離職率を下げるコミュニケーション改善方法-管理職必見!

コーチング・コミュニケーション研修

好景気の影響もあり、多くの企業が人手不足に悩んでいます。今後、人口減少が見込まれることから、ますます深刻になっていく可能性があります。

採用が苦しいことから、離職率の改善が企業の大きな課題です。社員が退職する理由の上位には、人間関係が存在します。

人間関係ということはコミュニケーションの問題です。離職率を下げるためのコミュニケーションを改善する方法を説明します。

【コーチング・コミュニケーション入門セミナー】

 

【目次】

 

 

離職率が上がる理由

ストレスケア
離職率とは「一定期間内にどれだけの社員が退職したか?」を表したものです。ここでいう「一定期間」に決まりはありません。例えば、「5年間に採用した人数が10名とした場合、同じ期間に5人退職したとすると、離職率は50%」となります。

離職率の高さに悩まれている、中小製造業は多いです。離職率が高い状態を放置しておくと、会社のリスクが大きくなることが考えられます。

 

中小製造業が抱える離職率の問題

マイナビ転職が、2015年に全国の20~35歳の会社員(正社員)370人を対象に「会社を辞めたいと思った理由」をテーマにして、調査した結果は以下の通りです。

1位:給与や福利厚生が良くない
2位:職場の人間関係が良くない
3位:休日や残業時間などの待遇が良くない
4位:仕事内容にやりがいを感じない
5位:会社に安定性、将来性がない
1位~4位で8割を占めています。
参考:マイナビ転職「本音と建前は必須? 退職理由ランキングと好印象な伝え方・例文」
https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/caripedia/03

ここで注目したい問題点が「人間関係」です。「退職理由ランキング」で検索すると、多くの調査でも「人間関係」が上位に上がっています

製造業の場合も同じです。ディップ総合研究所が2019年に、全国3,101人に「製造業の就業実態」を調査しています。そのうち製造業に従事している者、過去に製造業に従事していたものは20.4%。

そして、会社を退職した理由、退職したいと思った理由ランキングで「上司や同僚との関係性が良好ではない。不満がある」が26.5%存在しています。

4人に1人は「人間関係で退職した」もしくは、「退職したいと思っている」ということになります。

参考:Monoist「キャリアニュース:製造業勤務経験者の約6割が1年未満で退職」
https://monoist.atmarkit.co.jp/mn/articles/1905/17/news021.html

 

高い離職率が続くことによる将来的不安

離職率が高い状態が続くと、会社全体や組織の中で以下のような悪影響が現れます。

・採用コスト、育成コストが増大し、収益性の悪化
・面接や育成に管理職や先輩社員の時間を取られ生産性の悪化
・企業イメージの悪さにつながり、採用コストがさらに増加
・人材不足による仕事の負担の増大
・若手ばかり退職すると、高齢化が進む
・会社の雰囲気が悪くなる
など

以上を見てみると、「会社の生産性が落ち込み、将来性に不安が生じ、社員が退職する」といった、負のスパイラルを生み出します。

 

 

離職率を上げない組織をつくる方法

公平理論

「離職率を上げない組織づくり」とは、言い変えると「人材の定着率をよくする」ことです。どのようにして人材の定着率をよくして、組織を強化していくかを見ていきましょう。

 

 

組織をつくるために大切な3つの要素

組織をつくるために大切な要素として、経営学者のバーナードが提唱した「組織の3要素」があります

・共通目的
・コミュニケーション
・協働意欲

3つの要素は、以下のような組織を要約したものです。

・社員がこの組織で働き続けたいと思うような組織
・社員が一丸となって協力し合う組織
・社員がモチベーション高く働く組織

組織が「ワンチーム」になるためには、これらを強化する必要があります。

 

人材の定着率を高めるためのシンプルなこと

組織の三要素を野球チームにあてはめてみます。

・「優勝する」という目的
・「コミュニケーション」を密にして目的を共有
・目的達成のために協力しようという「協働意欲」がある

それぞれが強ければ強いほど、「一丸となった強力なチームになる」ということは想像できるのではないでしょうか。

組織を強化する方法として、多くの施策を考えることでしょう。しかし、上述した3つの要素ポイントを絞ることで解決できることが大半です。

さらに、協働意欲は「魅力的な共通目的」と「質の良いコミュニケーション」をもって、強化することができます。また、それぞれの会社には経営理念などの「共通目的」があります。会社設立者の想いは大切ですが、社員から見ても「魅力的である」ことが重要となります。

したがって、人材の定着率を高めるためには、「コミュニケーションの質の向上」を中心に考えることが的確であるといえるでしょう。

 

 

 

質の良いコミュニケーションが人材定着の基盤

人事評価制度

とはいえ、「コミュニケーション」の仕組みはとても複雑です。なぜなら、社員一人ひとり、性格や能力が統一されているわけではないからです。

以下では、コミュニケーションについて詳しく見ていきます。

 

 

コミュニケーションとは

コミュニケーションがうまくいっている状態とは、「話し手」と「聴き手」が同じ情報を共有できた時のことをいいます。

実は、情報の共有は簡単そうに見えて難易度が高いのです。次のような経験をしたことがあるのではないでしょうか。「仕事のレベル」や「感情」が、相手と共有できなかった事例です。

・仕事の指示を出したのに、結果が期待したレベルを満たさなかった
・LINEで伝えた冗談で、相手を怒らせてしまった

このような行き違いは、「これぐらい、わかってくれるだろう」という前提で発信した時におきます。情報を共有するためには、「相手が理解できるように」と意識して発信することが大切です。

 

コミュニケーション力強化にコーチングスキル

私たちは、相手が理解できる言語や言葉を使ってコミュニケーションを図ります。

たとえば、子どもと会話をするときにはそれぞれの年代にあわせて話をします。目の前にいる人が外国の人であれば、母国語で話をしなければと思うものです。

対して、職場になると、目の前にいる人は、自分の思っていることと同じように理解していると解釈してしまいがちです。そのようなことが原因でミスコミュニケーションが起こるのです。

原因がわかったら、いますぐ実施できる方法で解決策を考えましょう。おすすめの方法としては、「コーチングスキルの活用」です。

「相手が理解できる形」を知るためには、相手から話を引き出す必要があります。コーチングとは「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成され、相手から、たくさん話を引き出すためのスキルです。

・話を引き出しながら、相手の状態や学習レベルを理解する
・相手が理解できる言葉で伝える
・相手の反応を読み取りながら、正しく伝わったか確認する

コーチングスキルを活用するだけで、ミスコミュニケーションは減らせます。

実際にコミュニケーションの質が改善したと感じるまでには、トレーニングが必要です。しかし、内容はとてもシンプルです。継続するだけで、着実にコミュニケーションの質は改善できます。

職場内で誤解のないコミュニケーションが活発に行われるようになったとき、働きやすい環境になることをイメージできるのではないでしょうか。

 

 

 

コーチング・コミュニケーションとは

コーチング・コミュニケーション

コーチング・コミュニケーションとは、上述したコーチングスキルを取り入れたコミュニケーション方法のことです。つまり「聴く力」に重点を置いたコミュニケーションです。コミュニケーションは「話す力」「聴く力」の双方が強化されて質が高まります。

コーチングスキルについてさらに詳しく説明します。

 

 

コーチングスキルをさらに詳しく

コーチングスキルとは、コーチングセッションで用いられる道具(「傾聴」「質問」「フィードバック」)です。

コーチングではクライアントの「本音の話を引き出す」ことが求められます。つまり、「信頼関係」がベースになります。「信頼関係」が無ければ、コーチングスキルは全く機能しませんので注意してください。

【傾聴】
相手が安心して本音でたくさん話せる場をつくることです。
傾聴力があればあるほど、相手は本音でたくさん話してくれます。

【質問】
相手の視点をコントロールし、潜在意識から気づきを引き出します。
質問力があればあるほど、相手の視野を広げることができます。

【フィードバック】
自分のことは自分では気づかないものです。それを鏡のように気づかせるスキルがフィードバックです。
フィードバックに求められるのは、直感力や観察力です。
フィードバック力が強ければ強いほど、相手は本当の気持ちに気づきやすくなります。

これらのスキルを何のために活用するのか。それは相手のことを理解するためです。相手を理解することにより、コミュニケーションの質はより高まります。

 

 

コーチングセッションで行うこと

参考にコーチングセッションとは何をするものなのか説明します。コーチングセッションは「1on1ミーティング」でも活用されるもので、クライアントの成長を促すものです。

成長とは、「行動」によって促されるものなので、コーチングセッションは行動を促すものといえます。一般的にコーチングセッションはGROWモデルに沿って行われます

GROWモデルとは、次の頭文字をとったものです。

Goal(ゴール)
Reality(現状)
Option(選択肢)
Will(意思)

1.クライアントのゴールの状態を確認します
2.それに対して現状がどうなのかを確認します
3.ゴールと現状が明確になれば、何をすれば良いかの選択肢も明確になります。
4.選択肢の行動を促し、意思を示してもらいます。

このような流れで、行動を促します。行動が繰り返されることで、クライアントは成長していきます。コーチ役を何回もトレーニングすることにより、「聴く力」が強化されます。

 

 

 

みんなが働きやすい職場づくりで社員の離職を防ぐ

人事評価制度

社員に退職されると会社の生産性は落ち込みます。また同じレベルの人材を確保しようとすると、時間もお金も必要とします。

そのため離職率を下げることは、必須の課題です。離職率を下げるために、コーチング・コミュニケーションが有効です。コミュニケーションの質をよくすることによって、組織の一体感が増します。

コーチング・コミュニケーションを取り入れて働きやすい職場環境を作りましょう。

 

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