人事評価とは~人事評価制度の目的と面談の方法と問題点~

コーチング・コミュニケーション

「人事評価のやり方は?」多くの管理職が悩むところと思います。人事評価のやり方次第で、部下のモチベーションが上がったり下がったりします。人事評価の基本について、説明します。

人事評価方法については、正解はありません。そして時代とともに、常に新しい評価方法が生まれてきています。つまり、常に変えていくPDCAサイクルを回して改善していく必要があります。それを行うと、時代遅れの人事評価方法になるかもしれません。

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【目次】

 

人事評価制度の必要性

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中小企業の中には、人事評価制度が無いというところもまだまだ存在するでしょう。どうして、人事評価制度が必要だと言われるのか。人事評価制度の目的と種類について説明します。

 

 

人事評価とは

人事評価とは、Wikipediaに次のようにあります。

人事評価(じんじひょうか)または人事考課とは従業員の業務の遂行度、業績、能力を評価し、賃金や昇進等の人事施策に反映させる仕組みのこと
(出典:Wikipedia:https://ja.wikipedia.org/wiki/人事評価)

言葉のとおり、社員を評価することです。「評価する」という言葉に「圧」を感じるかもしれません。しかし人事評価制度が無ければ、さまざまな問題が発生する恐れがあるのです。

 

 

人事評価の目的

人事評価の目的は、「人事戦略に沿った人材の成長と社員のモチベーションアップ」です。

会社の成長は、優秀な人材が育つかどうかに左右されます。経営戦略にそって、必要な人材を必要なタイミングで採用できれば良いですが、人材はもっとも獲得がむずかしい経営資源であり、またコストが高額になりがちです。そのため、人事戦略をたてて、計画通りに人材を育成することがもとめられるのです。

また、社員は、自分の給料がどのように決まっているのかがわからなければ、何を頑張れば良いかわかりません。また自分より頑張っていない人が評価が高いというようなことがあると、不満へとつながり、仕事へのモチベーションが低下します。人材育成を効果的に行うためには、社員のモチベーションアップを欠かせません。

 

従業員満足度を高める

人事評価制度をオススメする理由は、従業員満足度を高めるからです。人事評価制度が無い場合、何を基準に評価されているかわかりません。そのため、どうして自分の給料がこの額なのか不満に感じる場合があります。また公平感にも影響があります。社長と仲が良いだけで評価が高いと不公平感を感じてしまいます。

 

社員のモチベーションアップ

人事評価制度が無いとすると、社員は何をすれば評価されるのかわかりません。社長が裁量で決めるのであれば、社長のご機嫌だけをうかがう社員になるかもしれません。頑張ってないのに社長に気に入られている社員がいたら不公平感が生じるでしょう。従業員は不公平感を感じるとモチベーションが低下します。また、自分より仕事ができていないと思っている人が、自分より高い評価を受けていることがわかれば、自分に対する評価に合わせて仕事を抑えます。結果的に会社の生産性、業績を低下させることにつながります。従業員のモチベーションを高めるためにも人事評価制度を導入することがオススメです。人事評価制度が無いと、社員のモチベーションアップにつながりにくくなります。

 

人的資源管理

会社が戦略的に事業を拡大しようとしたとき、拡大に伴って必要となるスキルが異なってきます。人事評価制度が無いと、どのようなスキル強化を目指せばよいかわかりません。つまり事業拡大の思惑に、人材育成がついてこないことになります。そのための人材を外部から調達しようとすると、コストが高くなりがちです。事業を拡大していこうと考えるなら、どのようなスキルの人材を育てていきたいか考慮しながら、人事評価制度を設計することが大切です。

 

 

人事評価と人事考課

人事評価とよく似た言葉に、人事考課という言葉があります。評価と考課の意味を紹介しておきます。実際には、同じ意味として使われることが多いようです。

評価とは、goo辞書によると

1 品物の価格を決めること。また、その価格。ねぶみ。「評価額」
2 事物や人物の、善悪・美醜などの価値を判断して決めること。「外見で人を評価する」
3 ある事物や人物について、その意義・価値を認めること。「評価できる内容」「仕事ぶりを評価する」
4 「教育評価」の略。
(出典:goo辞書:https://dictionary.goo.ne.jp/word/評価/)

考課とは、goo辞書によると

1 公務員・会社員などの勤務成績を調査して優劣を定めること。「人事考課」
2 銀行・会社などの営業成績を調査・報告すること。
3 律令制における官吏の勤務評定。
(出典:goo辞書:https://dictionary.goo.ne.jp/word/考課/)

 

 

人事評価の種類

人事評価の項目と方法の種類について主なものを説明します。注意点としては参考とするものであって、必ずそうしなければならないというものではありません。

 

人事評価項目の種類

社員を評価するとき、どのような項目で評価するのか?主に次の3つの項目で評価します。

・能力評価

どのような能力を、どのようなレベルで保有しているのかを評価します。会社にとって必要なスキルを熟練度の高いレベルで保有していると評価が高くなります。社員のスキルアップの指針となります。

・業績評価

成果評価ともいいます。結果として、会社にどれだけの利益をもたらしたか?で評価します。会社の業績に貢献度が高ければ高いほど評価が高くなります。

・情意評価

やる気があるか?モチベーションの高さを評価します。モチベーションの高さは行動にあらわれます。積極的に仕事に協力しているほど評価が高くなります。

 

 

人事評価方法の種類

社員の評価項目をどのような方法で評価するのか説明します。主に次の3つの方法で評価します。

・目標管理制度(MBO)
業績評価や能力評価に用いられます。社員自身の仕事の目標、スキルアップの目標について、上司との面談によって決定します。そして期が終わるころ、目標に対してどうだったかによって、評価が決まります。社員の主体性を高める目的として導入が広がりましたが、目標を低めに設定する方が評価が高まるなどデメリットも指摘されています。

・コンピテンシー評価
どのようなコンピテンシー(業務遂行能力)を持っているかによって評価します。目標管理制度が成果主義とすれば、コンピテンシー評価はプロセス評価ともいえます。仕事に対する積極性など情意評価にもつながります。目標を達成する為に、どのような行動をしているかに注目して評価します。

・360度評価
360度評価は多面評価とも呼ばれます。上司1人の評価は結果が偏る可能性があります。それを改善するため、同僚、後輩、部下からの評価も反映させる方法になります。

 

人事評価制度のメリット・デメリット

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人事評価制度を導入することがオススメです。しかし、人事評価制度を導入はメリットばかりではありません。人事評価制度のデメリットも理解した上で導入することが大切です。

 

人事評価制度のメリット

人事評価制度を導入するメリットは次のようなものがあります。

・不公平感が無くなる
・自分の評価を見える化できる
・次に何ができれば評価が上がるのかわかる
・達成感につながりモチベーションがアップする
・社員の数が増えてくると評価者も増える。評価者ごとのばらつきを減らす効果がある。

社員の成長を促すようにに、人事評価制度を導入することが大切です。

 

人事評価制度のデメリット

人事評価制度を導入したときに発生するデメリットについて説明します。

・情意評価(部下の仕事に取り組む姿勢)は基準が不明確になりがち
・基準が明確でも社員が納得してなければ、効果をうまない
・基準のレベルが高すぎても、社員は無駄だと感じ、逆にモチベーションが下がる
・人事評価制度は常に見直しが必要。書いて無いとそのスキルを磨く人材がいなくなる

人事評価制度は一回作ったら終わりではありません。状況に合わせて修正が必要です。

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人事評価のポイント

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人事評価方法に正解はありません。常にブラッシュアップする必要があります。しかし、押さえておかなければならないポイントは不変です。人事評価のポイントについて説明します。

 

 

目標設定と進捗管理の見える化と公平性

人事評価において大切なポイントは「見える化(具体性)」と「公平性(納得性)」です。

目標設定が不明確であれば、どこを目指せばよいのかわかりません。進捗管理が不明確であれば、順調に進んでいるのかどうかわかりません。また評価基準が不明確であれば、評価結果に納得できないケースも出るでしょう。

同僚と比べたとき、評価が高い理由、低い理由が明確でない場合、不公平感が生まれます。不公平感が生まれるとモチベーションが低下します。目標設定と進捗管理について、見える化と公平性を押さえることが大切です。

 

公平性があること

もし、人事評価制度が無かったとしたら、社長の主観により、給料が決められることになります。その評価基準がブラックボックスになってしまうと、何をやったら給料が上がるのかわかりません。時として、自分より仕事をしていないのに、社長と仲が良いからというだけで評価が上になっている場合もあるかもしれません。

不公平感を感じると、人はモチベーションが下がります。仕事をしてない人より給料が低いなら、その基準に合わせて仕事を抑えます。それは会社にとってとても致命的なことになります。そこで、社員を公平に評価し、何をしたら評価が高まるのかを明確にすることが大切です。

 

どこを目指しているかを明確化する

社員のモチベーションアップに目標設定は欠かせません。社員にとって、魅力がある目標設定かどうかが重要です。社員が「どうしてそれを目標にしなければならないか?」理解できなければ、モチベーションアップにはつながりません。そして、目標設定は曖昧であってはいけません。明確である必要があります。数値化できるものは数値化した方が良いでしょう。そうでなければ、比較ができないからです。

 

やりがいにつながること

何をしたら評価が高まるのかが明確になると、基準ができます。評価が高まるごとに、成長を実感できるようになります。自身の成長と会社への貢献、顧客への貢献が結びついていることが実感できれば、やりがいを感じるようになります。モチベーションが高まり、それが成長につながり、それがやりがいを高め、モチベーションを持続させる。そのような好循環を生み出す人事評価制度がもとめられます。

 

目標は高すぎても低すぎてもダメ

「目標は高く持つのが良い」という風潮があるかもしれません。たしかに良いことですが、高すぎるとやる前にあきらめてしまいます。逆に低すぎると、手を抜く可能性があります。ちょうど良いバランスをもつ目標設定が大切です。目標管理制度と組み合わせる場合、目標達成度合いによって給料が決まる場合があります。その場合、社員は目標設定を低めにしようとするので注意が必要です。その方が給料アップの可能性が高まるからです。

 

 

人事評価面談とフィードバック

人事評価制度において、重要となるのは人事評価面談です。評価したまま放置すると、部下が評価に納得していない場合、問題が大きくなる場合があります。どうしてそのような評価結果になるのか面談しフィードバックすることが大切です。

また、フィードバックの仕方にも注意が必要です。フィードバックの仕方によって、部下のモチベーションは上がったり、下がったりします。特に注意したいのが、評価が低い社員へのフィードバックです。上司には、モチベーションを上げるように面談を行うことがもとめられます。

 

成長の度合いを明確化する

フィードバック面談で行うことは、目標設定に対して実績がどうだったかを確認し合うことです。自分自身の成長度合いを見える化することによって、社員のモチベーションがアップします。社員の成長欲求を刺激するには、成長を認めること、そして更なる期待につなげることです。成長を実感できることによって、高いモチベーションを持続できます。そして、仕事にやりがいを感じるようになります。

 

ポジティブすぎてもネガティブすぎてもダメ

フィードバック面談では、成長した部分を認めることは必要ですが、もちろんできなかったところも認めることが必要です。フィードバック面談時にどこに重点をあてるか、できるだけポジティブな面が多目の方がよいです。褒められて伸びるタイプの社員、叱られて奮起するタイプの社員、さまざまなタイプがいますので一概にはいえません。成長を感じてもらうためには、ポジティブな面をしっかり見て、自信をつけさせることも大切です。

 

不公平感があってもダメ

目標設定は他の社員との公平感も必要です。他の人よりも自分だけ厳しい目標になっていても納得いかないでしょう。不公平感は社員のやる気をなくさせます。会社からの期待感と社員との受け取り方にギャップがあってもミスマッチが発生します。日ごろからコミュニケーション取ることが大切です。

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人事評価の問題点

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人事評価制度は整えた方が良いですが、完璧なものができることはありません。デメリット面も存在します。なぜなら、人を公平に正しく評価するということが難しいからです。評価に不満をもつと、モチベーションが低下し、仕事の生産性が低下し、チームの生産性が低下し、会社の業績低下につながります。人事評価の問題点を理解しつつ、最大の効果を生むようなマネジメントがもとめられます。

 

 

人事評価は難しい

人事評価は難しいです。成果だけ見ればよいのであれば問題はありませんが、情意評価となるとどうでしょうか。上司から見たらやる気が無いように見える社員、社員側としてはやる気を出して頑張っていると自己評価していた場合どうなるでしょうか。社員が自分の頑張りを認めてくれないのだと、モチベーションが低下します。

また、チャレンジ精神を評価したい場合、成果主義との折り合いをどうするでしょうか?チャレンジとは、今までにやったことないことへの挑戦がチャレンジです。そのため必ず失敗とセットになります。「チャレンジするように」と「失敗しないように」が評価されるのであれば、お互い打ち消しあい、社員の行動を抑制します。

 

 

評価基準と相対評価

人事評価制度の目的を阻むものは、相対評価です。相対評価は、会社側の総額人件費を抑えたいという目的の仕組みです。

人件費を固定しておいて、評価結果に合わせて配分するという仕組みになっています。そのため、頑張って目標を達成したとしても、同僚の成果の方が高ければ、評価を下げられる可能性があるということです。優秀な社員が一人いると、他の社員は常に低い評価される可能性も生まれます。

また、スマホを使いこなせないベテラン社員とスマホなどIT技術に強い若手社員のどちらの評価を高いのかも曖昧になりがちです。評価基準が不明確になると、不公平感が生まれ、社員のモチベーションを下げます。後述しますが、管理職のコミュニケーション能力がもとめられます。

 

 

ハロー効果と中央化傾向

管理職になると、考課者訓練を行います。なぜなら正しく評価しないと、部下のモチベーションを低下させるからです。そして評価は難しいため、訓練が必要なのです。

評価を間違わせる心理として、ハロー効果と中央化傾向が指摘されています。ハロー効果とは、一つの要素だけで全体を評価してしまうことです。例えば、上司と仲の良い社員を高い評価にする傾向が生まれたり、一度遅刻した社員を他の項目まで低く評価する傾向が生まれたりします。社員をどのような社員を見るかによって、先入観が入り、正しく細かいところまで評価できなくなります。

中央化傾向とは、相対評価のとき、だいたい皆同じぐらいに頑張ったと評価してしまうことです。相対評価になると、誰かの評価を上げたら、誰かの評価を下げることになります。評価を下げると、その社員に不満を持たれ、モチベーションを低下させます。それを恐れて、だいたい皆同じような評価してしまうことで、評価していないのと同じになります。

 

 

管理職のコミュニケーション能力

人事評価の目的が、社員のモチベーションアップとするなら、経営者の責任は大きいです。賃金などの決定権が無い管理職が、部下のモチベーションを引き出すのは大変です。

モチベーションアップ方法として、給料で引き上げる方法はオススメしませんが、やはり給料も大切です。評価と給料が結びついているため、「給料が上がらない=評価されていない」につながります。給料を上げるためには経営者の成長戦略とリーダーシップが必要です。会社が成長しないから、総額人件費を抑えることになり、頑張った社員も給料が上がらないにつながる可能性が生まれます。

相対評価になるため、業績が不振な部署と好調な部署との差も大きくなります。業績が不振な部署に配属されるとモチベーションが低下します。リーダーが間違った戦略を立てると、社員がどんなに頑張っても間違った方向に進みます。

バブル時代は、今よりブラックな働き方をさせられる企業が多かったと思います。それでも社員がモチベーション高く頑張れたのは、頑張ったらリターンがあると信じれたからです。頑張ったら給料が上がるかどうかは会社の成長度合いに左右されます。そして、会社を成長させることができるかどうかは、経営者のリーダーシップにかかっています。

会社の成長に影響力の無い管理職が、社員のモチベーションを下げずに人事評価を行うために必要なのがコミュニケーション能力です。「この上司が言うのだからそうなのだろう」と部下が納得するような信頼関係の構築が必要です。

 

人事評価制度を導入する方法

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人事評価制度の導入方法について説明します。人事評価制度の導入には決まりがありません。各社さまざまな人事評価制度をもっていることが現状です。自社に合わせて工夫することが望まれます。

 

専門家に相談しよう

人事評価制度は、簡素化することもできますし、複雑にしようとしたらどこまでも複雑にできます。人事評価制度が無いところが一から作るのは大変です。人事評価制度について、社労士などの専門家からアドバイスをもらうと良いでしょう。商工会議所などに相談すると、アドバイスをもらえるでしょう。

 

従業員も巻き込もう

人事評価制度を導入する上で、重要なことは従業員が納得していることです。経営者が一方的に決めてしまうと、「まためんどくさいことが始まった」と思われてしまいます。従業員も人事評価制度の導入のメリットを知る必要があります。そして、何をがんばれば評価されるのか、納得できるものになっている必要があります。そのため、人事評価制度の導入は従業員を巻き込んで行うことが望ましいです。

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目標管理制度のデメリットを考慮する

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目標管理制度は、目標設定を社員側に決めさせることによって、「自分で決めた目標だからやる気出すはず」という制度です。しかし、実際は目標は会社側が決めることが多いので、前提が崩れます。また、社員側としてはできれば低い目標にした方が、達成確率が高くなります。そのため、ミスマッチが発生し、社員のモチベーションを下げてしまいます。

 

結果だけでなくプロセスも評価する

目標設定のレベルが高くなればなるほど、やる気をなくすかもしれません。仕事は成果が大切ですが、プロセスもしっかり見ることが大切です。よく会社側は「イノベーションを起こせ」と言いますが、イノベーションは「これまでに無いこと」なので失敗がつきものです。

失敗したら、給料下がるのであれば、「イノベーションを起こせ」といいながら、「イノベーションをさせない」仕組みになっています。失敗すらも、チャレンジたという行動力を評価する仕組みが必要です。もちろん、取り返しのつかない失敗は避ける必要があります。

 

期待することを日ごろからコミュニケーションをとる

人事評価制度に不満が生まれるのは、上司と部下の信頼関係が無いからともいえます。この上司は自分のことを正しく評価してくれないと感じるから不満につながるのです。目標設定について、上司から押し付けられると上司への不信感が大きくなります。

しかし、上司も会社側の目標を達成する為に、部下に目標を達成してもらう必要があります。そのことを日ごろからコミュニケーションをとっておくことが大切です。信頼関係を構築しておかないと、不信感が多きくなり、モチベーションを下げます。

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評価面談スキルをアップする研修セミナー

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人事評価制度は、社員の成長を促し、社員のモチベーションアップを促すために重要な制度です。しかし、欠陥部分も多いのも事実です。

人事評価制度も大切ですが、管理職のコミュニケーション能力も重要になります。「頑張ったら確実に給料上げるよ」というわかりやすい絶対評価では無いからです。相対評価では複雑なフィードバックがもとめられます。管理職がどのように評価結果を伝えるかによって、社員のモチベーションが左右されます。

人事評価制度が効果的に機能するためには、評価する管理職のコミュニケーション能力を強化することが大切です。弊社では、評価面談スキルアップにつながるコーチング・コミュニケーション研修を実施しています。ぜひご活用ください。

【評価面談の効果を高めるコミュニケーションについて】