コミュニケーション能力が低いのは上司と部下のどちら？

働き方改革の影響や企業間競争の激化により、時間に追われる仕事の状況が続いています。

また、IT技術の発展による「処理しなければならない情報量の急増」によっても、時間に追われる状況が加速しています。

結果、人と人とのコミュニケーションの希薄化が進んでいます。

「社員のコミュニケーション能力が低い」状況を、課題にする企業は多いです。

上司と部下間のコミュニケーションの質が低いと、仕事がスムーズに進まないからです。

「部下のコミュニケーション能力が低い」と感じている上司は多いようです。

しかし、部下も「上司のコミュニケーション能力が低い」と感じています。

<上司側>

・指示命令が伝わらない

・報連相が無い

・会議で発言しない

<部下側>

・部下の意見をきかない

・頼みやすい人に仕事が集中する

・パワハラ

低いコミュニケーション能力が改善しないのは、改善方法を間違っているからです。

もしくは、「コミュニケーションをしっかりとろう！」と指示すれば、コミュニケーション能力が改善すると思い込んでいるのかもしれません。

問題の基本に立ち返って、コミュニケーション能力の改善方法を説明します。

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上司と部下、コミュニケーション能力が低いのは？

職場では、よく「部下のコミュニケーション能力が低い」と問題視されるケースがあります。

客観的にみると、どうでしょうか？

「上司のコミュニケーション能力が低い」と思われるケースも存在します。

部下のコミュニケーション能力が低い

上司が部下のコミュニケーション能力が低いと感じるシーン。

・報連相をしてこない

・会議でも意見を発言しない

・アイデアを出さない

・プレゼンテーションが上手くない

・何が言いたいのかわからない

・近くにいてもメールで伝えてくる

部下自身の性格などもあると思いますが、消極的だとコミュニケーション能力が低いと感じる傾向にあります。

上司のコミュニケーション能力が低い

コミュニケーション能力といえば、部下の問題とされがちですが、上司にも問題はあります。

パワハラ、セクハラなども、コミュニケーション能力の問題です。

上司のコミュニケーション能力が低いと感じるシーンを挙げます。

・否定、批判などネガティブな発言が多い

・常にイライラしていて、寄せ付けない

・すぐ怒って、相手を黙らせる

・部下を見下す

・自分が一番正しいと思っていて、人の意見が聴けない

相手を論破する「話す力」はあります。

しかし、部下の話を聴かないのであれば、コミュニケーション能力が低いといえます。

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コミュニケーション能力で大切な要素

コミュニケーション能力の大切なポイントを説明します。

上司は基本的に、コミュニケーション能力が高いとみられる場合が多いです。

なぜなら、コミュニケーション能力が高くないと管理職になれないからです。

しかし、論破する「話す力」だけに偏っている傾向があります。

そして、「自分はコミュニケーション能力が高い」との勘違いが、コミュニケーション能力改善の壁になります。

コミュニケーションの基本

コミュニケーションは、通信です。

カンバセーション(会話)と異なり、「話す力」「聴く力」両方揃って、初めて成立します。

コミュニケーションの目的は、「情報共有」です。

メールなど、情報データの通信も、完全性を求められます。

文字化けなど、完全な状態で相手が受け取らなければ、コミュニケーション失敗となります。

コミュニケーションの大きな問題は、「言葉はあいまい」である点です。

「むずかしい」の定義も、人それぞれ違います。

だから、話し手の価値観で話しても、相手には、完全な状態で伝わっていない可能性が高まります。

だから、「そんなつもりで言ったのではないのに相手を怒らせてしまった」「後輩にとって難しい仕事を『そんなの簡単だろ？』といってしまう」などが発生します。

コミュニケーションの基本は、「相手の価値観・レベルに合わせて、話をする」です。

相手に伝えるには、先に相手の価値観や考え方、感情を聴きとらなければならないのです。

相手が見た目に、子どもや外国人であるとわかれば、相手に合わせようと意識が働きやすいです。

しかし、職場の場合は、相手に合わせようという意識が忘れられがちです。

「空気が読めない自分勝手な人」にならないようにしなければなりません。

「コミュニケーション能力を高める」の勘違い

「コミュニケーション能力を高める」は、スピーチやプレゼンテーションなど「話す力」を磨かれる人が多いです。

部下の場合は、それでも良いでしょう。

上述したように、コミュニケーション能力は「話す力」だけでなく、「聴く力」も必要です。

上司の場合、「聴く力」の強化が必要です。

なぜなら、管理職になれる時点で、「話す力」は強いからです。

「聴く力」が欠如すると、相手を口で言い負かしてコントロールしようとするようになります。

「部下に、黙って従え」のような上司になると、さまざまな弊害が出ます。

・部下が報連相をしてこない

・部下が提案をしてこなくなる

・部下がメンタルヘルスを病む

・部下が離職する

・部下のモチベーションが低下する

上司のコミュニケーション能力に問題があるにもかかわらず、「部下のコミュニケーション能力が低い」と勘違いすると、問題の改善がすすみません。

人が次々と辞めている状況でも、「良い人材が入ってこない」と嘆いているかもしれません。

客観的にみれば、ブラック企業のようになっているかもしれません。

コミュニケーション能力は、能力の低い方に合わせなければなりません。

走りの遅い人が、速い人に合わせられないのと同じです。

部下から上司に合わせるのは難しいので、上司から部下に合わせるのが重要です。

極端にいえば、子どもとコミュニケーションをとるときに、子供にわかる言葉を使うのと同じです。

相手に合わせる力、上司が強化しなければならないのは「聴く力」です。

聴く力とコーチング・コミュニケーション

「聴く力を強化しなさい」といわれても、何をすればよいかわからない人がほとんどです。

「集中して耳を澄ます」ぐらいでしょうか。

「聴く力」を強化する方法として、コーチング・コミュニケーションをオススメします。

聴く力とは

「聴く力」とはなにか？も答えられる方が少ないです。

「ちゃんと聴いてたのか？」と「ちゃんと聴いてたら理解できているはず」のような意味付けをする場合もあります。

ちゃんと聴いていれば、どんなに難解な話でも理解できますか？

おそらくできないでしょう。

伝えたことが正確に伝わるかどうかは、どちらかといえば、話し手の責任です。

正確に伝わったか、確認する必要があるのです。

上司と部下の関係でも、よく発生します。

管理職になる人は、頭が良い人です。

上司なら簡単にわかる内容も、部下には難解である場合も多いです。

しかし上司は、それを忘れて自己中心的になって、自分の価値観で話をしがちです。

「普通、それぐらい意識するだろ？」など。

「普通って何でしょう？」

それは、発言者の価値観であって、他の会社では普通ではないかもしれません。

しばしば、自分の普通を押し付けがちです。

それにもかかわらず、受け取れない部下を「コミュニケーション能力が低い」とレッテルを貼ってしまいます。

この流れを止めない限り、職場のコミュニケーションは改善しません。

上司の「聴く力」強化がもとめられます。

聴く力の強化方法

「聴く力」の強化方法を、学んだ経験はありますか？

「聴く力」の強化方法は、カウンセリングかコーチングのトレーニングです。

ビジネスで活用するのであれば、コーチングがオススメです。

コーチングスキルは、「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されるスキルです。

コーチングスキルのトレーニングによって、「聴く力」が強化されます。

「聴く力」強化の難しさは、「聴く力」を発揮しなくても、日本語なので「聴けた気になる」です。

「聴く力」が大事と言われながら、トレーニングをしない人が多いのは、「自分は聴く力がある」と思い込んでいるからです。

実際には、「聴く力」は、長期的なトレーニングが必要なぐらい難しいです。

【コラム】連鎖退職とは～若手社員が連鎖退職する原因と対処方法

コミュニケーション能力が低い原因を改善する方法

コミュニケーション能力が低いのは、部下だけでなく、上司である可能性について説明しました。

また、コミュニケーション能力を高めるには、「聴く力」を強化する必要があるのも説明しました。

どちらも、昔から言われてきた内容です。

しかし、「聴く力」が大切と言われながら、いつまでたってもコミュニケーション能力が改善できていないのが現実です。

大切と言うだけでなく、「具体的に何をすればよいか」を言う必要があります。

まずは、「聴く力」の強化は、難しいものだとの認識が大切です。

本気で改善しようと取り組まないと、コミュニケーション能力は改善されません。

改善方法を紹介しますが、もっとも重要なのは、「継続」です。

コミュニケーション能力の改善は、時間がかかります。

効果がなかなかでないから、「あいつには無理だ」などと、辞めてしまうケースも見られます。

1on1ミーティングを取り入れる

1on1ミーティングを導入する会社が増えています。

1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1の面談です。

内容は、コーチングセッションに似ています。

上司が、部下の話をひたすら聴く面談です。

つまり、上司に「聴く力」がもとめられます。

最初は「聴く力」が無いので、1on1ミーティングも効果を発揮できないでしょう。

しかし、継続するうちに慣れてきて、「聴く力」が強化されてきます。

継続すると、上司の「聴く力」が強化され、部下は「考える力」「話す力」が強化されます。

上司と部下、両方のコミュニケーション能力改善の効果が期待できます。

コーチング・コミュニケーションを学ぶ

1on1ミーティングを取り入れる方法は有効ですが、上司に「聴く力」がもとめられます。

1on1ミーティングを継続していれば、「聴く力」が強化されます。

しかし、間違った方法をやり続ければ、「間違った聴く力」が強化されます。

まずは、「正しい聴く力」が何か？を押さえる必要があります。

「聴く力」強化には、何を意識するのが必要なのかを、最初に押さえておくと効率が変わります。

だから、最初にコーチング・コミュニケーションを学ぶことをオススメします。

正しい「聴き方」での1on1ミーティングの継続によって、上司と部下、両方のコミュニケーション能力を改善します。

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コミュニケーション能力が低い原因を改善しよう

職場のコミュニケーションの希薄化は、さまざまな問題を引き起こします。

チームでの仕事の生産性は、「個人のスキル×コミュニケーション」で決まります。

報連相が無い、提案が無いだけで、仕事は進まなくなり生産性は、大幅に落ち込みます。

そして、「コミュニケーション能力」の問題は、しばしば、「部下のコミュニケーション能力が低いから」と指摘されます。

しかし、「部下のコミュニケーション能力が低い」のは当然です。

もとめられるのは、コミュニケーション能力が低い部下に合わせられる、上司のコミュニケーション能力です。

いつも怒っている上司か、いつも笑顔の上司かによって、チームの雰囲気は大きく変わります。

上司にもとめられるのは、部下が発言しやすい雰囲気を作る力です。

それは「聴く力」です。

「聴く力」の強化方法として、コーチング・コミュニケーションをオススメします。

弊社では、研修セミナーを実施しています。

ぜひご活用ください。