングスキルを強化する

コーチングスキルは「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されています。

◆傾聴
相手が本音でたくさん話してくれる環境づくりです。

「質問」「フィードバック」を活かすベースになります。

これが無いと、相手は建前でしか話をしてくれません。

◆質問
相手の視点を広げ、思い込みや可能性などを引き出します。

◆フィードバック
コーチが感じたことを、そのまま相手に伝えます。

鏡のような役割をします。

自分のことについて、自分では気づいていない部分が多く存在します。

フィードバックにより気づきが引き出されます。

これらを強化によって「聴く力」が強化されます。

重要なのは、トレーニングです。

管理職研修で、単発のコーチング研修がありますが、逆効果になる場合があります。

信頼関係ができてないないのに質問攻めをして、さらに部下からの信頼を失うケースがあるからです。

人材育成の効果を高めるには、聴く力のトレーニングを重視する企業研修を受けましょう。

【コラム】部下のモチベーション低下の理由～退職を決意する前に気づく～

会社の競争力を高める1on1ミーティング

管理職になると、チームをまとめなければなりません。

自分勝手な行動をする部下がいると、チームの雰囲気を悪化させるからです。

チームの雰囲気が悪くなると、生産性が低下します。

チームの雰囲気を良くするためには、コミュニケーションの質の改善が欠かせません。

コミュニケーションの質の改善には、信頼関係の構築が欠かせません。

そこで、1on1ミーティングが注目されています。

1on1ミーティングを取り入れると、職場内のコミュニケーションの質が改善されます。

さらには、部下のモチベーションアップにつながります。

その結果、会社の競争力の向上につながります。

しかし、1on1ミーティングには、メリットだけでなくデメリットも存在します。

それは、「難しい」という点です。

効果が、上司のコミュニケーション能力に左右されます。

さらに、効果が出るまで時間がかかります。

そのため、「上司のコミュニケーション能力強化」と「1on1ミーティングを長期間継続する」が大切です。

職場の雰囲気を改善し、生産性の高いチーム作りをしましょう。