ファシリテーション研修セミナー～スキルのレベルアップ～

新型コロナの影響により、テレワークが広がっています。

WEB会議の機会も、増えているのでは無いでしょうか。

WEB会議でなくても、仕事では会議の機会が多いです。

その会議の生産性が、会社の競争力を左右するといっても過言では無いです。

会社の中の無駄な業務に、多くの方が「会議」を挙げています。

そのため、多くの企業で、いかにして会議の生産性を上げるかが試行錯誤されています。

そこで注目されているのが、ファシリテーションスキルです。

多くの方が、研修などで学んだのではないでしょうか？

しかし、現実的に会議の生産性は高まっているでしょうか？

ファシリテーションのレベルアップをはかるコーチング・コミュニケーションについて説明します。

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ファシリテーションとは

会社で会議などを頻繁に行う人は、ファシリテーションをよく知っているでしょう。

ファシリテーション研修などを、受講した経験があるかもしれません。

しかし、ファシリテーションも他のスキルと同様、「知っている」と「できる」は異なります。

ファシリテーションについて説明しておきます。

参考にWikipediaでは、次のように説明されています。

ファシリテーション（英: facilitation）は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。
(出典：Wikipedia:https://ja.wikipedia.org/wiki/ファシリテーション)

ファシリテーションの目的

ファシリテーションの目的は、「会議の生産性を高め、より高い成果を得る」です。

会議の生産性の低下を、防ぎます。

生産性の低い会議とは、次のような例です。

・会議の結論を一人が決めてしまう場合、会議する意味が無いです

・最後まで意見が対立して結論が出ない場合、次のステップに進めません

・雑談の割合が多い場合

会議参加者の全員が議論に参加し、反対意見も対立するのではなく、取り込みながらより良いアイデアが出るようにします。

会議の生産性の高さは、会社の業績に直結します。

短絡的に出された結論を実行するのか、もしくは結論が出ず何もできないのか、それとも良いアイデアを実行できるのかで会社の将来は変わります。

そのため、ファシリテーションはとても重要です。

ファシリテーターの役割

会議のファシリテーションを行う人をファシリテーターと呼びます。

会議の参加者は理想としては、「議長、書記、ファシリテーター、議論の参加者」となります。

議長は会議の進行とまとめ、書記は議事録の作成、ファシリテーターは議論を促進させる役割として、議論自体には参加しません。

ファシリテーターは、基本的に中立的な立場をとります。

ファシリテーターの役割は

・発言しやすい環境づくり

・全員が発言できるように発言者のマネジメント

・参加者がたくさん話すように質問を提供する

・タイムマネジメント

ポイントポイントで、議論の整理も大切です。

ファシリテーターが整理しても良いですが、議長に一旦まとめるように促す方法もあります。

ここまでの知識は、ファシリテーション研修やセミナーを受講した経験があるならご存知でしょう。

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ファシリテーションの課題

ファシリテーションの課題は、理論と現実は異なるというところでしょう。

ファシリテーターは中立が望ましいです。

しかし、実際は議論の一参加者であるケースも多いです。

その他、ファシリテーションが上手く機能しない場合について説明します。

結論がほぼ決まっている

ファシリテーションは、全員が自由に発言できる環境づくりが必要です。

しかし、結論の方向性がほぼ決まってる場合、発言しやすい環境づくりがむずかしくなります。

上司など力のある人の意見に対する同調圧力が働く会議の場合、ファシリテーターの役割は果たしにくくなるでしょう。

ファシリテーターが「この意見に対してどう思いますか？」と話を振っても、全員が「それでいいと思います」と答えたら議論は起こりません。

本当は意見を持っていても、上司など論破する力が強い人がいると、参加者は発言しても無駄だという気分なります。

また、評価者である場合も多いので、逆らわない方が良いという意識も働くかもしれません。

ファシリテーターは、このような力関係も緩和して自由に発言できる環境をつくらなければなりません。

ネガティブな発言ばかり

代替案を挙げずに反対意見ばかり発言する人がいると、会議の雰囲気が悪くなるかもしれません。

そして、あまりに反対意見ばかりされると、発言するのが嫌になってきます。

後ろ向きな議論に終始すると、会議の生産性は低くなります。

ファシリテーターは、前向きな議論になるようにマネジメントがもとめられます。

だからといって、反対意見を抑えるのも違います。

反対意見も認めつつ、「では、どうなればよい？」という代替案を促す、質問力が必要です。

さらに言えば、組織風土の問題なので根が深いです。

・社員同士を競わせる組織風土

・意見が通った社員だけ評価される組織風土

このような場合、議論が一方的、もしくは平行線などになりやすくなります。

ファシリテーターのレベルアップ

ファシリテーターのレベルは、「発言しやすい環境づくり」と「質問力」と「フィードバック力」に左右されます。

これらを強化する方法は、コーチング・コミュニケーションのトレーニングです。

コーチング・コミュニケーション

コーチング・コミュニケーションとは、コーチングをスキル取り入れたコミュニケーションスキルです。

ファシリテーションは、コミュニケーションです。

コーチングを取り入れると、コミュニケーション能力がアップします。

コーチングとは、「クライアントの話を聴くに集中し、気づきを引き出し、行動を促すスキル」です。

「聴くに集中」「気づきを引き出す」は、ファシリテーションにもとめられるスキルと同じです。

つまり、コーチングを取り入れたコミュニケーション方法の強化によって、ファシリテーションスキルも強化されるのです。

コーチングスキル

コーチングスキルとは、コーチングセッションで活用するスキルです。

コーチングスキルは、「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されます。

それぞれ、次のような効果があります。

【傾聴】話しやすい環境づくり

【質問】相手の視点をコントロールし、気づきを引き出す

【フィードバック】感じたことを鏡のように相手に伝えることで気づきを引き出す

上述した、ファシリテーターにもとめられるスキルと同じであるとわかります。

注意点は、どれも簡単に上達するスキルではないということです。

ファシリテーションスキルと同じく、「知っている」と「できる」は異なります。

「できる」ようになるには、トレーニングが必要です。

そのため、コーチングスキルを強化するには、トレーニングを重視したコーチング研修の受講がもとめられます。

【コラム】コミュニケーション能力とは～仕事で必要な理由と高める方法

発言しやすい環境づくりを

仕事では、多くの場面で会議が存在します。

最近はテレワークが広がったので、WEB会議もあります。

そして、会議の生産性が、会社の競争力を左右すると考えられます。

ファシリテーションの大切さは何年も前から指摘されていました。

そのため、スキル自体は、知っている人が多いと思います。

しかし、「知っている」と「できる」は異なります。

ファシリテーションができるようになるために、コーチング・コミュニケーションの採用をオススメします。

コーチングスキルを取り入れて、ファシリテーションに最も大切な「発言しやすい環境づくり」ができる力を強化してください。