1on1ミーティング～モチベーションアップの面談方法～
1on1ミーティングを活用する企業が増えています。
1on1ミーティングとは、部下の成長を促す面談です。
1on1ミーティングの活用が広がっている背景は、会社の生産性をあげていくには、社員が成長が不可欠だからです。
どうして1on1ミーティングで、部下の成長を促せるのか？
1on1ミーティングを実施すれば、必ず部下が成長するのか？
社員のモチベーションを高める方法と、注意すべきポイントについて説明します。
【コラム】部下のモチベーションを下げるタイプの上司にならない
| 【目次】 |
社員のモチベーションアップがもとめられている
企業間の競争が、グローバルに広がる中、人手不足が深刻になっています。
人材獲得、離職防止に追われている企業も存在します。
日本では、労働人口は、減少していくことが明らかです。
外国の企業との競争に勝つには、生産性の向上がもとめられています。
組織の生産性を向上する
組織の生産性を高めるには、一人ひとりのモチベーションが高まっている状態が必要です。
同じ知識や経験があったとしても、社員のモチベーションの高さで、生産性が大きく変わるからです。
各部署を任された管理職は、部下のモチベーションを向上させなければなりません。
どんなに仕事ができる管理職でも、部下を動かせるかどうかで、成果が大きく変動します。
管理職は、コミュニケーションの高さがもとめられます。
部下のモチベーションの低下は、離職や休職につながるかもしれません。
離職につながらないまでも、チームの生産性を大きく低下させます。
「モチベーションの低い社員」と「モチベーションの高い社員」
同じ仕事をしていたとしても、生産性には大きな差が生まれるでしょう。
チームの生産性を高め、成果を最大化するには、部下のモチベーションアップが欠かせません。
指示命令だけでは人は動かない
現在の管理職が、部下のモチベーションアップに苦労するのは、世代ごとに価値観が大きく変わるからです。
昔は、会社に入ったら、上司に従うのが当たり前だったのかもしれません。
しかし、今は違います。
「従いたくなかったら従わない」「辞めてしまう」などが発生します。
あまりに強引に従わせようとすると、メンタルを病んでしまいます。
パワハラの問題などもあり、管理職は強引に部下を働かせられなくなってきました。
今は、部下が主体的に働くようなマネジメントが必要です。
そこで、注目されているのが1on1ミーティングです。
部下の離職を防ぐ
近年は、若手社員の転職が当たり前になってきました。
部下のモチベーションが下がりきってしまうと、離職につながってしまいます。
もし、部下が離職してしまうと、そのチームにとって大きな痛手になります。
これまでにかかった採用コスト、人材育成のコストが無駄になります。
同じ戦力の人材を、再度補強するには、時間を要します。
その期間、生産性を落としてしまう問題が発生します。
管理職として、成果が出せない状況をつくることになります。
部下のモチベーションアップは、管理職の仕事です。
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モチベーションアップ施策と生産性向上
政府が働き方改革を推進するなど、日本では、生産性の改善を促す動きが活発です。
その理由は、日本企業の生産性が、外国企業に比べて低いからです。
先進国中では、最下位が続いています。
生産性向上の方法と、モチベーションについて説明します。
生産性を向上する方法
生産性向上する方法として、まず思いつくのが、IT技術やロボットの導入です。
「紙で作業していたものをパソコンでする」「手作業をしていたものをロボットに変える」などで、大幅に生産性が向上します。
確かに生産性が向上しますが、そこまでです。
投資資金のある他社と、同じレベルになるだけです。
日本企業は先進国では、アメリカに次ぐ第2位の経済大国です。
お金も知識も経験もあるのに、他の国に生産性で劣るのはなぜでしょう？
生産性の差が生じる大きな要因は、イノベーションの差です。
イノベーションの差は、社員の考え方の差です。
仕事に対して、積極的か、保守的かによって、成果が大きく異なります。
日本企業は、バブル崩壊後以降、失敗を恐れ保守的になったといわれています。
積極的な考え方に変えるには、モチベーションアップが必要です。
モチベーションとは
「モチベーションとは」なんでしょうか。
経営者は、社員にモチベーション高く働いてほしいと願っています。
しかし、「モチベーション高く働いてくれ」と指示するだけで、モチベーションが上がるものではないです。
やりたくない仕事に対して、いくら「やる気を出せ」と言われても、やる気は出ません。
わかっているのに、同じ間違いを繰り返して、部下のモチベーションが低いと嘆きます。
モチベーションは、「やりたい！」気持ちです。
「やめなさい」と言われても「やりたいこと」です。
モチベーションを高めたいなら、社員を「やりたい！」気持ちにさせることが重要です。
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部下のモチベーションアップができない理由
部下のモチベーションがアップしないとしたら、どうしてでしょう？
考えられる理由について説明します。
部下にいくら「モチベーションを上げろ」とか「やる気を出せ」といっても、モチベーションは上がりません。
何のために仕事をしているのかわかっていない
仕事に対して、モチベーションが上がらないのは、「何のために、この仕事をしているのかわからない」といった理由が考えられます。
学生時代、数学の微分積分などが「将来何の役に立つのかわからない」と感じていれば、モチベーションが上がらなかったでしょう。
仕事も勉強も同じです。
どうして必要なのかがわからないと、モチベーションが上がりません。
そして、「何のために」がわかったとしても、「自分にメリット」が無いとモチベーションが上がりません。
出る杭は打たれる
部下が会社を離職する理由に、上司との人間関係が存在します。
怒鳴られる。
否定、批判される。
評価してくれない。
などが存在すると、部下のモチベーションは下がります。
せっかくモチベーションの高い部下だったとしても、上司の関わり方次第で、モチベーションが大きく低下します。
「やる気を出せ」と言われても、「やって失敗したら怒られる」などメリットが無いのであれば、誰もやる気は出ないでしょう。
部下のモチベーションアップできない理由は、上司にある可能性も忘れてはいけません。
モチベーション理論
社員のモチベーションを高めるには、どうすれば良いか？
さまざまな研究がなされてきました。
「アージリスの未成熟＝成熟理論」
「マグレガーのX理論・Y理論」
「ブルームの期待理論」
など、さまざまな理論が存在します。
ここでは、使いやすい「マズローの欲求段階説」と「ハーズバーグの動機づけ-衛生理論」について説明します。
マズローの欲求段階説
マズローの欲求段階説は、人の欲求は下位から、次の5段階になっています。
1.生理的欲求
2.安全の欲求
3.所属と愛の欲求
4.尊厳の欲求
5.自己実現の欲求
下位の欲求が満たされると、上位の欲求がモチベーションの種として現れます。
「3.所属と愛の欲求」までは、会社に所属している時点で満たされています。
そこで、現れる欲求は、「認められたい！」尊厳の欲求です。
尊敬する経営者、上司、先輩から、「認められたい！」気持ちが、モチベーションになります。
「尊敬する〇〇から」が重要です。
逆に「評価してくれない」が、社員の退職につながります。
認められてると感じ、「4.尊厳の欲求」が満たされると、「成長したい！」自己実現の欲求が現れます。
これが会社が望む、「仕事に積極的にチャレンジしたい」成長欲求です。
つまり、会社が望む社員のモチベーション状態にしたいなら、「認められる環境」づくりが重要です。
ハーズバーグの動機づけ-衛生理論
ハーズバーグの動機づけ要因で、重要な考え方は、「賃金アップでモチベーションを上げよう」との考え方は、効果的ではないことです。
給料、福利厚生、職場環境は、「衛生要因」と呼ばれます。
悪化すると不満につながるが、良くなってもモチベーションを持続する効果がない要素です。
給料が上がると、一瞬モチベーションが上がりますが、次第に慣れてきます。
逆に、会社が苦しくて頑張ってほしい時に、給料をカットすると、モチベーションが下がります。
そして、「衛生要因」は、大企業には、絶対かないません。
給料でモチベーションを上げる施策を積極的にとるのは、永遠に上げ続ける自信がある場合です。
バブルのころは、今以上にブラック企業が多かったです。
しかし、多くの人が、その時が楽しかったと感想を言います。
それはしんどくても、期待を超える給料がもらえる見込みがあったからです。
今の社員に、バブル時代のモチベーションを期待するなら、それだけのリターンを与えなければなりません。
バブル崩壊後以降、低成長な日本企業には難しいでしょう。
だから、モチベーションを高めたいなら「動機づけ要因」が必要です。
ただし、外から「やる気を出せ」と言われて、「動機づけ」されるものでは無いです。
「内発的動機づけ」と言われ、モチベーションは「内から湧いてくるもの」です。
人それぞれ価値観が異なります。
何に対してモチベーションが上がるかも、人それぞれ異なります。
モチベーションの種を、引き出さなければならないのです。
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1on1ミーティングの活用が広がる
大企業を中心に、部下の成長を促すために、1on1ミーティングの採用が広がっています。
部下の主体性を引き出すことも、目的にしています。
上司からの指示命令だけでは、部下の育成に限界が来ているからです。
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1の面談です。
評価面談との違いは、次のポイントになります。
目的：部下の成長
時間：30分～1時間
頻度：週1回～月1回
内容：部下が話したいテーマ
特徴：上司は評価、指示を原則行わない。聴くに専念する。
面談のテーマは「部下の話したいテーマ」です。
しかし、目的が「部下の成長」なので、「部下の成長につながるテーマ」が望ましいです。
部下の話を「聴く」に専念して、部下のモチベーションの種を引き出します。
そして、自発的行動を促します。
自発的行動をするから、部下が成長していきます。
評価をせず、認めるに専念するによって、「尊厳の欲求」を満たし、「自己実現の欲求」を引き出します。
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングは、人事評価面談とは目的が異なります。
人事評価面談は、部下の仕事の成果などの評価を目的としています。
1on1ミーティングは、部下の成長や部下との信頼関係構築を目的としています。
人事評価面談は、上司がメインで話をします。
1on1ミーティングは、部下がメインで話をします。
人事評価面談は、過去の成果の話がメイン。
1on1ミーティングは、未来の話がメインになります。
信頼関係構築が大前提になりますので、頻度が多いです。
週1回～月1回のペースで行います。
1on1ミーティングのメリット
1on1ミーティングの目的は、部下の成長と信頼関係構築です。
まず、信頼関係構築が優先となります。
信頼関係があって、なんでも話しても大丈夫だとの安心感ができるから、部下がメインで話ができるようになります。
そこまでの信頼感ができると、アイデアの提案、報告・連絡・相談などがスムーズに行われます。
チャレンジしても大丈夫だと安心感があるから、主体的に行動できるようになります。
チームとしての生産性の向上や、部下の成長といったメリットが得られます。
また、1on1ミーティングは、部下に自分自身のキャリアなどについて、自分自身で考えてもらう場になります。
自分自身がやりたいと思うことを、行動に結び付けてもらいます。
主体的に動くように促します。
指示命令系の指導方法では、次第に指示待ち人間になってしまいます。
次第に、仕事に対してモチベーションが下がってしまいます。
主体性を引き出し行動につなげ、仕事に対してやりがいを感じてもらうことが可能になります。
部下の成長
1on1ミーティングの第一の目的は、部下の成長です。
「指示する」「教える」だけでは、社員教育の限界があります。
「指示するだけ」になると、「教えてもらえないと動けない」「自分で考えない」といった指示待ち社員になってしまいます。
自分で考えて主体的に動いてもらうことが大切です。
考えて主体的に動くから、「自分で学んで成長していく」につながります。
上司と部下の信頼関係構築
1on1ミーティングの第二の目的は、上司と部下の信頼関係の構築です。
仕事量増加と人手不足の影響で、上司も仕事をかかえ、部下とのコミュニケーションが希薄化傾向です。
お互いを理解しあえず、ぶつかったりします。
その結果、部下のモチベーション低下、メンタルヘルスの悪化、離職の発生につながります。
上司と部下のコミュニケーションを密にして、お互いなんでも話せる環境を作ることが目的です。
【コラム】数値化できないコミュニケーション能力の目標設定方法と評価基準
1on1ミーティングの効果
1on1ミーティングは、マネジメントに活かせます。
なぜなら、仕事の成果は、メンバーをどのようにマネジメントするかにかかっているからです。
部下の考える力を引き出す
1on1ミーティングは、部下の主体性を引き出します。
部下の主体性を引き出すのは、部下が自ら考えて行動し、自ら解決していく「考える力」を強化します。
部下が主体的に行動してくれると、上司の負担が低減されます。
その分、生産性が高くなります。
マネジメントの目的は、生産性の最大化、結果の最大化です。
1on1ミーティングは、チームマネジメントに効果的です。
モチベーションマネジメント
1on1ミーティングは、部下の成長が目的です。
部下の成長につなげ、部下が主体的に行動してくれるようにつなげます。
1on1ミーティングの中のテーマは、部下が話したいテーマが中心になります。
目指すところは「部下がやりたい行動を、上司が後押しする」状況です。
人に「やれ」と言われて行動するよりも、自分が「やりたい」をできている状況の方が、モチベーションが上がります。
そして、仕事に対して「やりがい」を、感じるようになります。
仕事に対して「やりがい」を感じると、部下は主体的に動くようになります。
主体的に行動してくれるようになるには、モチベーションアップが欠かせません。
1on1ミーティングは、部下のモチベーションマネジメントをする手法です。
部下がやりがいをもって働ける環境になると、帰属意識も高まり、チームの生産性が高まります。
生産性の向上
上司と部下の信頼関係が構築されると、コミュニケーションの速度が速くなります。
上司からの「指示命令」、部下からの「報連相」「アイデア提案」などが、活発に通るようになれば、生産性が大幅に向上します。
どんなにIT技術が進化して、インターネットの通信速度が上がったとしても、ボトルネックになるのは人間同士の通信速度だからです。
コミュニケーション能力の強化によって、生産性の改善が見込まれます。
1on1ミーティングを導入する
1on1ミーティングでメリットを得るには、注意が必要です。
結論的には、コーチングセッションのトレーニングが必要です。
なぜなら、聴く力が無いと、メリットが得られないからです。
1on1ミーティングの進め方
1on1ミーティングは、厳格なルールがあるわけでは無いです。
とりあえず、部下が話したいテーマについて、上司が聴くに専念するルールだけ存在します。
しかし、ただの雑談や愚痴聞き会になっては、部下の成長にはつながりません。
コーチングセッションと同じく、GROWモデルに沿って進められるのが一般的です。
GROWモデルとは、次の頭文字をとったものです。
Goal(ゴール）
Reality(現状)
Option(選択肢)
Will(意思)
1.前回のセッション後どうだったかを確認する
2.今回話したいテーマを確認する
3.テーマのあるべき姿(ゴール)を確認する
4.(ゴール)に対する(現状)を確認する
5.(ゴール)と(現状)のギャップを埋める施策(選択肢)を明確にする
6.次のセッションまでにどの(選択肢)を実施するか(意思)を確認する
この順に話を進め、行動を促します。
1on1ミーティングと聴く力
1on1ミーティングの効果は、上司のコミュニケーション能力に大きく左右されます。
特に、聴く力です。
1on1ミーティングでは、上司は徹底的に、聴き手に回ります。
傾聴力が無ければ、部下は建前の話しかしません。
質問力が無ければ、沈黙の時間が苦痛になるかもしれません。もしくは、尋問になります。
フィードバック力が無ければ、ただの雑談になるかもしれません。
聴く力の強化が必要です。
聴く力を強化する方法として、コーチング・コミュニケーションのトレーニングをオススメします。
コーチングスキルは「傾聴」「質問」「フィードバック」で構成されるスキルです。
コーチングスキルの強化によって、聴く力が強化されます。
1on1ミーティングのデメリット
1on1ミーティングのデメリットは、「効果が出るまで時間がかかる」「上司の負担が大きい」です。
上述したように、1on1ミーティングは、上司のコミュニケーション能力に左右されます。
スムーズにコミュニケーションをとれるようになるかは、「部下の性格」にも左右されます。
「効果が出るまで時間がかかる」前提で行うのが大切です。
そうでないと、上司自身が、疑心暗鬼になります。
意味が無い作業をやっていると感じると、さらに効果が出づらくなります。
時間がかかる課題を前提に、上司のコミュニケーション能力向上を、同時に進めなければなりません。
もう一つのデメリットは、「上司の負担が大きい」です。
近年は、人手不足の影響と働き方改革の影響で、上司もプレーヤーとして、多くの仕事を抱えています。
それにも関わらず、週1回1時間の1on1ミーティングを行うとしたら負担が大きなものになります。
部下が8人いたら、丸1日仕事ができなくなります。
1on1ミーティングを行う場合は、ただ「新たな負担を追加するだけ」ではなく、「上司の仕事の負担の見直し」も必要になります。
効果のある1on1ミーティングも、実施する本人のモチベーションが低ければ、何の効果も生まれません。
効果的に行うには、工夫が必要です。
1on1ミーティングの注意点
1on1ミーティングのルールは、部下が8割から9割話している状態をつくります。
しかも、本音で。
上司には、聴く力が必要になります。
「評価」「アドバイス」「指示」などをして、上司が話しはじめると、部下は黙ります。
また、信頼関係が無い場合も、部下は話しません。
極端に言えば、嫌いな上司が、いくら高度な質問をしてきても、部下は答えたくありません。
つまり、1on1ミーティングでメリットを得るには、信頼関係と聴く力が重要になります。
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1on1ミーティングの効果を高める方法
1on1ミーティングがとても効果的な手法だからといって、誰がやっても同じ効果が得られるわけではありません。
上司のコミュニケーション能力に大きく左右されます。
信頼関係が前提
1on1ミーティングでは、部下が本当にやりたい仕事について、本音で話ができる環境が必要です。
本音で話ができる環境には、上司と部下の信頼関係の強さが必要になります。
部下は、嫌いな上司には、本音を見せません。
すぐ怒るような怖い上司にも、怒られないように本音は言いません。
まず、安心して話せる環境づくりが前提になります。
コミュニケーション能力を高める
1on1ミーティングの効果は、上司のコミュニケーション能力に左右されます。
1on1ミーティングの基本は、「部下から本音を引き出す」です。
しかし、部下から信頼されていない上司は、まず基本ができません。
ただのうわべだけの会話になると、何も生み出されなくなります。
また、1on1ミーティングは「聴く力」が重視されます。
上司となる人は、相手を論破する「話す力」が強い人は多いですが、「聴く力」はそれほど強くないです。
「聴く力を強化する方法は？」と質問しても答えられないことが多いです。
強化する方法がわからないものを、強化することはできません。
コーチング・コミュニケーションを取り入れる
「聴く力」の強化には、コーチング・コミュニケーションのトレーニングをオススメします。
多くの方が、「聴く力」の強化方法がわからないからです。
コーチングとは
コーチングとは、「聴く」に重点をおいたコミュニケーションスキルです。
コーチングセッションのトレーニングにより、聴く力の強化につながります。
コーチングとは、「本人の自問自答の深さを、コーチの質問によって、さらに深めるスキル」です。
自分で話をしながらの内省により、自分自身の考え方を整理します。
コーチングセッションと1on1ミーティング
1on1ミーティングでの面談の進め方と、コーチングセッションの進め方は、ほとんど同じです。
つまり、コーチングセッションの練習により、1on1ミーティングのレベルも上達します。
コーチングセッションは、通常、GROWモデルに沿って話をすすめられます。
そして、「行動を促す」を重視しています。
行動しない限り、成長につながらないからです。
それは、1on1ミーティングも同じです。
【コラム】部下が退職を決意する前にモチベーション低下の理由に気づく方法
コミュニケーション能力が必須条件
生産性向上がもとめられています。
生産性向上は、社員のモチベーションに左右されます。
社員のモチベーションは、経営者や上司の関わり方、コミュニケーションによって左右されます。
社員のモチベーションを引き出すために、1on1ミーティングの活用が広がっています。
1on1ミーティングで効果を出すには、上司のコミュニケーション能力が必要です。
さらに厳密に言えば、「聴く力」が必要です。
「聴く力」を強化するには、コーチング・コミュニケーションのトレーニングがオススメです。
弊社では、コーチング・コミュニケーション研修セミナーを実施しています。
ぜひご活用ください。
